Location et maintenance de photocopieurs

Le marché porte sur huit photocopieurs multifonctions laser : sept appareils pédagogiques noir et blanc et un appareil administratif couleur. Les volumes annuels indicatifs sont de 780 000 copies noir et blanc et 30 000 copies couleur ; ils ne constituent pas un minimum ni un maximum, et une copie A3 compte pour deux copies A4.

Les quatre appareils pédagogiques les plus rapides doivent atteindre 70 pages/minute (175 000 copies noir et blanc annuelles chacun). Les trois autres sont prévus à 25 pages/minute, avec 10 000 copies annuelles chacun. L’appareil administratif couleur doit atteindre 45 pages/minute ; son volume indicatif est de 50 000 copies noir et blanc et 30 000 couleur par an. Les sept appareils pédagogiques disposent chacun des magasins papier indiqués pour leur groupe : les quatre plus rapides, un A4 grande capacité, un A4 de 500 feuilles et un A3 ; les trois autres, un A4 et un A3. L’appareil administratif comprend un module de finition avec tri décalé et agrafage d’au moins un point.

Tous les appareils comprennent un chargeur automatique d’au moins 100 feuilles et le recto verso en un seul passage pour copie et numérisation. Ils acceptent les originaux du A5 au A3, le papier de 60 à 90 g/m² en magasins et jusqu’à 220 g/m² par passe-copie, avec réduction et agrandissement. La numérisation couleur vers messagerie, dossier réseau ou clé USB est gratuite et sans limite ; elle comprend la reconnaissance optique de caractères et produit des PDF interrogeables.

Les appareils se connectent au réseau Ethernet et sont compatibles avec Windows 10, Windows 11 et versions ultérieures, ainsi qu’avec macOS. Les pilotes restent à jour pendant le marché. Les autres caractéristiques communes comprennent un écran tactile couleur, une mémoire vive d’au moins 2 Go, un stockage interne chiffré d’au moins 250 Go avec effacement sécurisé, un port USB en façade, l’impression depuis les postes du réseau (différée et sécurisée), le relevé automatique à distance des compteurs et consommables, les mises à jour de sécurité du micrologiciel et un meuble support. Le préchauffage après veille est inférieur à 30 secondes ; la veille automatique est paramétrable. Pour l’appareil administratif, le stockage minimal est de 320 Go et la sortie de veille est inférieure à 15 secondes.

Gestion, installation et accompagnement

Le logiciel ou la plateforme de gestion, licences comprises pour un nombre illimité d’utilisateurs, permet de créer et importer des comptes, attribuer et bloquer des quotas et suivre les consommations par utilisateur, service et appareil. Il produit des statistiques exportables au format tableur. Les appareils pédagogiques permettent l’authentification par code (badge en option), avec code unique et quota commun sur le parc ou, à défaut, des quotas réglables appareil par appareil ; les crédits restants sont affichés et l’administration peut se faire sur l’appareil ou à distance. L’impression sécurisée libère les travaux au copieur après authentification.

La livraison, l’installation et la mise en service doivent être réalisées au plus tard le 26 février 2027. Le titulaire prend en charge le transport, le chargement, le déchargement et l’évacuation des emballages. Un procès-verbal contradictoire est établi pour chaque appareil, avec modèle, numéro de série, emplacement et compteurs initiaux. Les personnels utilisateurs sont formés sur site ; la formation couvre le fonctionnement, la documentation technique en français, la maintenance courante et, pour le service de gestion, l’administration des copieurs et du logiciel. La documentation commerciale et technique est fournie en français au format PDF.

Les appareils proposés sont neufs, non reconditionnés, et leurs modèles sont commercialisés depuis moins de trois ans à la date limite de remise des offres, sans annonce de fin de commercialisation. Les pièces détachées et consommables doivent rester disponibles jusqu’au terme du marché ; à défaut, l’appareil concerné est remplacé sans frais par un appareil neuf au moins équivalent.

Maintenance et fin de prestation

La maintenance couvre l’entretien complet, les visites préventives et curatives, le remplacement des pièces usées ou détériorées et les consommables nécessaires, agrafes comprises. Le papier et les supports spéciaux sont exclus. Elle comprend notamment les pièces d’usure, l’assistance téléphonique, la télémaintenance, la reconfiguration des appareils et pilotes en cas d’évolution du réseau ou des postes, ainsi que les mises à jour du logiciel de gestion. Un déplacement interne à la demande de l’établissement est inclus dans la limite d’un par an et par appareil. La maintenance préventive est réalisée sur site pendant les heures d’ouverture de l’établissement ; les heures ouvrées sont du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, hors jours fériés.

Les demandes curatives peuvent être faites par téléphone, courriel ou portail en ligne. Le délai d’intervention sur site proposé ne peut dépasser 6 heures ouvrées et le délai de remise en état 36 heures ouvrées, à compter de la demande. Au-delà du délai de remise en état, un appareil de catégorie équivalente ou supérieure est mis à disposition jusqu’à réparation. Après plus de trois pannes sur un même appareil en trois mois glissants, celui-ci est remplacé sans frais par un appareil neuf au moins équivalent.

Les consommables usagés, notamment toners et bacs de récupération, sont repris et recyclés. En fin de marché ou lors du remplacement d’un appareil, les supports de stockage sont effacés de manière sécurisée avant enlèvement et un certificat d’effacement est remis par appareil ; à défaut, le support est remis à l’établissement. À l’échéance, le titulaire enlève les appareils et les traite conformément à la réglementation sur les déchets d’équipements électriques et électroniques. Le titulaire traite les données personnelles uniquement pour l’exécution du marché, en garantit la confidentialité et la sécurité, les héberge dans l’Union européenne et ne les transfère pas hors de l’Union.