Location-maintenance de photocopieurs reconditionnés

Le marché porte sur la location, l’installation, le paramétrage, la mise en service et la maintenance de trois photocopieurs reconditionnés destinés aux bâtiments EMI, DELTA Services et DELTA Affaires. Les appareils doivent avoir au plus 3 ans de durée de vie avant leur utilisation par la collectivité et être homogènes au sein du parc.

Équipements

• Copieurs n° 1 EMI et n° 2 DELTA Services : vitesse minimale de 65 ppm en A4 couleur et noir et blanc, résolution minimale de 1 000 dpi, recto-verso automatique, écran tactile, chargeur automatique double scan et formats A6 à SRA3.
• Copieur n° 3 DELTA Affaires : vitesse minimale de 25 ppm, résolution minimale de 600 dpi, avec recto-verso automatique, écran tactile, chargeur automatique double scan et formats A6 à SRA3.
• Pour les copieurs EMI et DELTA Services : trois bacs, soit 500 feuilles minimum en A4, 500 feuilles minimum en A3/SRA3 et 1 000 feuilles minimum en A4. Pour DELTA Affaires : deux bacs de 500 feuilles minimum, en A4 et A3/SRA3.
• Alimentation manuelle ou bypass, compteurs noir/couleur et par utilisateur ou service, gestion à distance et connexion Ethernet 10/100/1000 Mbps.
• Impression réseau noir et blanc/couleur, impression sécurisée et impression directe depuis une clé USB. Une file d’attente intelligente doit contourner les travaux non imprimables afin de poursuivre les travaux suivants.

Fonctions de numérisation et de sécurité

Chaque appareil doit proposer l’authentification par code sur la machine et via le réseau, un code d’accès par service, la génération de statistiques par utilisateur et/ou service et l’impression sécurisée. Le scanner doit fonctionner en noir et blanc et en couleur, avec scan-to-me, scan-to-home, courriel, SMB et USB, ainsi qu’une option de suppression des pages blanches. L’OCR et la production de PDF recherchables sont souhaités. Les copieurs EMI et DELTA Services comportent un module de finition avec agrafage, pliage et livret.

Un outil de gestion avec quotas doit permettre le comptage par utilisateur des copies et impressions noir et couleur. Le comptage est effectué page par page, et non au scan, pour les documents mixtes. Les statistiques doivent être fiables, précises et exportables dans des formats bureautiques courants. L’administrateur réseau doit pouvoir gérer le pilote couleur, les droits de copie noir et blanc, les quotas, la remontée périodique des informations de tâches et l’utilisation des identifiants réseau.

Livraison, installation et formation

Le titulaire prend en charge le transport, le déchargement, la manutention, l’installation, la mise en ordre de marche et l’évacuation des emballages. Il fournit une plaque indiquant le fabricant, le type et le numéro de fabrication de chaque appareil, ainsi que la documentation technique en français au format électronique.

L’installation est réalisée les jours ouvrés, du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, avec information téléphonique du service informatique au moins 48 heures à l’avance. Le titulaire assure les essais, le paramétrage, les mises au point et la mise en service sans supplément. La configuration existante des dossiers cibles et des codes utilisateurs doit être reprise.

La formation intervient dans la semaine suivant l’installation, au siège administratif : 40 utilisateurs pour EMI et DELTA Services, 4 utilisateurs pour DELTA Affaires et 3 administrateurs du service informatique. Aucune formation ultérieure n’est prévue.

Consommables et maintenance

Les consommables, hors papier, nécessaires au fonctionnement sont compris dans la prestation, notamment photoconducteurs, toners et agrafes. Une solution de réapprovisionnement automatique et une alerte des équipes de maintenance sont requises. Un jeu de cartouches d’avance doit rester disponible dans les locaux ; les consommables usagés sont repris à chaque intervention. Les consommables doivent être livrés dans un délai maximal de 48 heures après commande.

La maintenance générale comprend la maintenance préventive et curative, la main-d’œuvre, les déplacements et le remplacement des pièces défaillantes. Les pièces de rechange et consommables doivent être neufs ; un stock suffisant de pièces d’origine doit être maintenu. La maintenance préventive comprend notamment réglage, nettoyage de la glace et des lentilles et dépoussiérage, selon une périodicité à préciser dans le bordereau de prix, avec une exigence de préventif au plus tard toutes les 150 000 copies.

La maintenance curative est réalisée sur appel, avec intervention sous 4 heures ouvrées maximum pour une panne majeure ou bloquante et sous 48 heures ouvrées pour les incidents modérés ou mineurs. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h, et sont soumises à une obligation de résultat. Après 5 jours d’indisponibilité, le matériel est remplacé ou un appareil est mis gratuitement à disposition. Après 3 pannes ayant entraîné une indisponibilité dans une période de 6 mois, le remplacement ou la mise à disposition gratuite est également requis.

Le titulaire tient un carnet d’entretien, met à disposition un portail client pour le suivi des demandes et transmet un rapport de clôture par courriel. Les mises à jour logicielles doivent être fournies ou rendues accessibles. Un procès-verbal contradictoire est établi au début et à la fin du marché ; le titulaire récupère l’ensemble de son matériel en fin de prestation à ses frais.

Contrôles et réception

La mise en ordre de marche doit être réalisée dans les 30 jours suivant la livraison. La vérification d’aptitude intervient ensuite dans un délai de 30 jours ; si elle est positive, une vérification de service régulier est conduite pendant 30 jours. Le service est réputé régulier si les indisponibilités imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective. La décision de vérification de service régulier est notifiée dans les 7 jours.