Location et maintenance de photocopieurs numériques neufs noir et blanc et couleur

Le marché porte sur la location de photocopieurs numériques multifonctions neufs, connectés et livrés sur meuble, destinés aux besoins de reprographie et d’impression. La volumétrie indicative est de 300 000 copies noir et blanc et 200 000 copies couleur par an, pour environ 9 appareils hors options. Les équipements doivent traiter les formats A5, A4 et A3, notamment les documents standards et les documents de présentation ou livrets.

Équipements et performances minimales

Les appareils multifonctions couleur/noir et blanc comprennent l’impression, la copie et la numérisation couleur et noir et blanc. Ils reposent sur une technologie laser couleur et doivent proposer notamment :

• 40 pages par minute minimum en noir et blanc et 40 pages par minute minimum en couleur ;
• environ 5 Go de mémoire et un disque dur d’au moins 120 Go ; disque dur ou SSD accepté, avec priorité à la capacité ;
• connexion Ethernet/TCP-IP, 4 bacs d’au moins 500 feuilles chacun, supports de 60 à 300 g ;
• chargeur d’originaux recto verso en un seul passage, recto verso automatique, socle à roulettes et verrouillage des impressions couleur ;
• réduction et agrandissement de 25 % à 400 %, par pas de 1 % ;
• finisseur grande capacité avec tri, agrafage, piqûre à cheval et fonction cahier ;
• scan couleur, interface USB et copie de carte d’identité ; interface et documentation en français.

Les formats de sortie attendus comprennent TIFF, PDF, PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF crypté ou compressé, JPEG, XPS, PDF indexable, formats Microsoft Office, TXT et RTF. La résolution minimale de numérisation est de 600 ppi ; 1 200 ppi est souhaitable pour le photocopieur concerné par les usages pédagogiques. La rapidité et la simplicité d’utilisation sont recherchées.

Numérisation, identification et contrôle des impressions

Les fonctions attendues comprennent la numérisation vers un dossier réseau ou un espace partagé, ainsi que Scan to FTP, Scan to mail et Scan to cloud. La solution doit faciliter la création et la gestion des partages avec intégration à l’Active Directory.

Un système de gestion des impressions est inclus dans l’offre. Il doit permettre la gestion des fonctionnalités des matériels connectés, le contrôle, la supervision, l’analyse et la sécurisation des flux : calcul du coût à la page, statistiques par utilisateur, service ou classe, refacturation, gestion des droits et quotas, authentification, profils, contrôle des accès noir et blanc/couleur, modes économiques, limitation du nombre de pages, recto verso, formats papier, impression sécurisée, suivi de récupération, remontée des incidents et surveillance des consommables.

L’identification est individuelle et nominative, par code pour la copie et le scan, par badge NFC sans contact ou depuis un ordinateur connecté au réseau pour l’impression. Le suivi des usages et consommations doit rester possible quel que soit l’appareil utilisé. Les équipements d’accès doivent être aussi discrets que possible. La solution PaperCut doit être proposée en option et chiffrée par appareil.

Installation, formation et maintenance

Le titulaire prend en charge le retrait du matériel existant, son démontage et son emballage, ainsi que la livraison, le déballage, le montage, l’installation et la mise en fonctionnement des nouveaux équipements. Les délais de livraison et d’installation doivent être précisés dans l’offre. La formation concerne 100 agents de la CADEMA et comprend au minimum une phase d’initiation et une phase de rappel organisée avec un décalage de 1 ou 2 mois.

Le stockage, l’emballage et le transport sont sous la responsabilité du titulaire jusqu’au lieu de livraison ; les emballages restent sa propriété. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées lors de la livraison ou de l’exécution du service par la direction du système d’information. Une garantie de 1 an s’applique à compter de l’admission des prestations. La maintenance est assurée par le titulaire pendant 3 ans à compter de cette admission.

Les équipements doivent respecter les normes européennes homologuées. Le label énergétique Energy Star ou équivalent doit être présenté pour chaque équipement. Le taux de disponibilité doit être indiqué pour chaque appareil selon la NF EN 13306 ; les pannes sont incluses dans l’indisponibilité, tandis que le temps de maintenance et les arrêts pour causes extérieures en sont exclus.