Location-maintenance de photocopieurs multifonctions

Location d’un parc de photocopieurs multifonctions avec installation, comptabilisation des copies, maintenance complète, consommables, gestion des impressions et formation des utilisateurs. Le parc de référence comporte 22 appareils : 1 de type 1, 5 de type 2, 7 de type 3 et 9 de type 4. Les volumes annuels indicatifs, sans engagement, sont de 793 478 impressions noir et blanc et 188 880 en couleur.

Matériels et fonctions

Tous les appareils sont neufs, au format A4/A3, recto-verso, et disposent de connexions Ethernet RJ45 et USB, avec lecture de clés USB 3. Les formats de numérisation comprennent PDF, JPEG et TIFF ; PDF/A et PDF texte éditable sont appréciés.

• Type 1 — 1 appareil : noir et blanc et couleur, au moins 50 copies A4/minute ; bypass pour papier jusqu’à 250 g et supports spéciaux ; trois cassettes universelles supplémentaires d’au moins 500 feuilles chacune, socle et magasin grande capacité A4 d’au moins 2 000 feuilles. Chargeur Dual Scan d’au moins 100 feuilles, trieur, finisseur externe avec agrafage multiposition et mode livret (pliage en V et agrafage à cheval), OCR vers Word ou Excel (ou équivalent) et lecteur USB.
• Type 2 — 5 appareils : noir et blanc et couleur, au moins 35 copies A4/minute ; bypass, deux cassettes universelles d’au moins 500 feuilles chacune et socle ; chargeur Dual Scan d’au moins 20 pages et OCR vers Word ou Excel (ou équivalent).
• Type 3 — 7 appareils : noir et blanc, au moins 35 copies A4/minute ; bypass, deux cassettes universelles d’au moins 500 feuilles chacune et socle ; chargeur Dual Scan d’au moins 20 pages et OCR vers Word ou Excel (ou équivalent).
• Type 4 — 9 appareils : noir et blanc et couleur, au moins 33 copies A4/minute ; bypass, deux cassettes universelles d’au moins 500 feuilles chacune et socle ; chargeur Dual Scan d’au moins 20 pages et OCR vers Word ou Excel (ou équivalent).

La solution de gestion identifie les utilisateurs par connexion Windows/Active Directory et/ou code PIN, permet de gérer leurs comptes et quotas, de retenir les travaux jusqu’à leur libération et de supprimer automatiquement les documents non récupérés selon une temporisation définie par l’administrateur. Les règles d’impression, de copie et de numérisation peuvent être définies par utilisateur ou groupe, notamment selon les volumes et l’impression noir et blanc ou couleur. La numérisation permet l’envoi vers des dossiers à accès contrôlé ou par courriel, notamment via le carnet d’adresses Active Directory.

Déploiement, formation et vérifications

Les appareils sont préparés, installés et paramétrés sur site ; la prestation comprend transport, déchargement, connexions réseau, déploiement des pilotes, mise en service et évacuation des emballages. Les pilotes doivent fonctionner en 32 et 64 bits avec Windows Server 2003, 2008 R2 et 2012, et avec des postes Windows XP Professionnel et Windows 7 à 11. Les multifonctions sont configurés en IP fixe. La maintenance logicielle comprend les mises à jour et une hotline permettant notamment l’installation de pilotes sur les nouveaux postes ou serveurs.

Le planning prévisionnel prévoit un démarrage en janvier 2027 et la livraison, l’installation et le paramétrage dès le 2 janvier 2027. La formation doit couvrir copie, impression, scan to SMB et scan to mail, ainsi que les travaux assemblés, l’agrafage et le mode livret. Pour les personnels administratifs, elle comprend une heure sur site par groupe et par site de livraison ; une première session a lieu le jour de la réception ou le lendemain au plus tard, puis une seconde quelques semaines après. Le nombre d’agents formés est déterminé par l’acheteur. Des synoptiques d’utilisation sont installés à proximité des appareils.

Les livraisons sont contrôlées au titre de la vérification d’aptitude au bon fonctionnement ; sa validation conditionne le paiement de la prestation. En cas de report, les anomalies doivent être corrigées sous une semaine au maximum, puis l’acheteur dispose de 8 jours ouvrés après livraison des correctifs pour notifier sa décision. La vérification peut être reportée une seconde fois selon la même procédure ; à son issue, un récapitulatif des anomalies et de leur traitement ainsi qu’un procès-verbal signé sont établis. Le retrait des appareils actuellement loués incombe à l’ancien titulaire.

Maintenance et suivi du parc

La maintenance couvre l’entretien préventif, le dépannage, la réparation et le remplacement des pièces défectueuses, avec déplacements, main-d’œuvre, interventions connectiques et consommables, y compris encres noires et couleurs et agrafes. Le papier et les supports spéciaux sont exclus. Le délai maximal d’intervention sur site pour les matériels est de 8 heures ouvrées, décomptées pendant les plages d’ouverture des services. Si une réparation ou un remplacement de l’appareil est nécessaire, le matériel défectueux est enlevé et réparé ou remplacé par un matériel de gamme et de fonctionnalités identiques sous 72 heures après constat de la panne par le titulaire. Les pièces défectueuses sont également couvertes par une garantie de quatre ans et doivent être remplacées sous 2 jours ouvrés.

Les consommables sont livrés franco de port sur site sous 48 heures au maximum. Pour les appareils sans commande automatique, un stock d’avance d’au moins un toner par appareil et par couleur est laissé à l’acheteur. Les consommables usagés destinés au déchet ou à la destruction sont enlevés pendant le marché. La solution de gestion des impressions bénéficie d’une hotline, de mises à jour mineures et majeures et d’une maintenance incluant une prise en main à distance ; pour une panne bloquante, le délai d’intervention maximal est de 2 heures ouvrées avec prise en main à distance.

Le titulaire assure aussi le suivi du parc et la remontée automatique des compteurs et de l’état des consommables pour les matériels connectés. Les rotations de machines entre sites ou au sein d’un site — environ trois par an — comprennent déconditionnement, transport, réinstallation et réinstallation des pilotes ; les rotations non réalisées une année peuvent être reportées sans frais sur les autres années. La composition et la localisation du parc peuvent évoluer ; aucune maintenance n’est facturée pour un appareil supprimé, et la maintenance d’un nouvel appareil est incluse pour la période d’exécution restante.