Location et maintenance de photocopieurs multifonctions et imprimantes

Livraison, installation et intégration

• Livraison et mise en service des appareils, paramétrage complet (drivers, logiciels côté serveur, interfaces réseau/téléphonie) et tests de fonctionnement.
• Connexion des appareils au réseau et/ou au système téléphonique; fourniture de tous les accessoires réseau nécessaires.
• Installation et configuration des fonctions d'impression (dont impression sécurisée / Follow‑Me si activée) directement via l'interface des appareils, sans installation d'application d'impression sur postes utilisateur.

Fonctions d'impression et numérisation

• Impression (sécurisée et non sécurisée), impression directe USB (option possible), impressions comptabilisées via serveur dédié.
• Numérisation vers formats JPEG, TIFF, PDF et PDF compact; OCR intégré pour les postes prévus (trois licences prévues pour des services identifiés).
• Gestion des langages d'impression compatibles : PCL5 ou supérieur et PostScript 3 (ou équivalent).

Logiciels et gestion des impressions

• Fourniture et maintenance d'un serveur d'impression et d'un logiciel de gestion et contrôle d'accès aux impressions.
• Deux modes logiciels possibles : compatibilité avec système de badge MIFARE ou adaptation des solutions existantes (Gespage/Papercut).
• Mises à jour et nouvelles versions incluses sans coût supplémentaire, avec préavis d'un mois; possibilité d'accepter/refuser les nouvelles versions selon procédure contractuelle.

Maintenance, consommables et gestion du parc

• Maintenance préventive et corrective, pièces et main d'oeuvre incluses; délai d'intervention contractuel (p.ex. remise en service sous 24 heures ouvrées pour pannes critiques).
• Approvisionnement automatique des consommables (agrafes, toners, etc.) avec remontée d'information à distance; coût de livraison inclus; récupération et recyclage des consommables et pièces usagées selon la réglementation.
• Mise à disposition de relevés de compteurs et outils de suivi du parc; désignation d'un responsable de parc et réunion de coordination préalable.

Formation et documentation

• Formation initiale des usagers et sessions de remise à niveau (notamment en début d'année scolaire).
• Fourniture de documentation technique, fiches système et procédures d'exploitation.

Sécurité des données et conformité

• Authentification des utilisateurs, chiffrement des communications, journalisation des accès, réversibilité et effacement sécurisé des données en fin de contrat; conformité RGPD.

Exigences matérielles et environnementales

• Appareils numériques (laser, encre solide, LED ou équivalent) excluant jet d'encre, faible consommation énergétique, faible bruit et faibles émissions de COV.
• Compatibilité papier (papier ordinaire et recyclé ≥70 g/m², enveloppes, transparents, étiquettes) et conformité de la signalétique.
• Labels demandés : Energy Star et TCO (ou équivalents); indication des caractéristiques d'éco-conception et fin de vie des matériels.

Options proposées

• Option gestion documentaire.
• Option impression sécurisée / Follow‑Me.
• Option impression directe depuis USB.

Engagements contractuels associés

• Fourniture des accessoires et logiciels nécessaires sans coût additionnel (coûts intégrés dans prix forfaitaires/unitaires).
• Procédures de mise à jour logicielle, gestion des pertes de données et reprise des unités créditées si perte imputable au titulaire.