Location et maintenance de 17 photocopieurs

La prestation porte sur la fourniture, la location, l’installation, le raccordement, le paramétrage, la maintenance et la formation pour 17 appareils multifonctions neufs, avec un parc uniforme de marque unique. L’implantation comprend 4 appareils au siège, 2 aux services techniques, 2 à Albi Ouest, 2 à Albi Est/Saint-Juéry, 3 à Carmaux, puis 1 à Gaillac, 1 à Graulhet, 1 à Labruguière et 1 au comité d’entreprise.

Le bordereau distingue :

• 4 appareils couleur de type 1, 35 copies/minute minimum en noir et en couleur, formats A4 à SRA3, 3 magasins totalisant au moins 1 500 feuilles, écran tactile couleur inclinable de 10,1 pouces minimum, finition avec tri décalé et agrafage ;
• 6 appareils couleur de type 2, 26 copies/minute minimum en noir et en couleur, formats A4 à SRA3, 3 magasins totalisant au moins 1 500 feuilles et écran tactile couleur inclinable de 10,1 pouces minimum ;
• 7 appareils noir et blanc de type 3, 35 copies/minute minimum, format A4, 2 magasins totalisant au moins 1 000 feuilles et écran tactile couleur de 7 pouces minimum.

Les équipements prévoient notamment un zoom de 25 à 400 % par pas de 1 %, des chargeurs automatiques recto-verso, l’impression recto-verso, le tri décalé, une connexion Ethernet et, selon les modèles, le Wi-Fi, ainsi que des capacités de stockage local. Les caractéristiques de grammage, de chargeur, de mémoire, de disque, de finition, de langages et de protocoles sont celles renseignées par type dans le BPU.

Réseau, impression et sécurité

Le titulaire installe les trois modèles sur le serveur d’impression et fournit les pilotes nécessaires pour Windows 10 32/64 bits, Windows 11 et Windows Server 2016 et suivants. Il configure les imprimantes standard, recto-verso, papier à en-tête et, pour les appareils couleur, couleur recto-verso. La diffusion aux utilisateurs est réalisée par le service informatique de Tarn Habitat via GPO ; des tests d’impression sont effectués pour chaque système d’exploitation et chaque imprimante physique ou virtuelle.

Les appareils sont raccordés à l’annuaire LDAP, au serveur d’impression, au serveur de fichiers et au relais de messagerie. Ils assurent le relevé automatique des compteurs et l’envoi d’alertes au prestataire pour les consommables et les incidents. Les bacs de papier à en-tête sont bloqués et réservés aux impressions correspondantes.

Les impressions sont placées en rétention et libérées devant le copieur avec un code individuel ou de service/agence. Les documents en rétention sont automatiquement supprimés après 48 heures. Le titulaire conseille Tarn Habitat sur la gestion des codes LDAP, PIN ou carte et configure le suivi des volumes noir et couleur par service, agence ou agent.

Numérisation et paramétrages

Le mode scan permet l’envoi vers un espace réseau, un dossier partagé ou une adresse électronique. Un raccourci « Public » est créé sur chaque appareil pour le dépôt dans un dossier ScanToFile distinct par photocopieur, avec PDF compressé par défaut. Le ScanToMail utilise SMTP et LDAP, avec des raccourcis personnalisés vers les boîtes aux lettres et PDF compressé par défaut.

L’annexe de paramétrage prévoit les noms d’imprimantes, les dossiers ScanToFile, les raccourcis mail et les codes par appareil. Les raccourcis mail vont de 0 à 16 selon les appareils ; les codes individuels vont de 0 à 70 et les codes services/agences de 0 à 14. Le comité d’entreprise ne comporte ni dossier ScanToFile, ni raccourci mail, ni code indiqué.

Installation, maintenance et formation

La maintenance couvre les déplacements, la main-d’œuvre, les pièces détachées, les consommables hors papier, la maintenance connectique, les drivers, cartes de connexion et réseau, disques durs, mémoires et mises à jour. Elle comprend également le paramétrage, le suivi des compteurs, la prévention des pannes, ainsi que les engagements de garantie de temps d’intervention et de rétablissement.

Le matériel doit être opérationnel sur les sites de Tarn Habitat à la livraison. Le titulaire fournit la documentation en français, les rectificatifs nécessaires et les bons de livraison. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées à la livraison ; les fournitures non conformes peuvent être refusées et doivent alors être remplacées immédiatement. Le contrat impose une obligation générale de résultat.

Une formation à la prise en main est réalisée lors de l’installation de chaque appareil. Environ 15 jours plus tard, une formation approfondie est dispensée à environ 20 référents service/agence, avec remise d’un support adapté. Un transfert de compétences est également assuré auprès du service informatique pour la configuration des appareils et des logiciels associés.