Location et maintenance de photocopieurs

Mise à disposition d’un maximum de 37 photocopieurs numériques couleur strictement neufs pour les écoles. Les matériels reconditionnés, remis à neuf ou comportant des pièces d’occasion ne sont pas acceptés. La prestation couvre la livraison, l’installation, la mise en service, la formation, la maintenance, les consommables et la reprise des équipements en fin de contrat.

Chaque appareil doit être un photocopieur couleur de 11 000 copies mensuelles minimum et intégrer les fonctions d’impression, de copie, de numérisation et de télécopie. Les caractéristiques minimales comprennent notamment :

• 3 bacs minimum : 2 bacs A4 d’au moins 250 feuilles chacun et 1 bac A3 d’au moins 250 feuilles ;
• réseaux Ethernet 10/100/1000, Wi-Fi, Bluetooth et USB ;
• disque dur d’au moins 250 Go, mémoire d’au moins 6 Go et vitesse d’au moins 45 pages par minute ;
• temps de sortie de la première page maximal de 6 secondes en noir et blanc et de 8 secondes en couleur ;
• chargeur de documents d’au moins 100 pages et compatibilité Windows 11, Android 13.x et iOS 15.x ;
• impression recto verso, autonomie toner d’au moins 10 000 pages noires et fourniture d’un jeu supplémentaire de tous les consommables par machine ;
• identification utilisateur, impression sécurisée et limitation du nombre de copies ;
• résolution minimale de 600 × 600 ppp en impression et en copie ; agrandissement de 50 à 200 % ;
• numérisation couleur à 600 × 600 ppp minimum, mémorisation des originaux, envoi vers clé USB, messagerie SMTP/POP3 et boîte aux lettres confidentielle ;
• formats TIFF, PDF et JPEG, insertion d’intercalaires et reconnaissance de caractères.

Livraison, installation et mise en service

La livraison est effectuée franco de port et d’emballage dans les écoles désignées. Le titulaire assure le déballage, l’évacuation et le recyclage des emballages, l’installation, la mise en ordre de fonctionnement, la configuration des postes utilisateurs et les essais de fonctionnement en coordination avec les équipes de la Ville.

Chaque équipement reçoit une étiquette inviolable visible de 50 × 20 mm, selon la nomenclature « ECOPHXX » : « ECO » pour l’école, « PH » pour le photocopieur et « XX » pour le numéro d’inventaire. Aucun appareil non étiqueté n’est réceptionné. Une réunion de coordination définit le calendrier d’installation, les emplacements, les représentants de la collectivité, le responsable technique du titulaire et les interlocuteurs de chaque site.

Formation et supervision

La formation initiale des utilisateurs et des administrateurs est assurée sans supplément de prix. Le titulaire fournit la documentation d’utilisation en français au format numérique, ainsi que les pilotes et logiciels nécessaires.

Une solution de supervision et d’administration à distance permet de consulter les alertes techniques, les niveaux de consommables, le taux de remplissage des collecteurs, les compteurs, les comptes utilisateurs et les quotas d’impression. L’outil centralisé assure le suivi des appareils, des volumes d’impression et des quotas.

Maintenance et continuité de service

La maintenance préventive et corrective maintient les équipements en condition opérationnelle. Chaque opération est consignée dans un carnet d’entretien ou un outil de suivi dématérialisé.

La maintenance préventive comprend l’entretien courant, le remplacement des pièces d’usure, les vérifications de fonctionnement, les contrôles de sécurité, le nettoyage et le dépoussiérage. Une intervention préventive générale sur l’ensemble du parc est réalisée chaque année avant la rentrée scolaire.

La maintenance corrective couvre toute intervention nécessaire au rétablissement du fonctionnement :

• intervention dans un délai maximal de 8 heures ouvrées après déclaration de l’incident par plateforme dédiée, courriel, téléphone ou SMS ;
• mise à disposition, installation et mise en service d’un équipement de remplacement de caractéristiques équivalentes sous 24 heures lorsque la réparation sur site est impossible ;
• réduction du loyer au prorata des jours d’interruption en cas de remplacement hors délai ;
• possibilité pour la Ville d’exiger le remplacement par un matériel neuf de performances au moins équivalentes après 3 pannes du même équipement sur 2 mois.

Consommables, déchets et suivi de facturation

Le titulaire fournit sans coût supplémentaire les toners, tambours, unités de transfert, huiles, produits d’entretien et pièces nécessaires à la maintenance. Le papier et les supports spéciaux restent à la charge de la collectivité.

Un jeu complet de consommables est maintenu en permanence sur chaque site. À chaque intervention, le titulaire enlève et traite les consommables usagés et les pièces remplacées ; aucun déchet de maintenance ne peut être abandonné dans les locaux ou conteneurs de la collectivité. Les compteurs sont centralisés par la DSIN et transmis trimestriellement au titulaire ; les factures distinguent la location, les copies et impressions et les autres éléments prévus au marché.