Location et maintenance de matériels de reprographie et d'impression

Le marché porte sur la location de 5 photocopieurs, la maintenance de ces équipements et de 4 photocopieurs appartenant à la commune, ainsi que la fourniture des consommables hors papier. Les prestations couvrent la livraison, l’installation en étage, la mise en service sur le système d’information, la formation des utilisateurs, le télérelève des compteurs, le suivi des consommations et la reprise des matériels et consommables en fin de marché.

Le matériel loué peut être neuf ou reconditionné. Le matériel reconditionné doit avoir été testé sur toutes ses fonctionnalités, remis en état si nécessaire et purgé de toutes les données d’un précédent utilisateur. Les solutions, pièces détachées, options et accessoires doivent respecter les normes de l’Union européenne. Le candidat peut présenter une offre en matériel neuf et une offre en matériel reconditionné, avec des caractéristiques et performances identiques.

Parc existant et volumes d’impression

Les 4 équipements appartenant à la commune, acquis en décembre 2022, sont :

• 2 KYOCERA TASKalfa 2554ci, à la Police municipale et au service PEJ, avec 25 pages/minute en noir et blanc et en couleur ;
• 1 KYOCERA TASKalfa 3200 i à la mairie-entresol, avec 32 pages/minute en noir et blanc ;
• 1 KYOCERA Ecosys m3645idn à la mairie, 2e étage, avec 45 pages/minute en noir et blanc.

Les estimations annuelles des équipements communaux distinguent les impressions noir et blanc et couleur par site. Elles mentionnent notamment, pour 2024 et 2025, 6 300 et 7 800 copies noir et blanc à la mairie-entresol, 6 500 et 4 700 au 2e étage, 16 800 et 12 000 au PEJ, ainsi que 6 000 et 7 406 copies couleur à la Police municipale et 46 000 et 70 000 au PEJ. Ces données sont estimatives.

Les 5 matériels en location comprennent 1 copieur à la mairie, 2 copieurs dans les écoles élémentaires Mixte 1 et Mixte 2 et 2 copieurs dans les écoles maternelles, à la direction et à l’étage. Les tableaux d’estimation 2023-2025 font notamment apparaître 21 500 et 16 600 copies noir et blanc ainsi que 33 000 et 42 000 copies couleur pour la mairie du 1er étage, 40 000 copies noir et blanc pour la direction de l’école maternelle, 9 000 copies noir et blanc par année pour l’étage de l’école maternelle, et des volumes de 61 000 et 114 804 copies noir et blanc pour une école élémentaire. Les volumes sont estimatifs.

Caractéristiques techniques

Le copieur couleur de la mairie du 1er étage doit proposer une vitesse de 30 à 40 pages/minute, une résolution de 1 200 × 1 200 dpi, la numérisation couleur A3/A4 recto-verso sur vitre et chargeur, les fonctions Scan to mail, FTP, SMB, USB et Cloud, les formats PDF/XPS, EPS/JPEG/TIFF, une interface Ethernet 10/100/1000Base-T(X), l’impression réseau PC et serveur sous Windows 7/10 et Server 2016/19/21, avec PCL 6, PostScript 3 et UFRII. Il comprend notamment le recto-verso automatique, le tri décalé, un bac bypass, un magasin grande capacité, 3 magasins A3/A4 de 500 feuilles, un écran tactile couleur, un stockage SSD et une prise USB en façade.

Les 4 copieurs monochromes des écoles élémentaires et maternelles doivent proposer une vitesse de 25 à 30 pages/minute, une résolution de 1 200 × 1 200 dpi, la numérisation couleur A3/A4 recto-verso, les fonctions Scan to mail, FTP, SMB, USB et Cloud, les mêmes formats de fichiers et interfaces réseau, l’impression PC et serveur avec PCL 6, PostScript 3 et UFRII, les comptes utilisateurs, le recto-verso automatique, le tri décalé, un bac bypass, 2 cassettes A3/A4, un écran tactile couleur, un stockage SSD et une prise USB en façade.

Les équipements communaux disposent de la connexion réseau Ethernet, de la numérisation vers messagerie, FTP, SMB ou USB, de l’impression réseau, du recto-verso automatique, de comptes utilisateurs avec codes d’accès, du suivi des ressources ou impressions, de bacs A3/A4 ou A4 et d’un écran tactile.

Réseau, sécurité et pilotage

Tous les appareils sont connectés à distance à une assistance technique. La solution doit permettre la maintenance préventive et curative, la gestion autonome des consommables et le relevé automatisé des compteurs. Elle doit être évolutive, multimarque et intégrable au serveur d’impression.

La gestion centralisée doit permettre :

• le relevé automatique des impressions pour la facturation ;
• le suivi des consommations par code utilisateur pendant une période paramétrable ;
• les statistiques par utilisateur, notamment recto-verso, volumétrie et agrafage ;
• la génération automatique de rapports distincts ;
• la restriction des impressions couleur et la consultation des coûts et consommations par l’administrateur réseau.

Les impressions sécurisées doivent être libérées sur le photocopieur au moyen d’un code défini par l’utilisateur. Le titulaire désigne un interlocuteur unique pour les questions techniques, administratives et commerciales. Les sites concernés regroupent la mairie, les écoles maternelles et élémentaires, le PEJ et la Police municipale ; l’architecture déclarée comprend notamment 20 utilisateurs à la mairie, environ 190 élèves en école maternelle, environ 190 élèves à l’école Mixte 1 et environ 150 élèves à l’école Mixte 2.

Livraison, installation et formation

Le titulaire prend en charge le transport, son assurance, les éventuels frais de douane, la livraison, l’installation, la mise en ordre de marche et la documentation en français. La mise en service, toutes options comprises, est assurée par le titulaire. La formation des utilisateurs intervient dans la semaine suivant l’installation et peut être renouvelée à la demande de la commune sans facturation supplémentaire. Le changement de matériel doit préserver la continuité de service.

Un stock tampon de consommables est livré à la mise en service pour chaque photocopieur et chaque site. Le réapprovisionnement est automatisé ; en cas d’insuffisance, les consommables doivent être livrés sous 24 heures ouvrables après demande. Les consommables usagés sont enlevés trimestriellement. En fin de marché, le titulaire enlève à ses frais les photocopieurs et consommables.

Maintenance et entretien

La maintenance comprend la main-d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées, les consommables hors papier, la gestion automatisée des appels SAV et des commandes, la maintenance préventive et corrective, ainsi que la mise à disposition d’un photocopieur de remplacement équivalent en cas d’interruption de fonctionnement. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 00, hors jours fériés.

Les demandes de réparation doivent recevoir une intervention sous 4 heures pour les écoles Mixte 1, Mixte 2, maternelle, le PEJ et la Police municipale, et sous 8 heures pour les autres sites. Les problèmes non bloquants sont traités sous 24 heures ouvrables. En cas d’immobilisation en atelier ou de commande d’une pièce spécifique, un matériel de performance identique est déployé sous 2 jours ouvrables, sans frais pendant l’immobilisation.

La maintenance préventive comprend les vérifications, contrôles, tests, réglages, opérations d’entretien courant et remplacements de pièces d’usure. La maintenance curative vise à rétablir le fonctionnement des éléments essentiels ; elle est réalisée sur site pendant les heures d’ouverture. Chaque équipement dispose d’un carnet de bord recensant les dates, heures et délais d’intervention, les pannes, les mesures prises, ainsi que le nom et la signature du technicien.