Location et maintenance de photocopieurs numériques et imprimantes

La prestation comprend la location, l’installation, le paramétrage, le raccordement, la mise en ordre de marche et la maintenance de photocopieurs numériques et d’imprimantes neufs sur quatre sites. Le parc initial est réparti comme suit :

• Évry-Courcouronnes : 11 photocopieurs couleur gros débits, 10 photocopieurs couleur groupe de travail et 7 multifonctions A4 couleur.
• Massy : 3 photocopieurs couleur gros débits, 2 imprimantes A4 couleur et 3 multifonctions A4 couleur.
• Bondoufle : 2 photocopieurs couleur gros débits et 2 photocopieurs couleur groupe de travail.
• Paray-Vieille-Poste : 1 photocopieur couleur groupe de travail.

L’ensemble initial doit être installé, configuré, testé et admis au plus tard le 2 janvier 2027 pour une mise en service effective le 4 janvier 2027. Le déploiement repose sur une méthodologie de gestion de projet et donne lieu à une mise en service contradictoire ainsi qu’à une procédure d’acceptation validée par la FDME.

Équipements et performances

Les équipements comprennent des photocopieurs couleur gros débits, des photocopieurs couleur groupe de travail, des imprimantes A4 couleur et des multifonctions A4 couleur. Les photocopieurs gros débits doivent atteindre 60 à 70 pages par minute en noir et blanc et en couleur, avec deux magasins de 500 feuilles, un magasin frontal de 3 000 feuilles, formats A3-A4, chargeur automatique, recto-verso, scanner couleur en un passage, écran tactile, réseau 10/100/1000 base T, impression PCL 6 et PS3, agrafage jusqu’à 3 000 feuilles, supports de 60 à 90 g et prise en charge des transparents, étiquettes et cartons.

Les photocopieurs groupe de travail doivent atteindre 30 à 40 pages par minute en noir et blanc et en couleur, avec deux magasins de 500 feuilles, possibilité d’ajouter un troisième ou un quatrième magasin, socle, formats A3-A4, chargeur automatique, recto-verso, scanner couleur en un passage, réseau 10/100/1000 base T, impression PCL 6 et PS3. Les imprimantes A4 couleur et multifonctions A4 couleur doivent atteindre 30 à 35 pages par minute en noir et blanc et en couleur, avec réseau 10/100/1000 base T ; les multifonctions comportent notamment un magasin de 500 feuilles, un chargeur automatique, le recto-verso, le zoom et un scanner couleur.

Tous les équipements doivent permettre l’impression et la photocopie par défaut en recto-verso, la connexion à distance, les alertes électroniques, la connexion à un annuaire, la restriction des fonctions couleur et l’impression confidentielle par badge sans contact Mifare ou équivalent. Les fonctions ScanToMail compatibles StartTLS sur le port 587 et ScanToFolder sont requises pour les équipements concernés.

Le coût copie repose sur un tarif monochrome unique et trois compteurs couleur selon le taux de couverture : inférieur à 3 %, de 3 % à 7 % et supérieur à 7 %. Des bacs supplémentaires de 500 feuilles, magasins supplémentaires de 2 × 500 feuilles et magasins grande capacité peuvent être commandés en cours d’exécution.

Logiciels et intégration

Le parc utilise un pilote d’impression unique, un mécanisme de clonage automatisé pour uniformiser les paramétrages et une compatibilité Active Directory. L’intégration avec PaperCut, fourni par la FDME, doit permettre la centralisation de la maintenance, les alertes électroniques, la remontée automatique des compteurs, les statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles, la gestion automatisée des consommables et une interface web client léger.

La solution doit proposer une file d’impression unique et la fonctionnalité Print and Follow, avec libération des travaux par authentification au badge. Le titulaire fournit pendant toute la durée du marché les licences, abonnements, droits d’utilisation, droits de connexion, maintenance et mises à jour nécessaires, notamment pour environ 8 000 comptes utilisateurs.

Livraison, consommables et formation

La livraison hors lancement intervient franco de port et d’emballage dans un délai maximal de 10 jours ouvrés après le bon de commande. Elle est précédée d’une prise de rendez-vous et comprend la manutention, le déchargement, les moyens techniques et humains nécessaires ainsi qu’un bon de livraison détaillé. Les équipements reconditionnés ne sont pas acceptés. Les consommables sont fournis dans un délai maximal de 4 jours ouvrés après demande.

Le titulaire fournit une documentation en français, forme les administrateurs informatiques et réseau pour chaque type d’équipement et peut assurer, sans supplément, une formation approfondie dans les semaines suivant la mise en service. En fin de marché, il enlève les équipements après information de la FDME au moins 48 heures à l’avance et en présence d’un représentant.

Maintenance, contrôles et suivi

La maintenance préventive comprend le passage d’un technicien une fois par mois, les visites périodiques, les consommables, le remplacement des pièces d’usure, le paramétrage logiciel et la connectique. La maintenance corrective couvre les pannes, défauts, dysfonctionnements et détériorations liés à l’usure normale.

Le titulaire intervient sous 2 jours ouvrés après signalement d’un incident. Si le rétablissement nécessite l’immobilisation de l’équipement, un appareil de capacité au moins équivalente est fourni sous 3 jours ouvrés. Chaque intervention fait l’objet d’un compte rendu électronique et d’une inscription dans le livre de bord de l’équipement. La FDME peut demander un état trimestriel par équipement comprenant les compteurs monochromes et couleur, le nombre d’interventions, le site, la référence et le numéro de série ; cet état est transmis sous 15 jours calendaires après la fin du trimestre.

Les contrôles sont réalisés après installation et paramétrage selon les modalités contractuelles. Les emballages sont repris dès l’installation ; les consommables, pièces usagées et équipements retirés sont collectés et orientés vers le réemploi, la valorisation ou le recyclage. Les équipements doivent respecter la directive RoHS et bénéficier d’ENERGY STAR ou d’une certification équivalente.