Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le titulaire fournit, installe et entretient trois appareils neufs, jamais utilisés, reconditionnés ou issus d’un stock de démonstration : deux pour les salles des professeurs, en noir et blanc uniquement, et un pour l’administration, permettant aussi l’impression couleur.

Chaque appareil assure la copie, l’impression réseau et la numérisation. Les équipements comprennent notamment :

• Un scanner recto-verso en un passage, avec envoi vers e-mail, dossier réseau ou clé USB; formats PDF, PDF consultable (OCR si disponible), JPEG et TIFF.
• Impression depuis une clé USB, chargeur automatique recto-verso et impression/copie recto-verso automatique.
• Ethernet RJ45 et Wi-Fi; compatibilité Windows, macOS et Linux; pilotes PCL et PostScript.
• Une interface dont le candidat décrit l’écran, la langue, l’ergonomie, les raccourcis, l’accessibilité, la gestion des comptes ou codes et le suivi des volumes par utilisateur ou service. Une fiche constructeur et une copie d’écran ou photo du panneau sont à joindre.

Les matériels doivent être de fabrication récente. Le candidat indique les dates de commercialisation et de fin de commercialisation prévisionnelle afin d’étayer la disponibilité des pièces détachées pendant le contrat. Il renseigne les caractéristiques de chaque machine et fournit une attestation de matériel neuf, accompagnée d’une déclaration du constructeur ou d’une garantie constructeur à la livraison.

Installation, consommables et relevés

La livraison et l’installation des trois appareils sont réalisées dans les locaux désignés, au plus tard 30 jours calendaires après notification. La prestation comprend le raccordement au réseau, l’installation des pilotes sur les postes concernés en lien avec le référent informatique, le paramétrage de la numérisation et la formation des utilisateurs le jour de l’installation. Un procès-verbal de mise en service est signé par les deux parties.

Le réapprovisionnement automatique couvre le toner noir et les pièces d’usure (tambours, unités de fusion, courroies et kits de maintenance) pour 450 000 copies/impressions noir et blanc par an au total pour les trois appareils. Les pages A3 comptent pour deux pages; toutes tailles de page confondues. Le prestataire surveille à distance compteurs et niveaux, livre avant rupture et au plus tard dans les deux jours ouvrés après alerte. Il reprend à ses frais les consommables usagés et justifie leur recyclage. Le papier est fourni par l’établissement et exclu du contrat.

La couleur est réservée à la machine de l’administration. L’offre présente soit un forfait pour 40 000 pages couleur par an, avec le tarif des pages supplémentaires, soit, à défaut, une tarification par page à partir de 1 000 pages, selon des paliers ou à prix unique. Le toner cyan, magenta et jaune est compris dans le forfait ou le prix de la page. Les compteurs sont relevés automatiquement à distance; un relevé trimestriel détaillé par machine, couleur (noir et blanc/couleur) et format accompagne la facture, avec possibilité de vérification sur place par l’établissement.

Sécurité et maintenance

Les données stockées sont chiffrées; l’impression sécurisée s’effectue par code ou badge. L’effacement sécurisé des données stockées et l’effacement certifié du disque dur en fin de contrat sont requis. Les appareils respectent le marquage CE et les normes applicables de sécurité électrique et d’émissions.

La maintenance comprend main-d’œuvre, déplacements, pièces détachées et consommables d’usure, sans frais supplémentaires. Les visites préventives ont lieu au minimum deux fois par an. Les mises à jour logicielles et correctifs de sécurité du micrologiciel sont inclus pendant toute la durée du contrat. Le candidat décrit la hotline (numéro non surtaxé, horaires), les moyens de signalement, les délais proposés de prise en charge, d’intervention sur site (GTI) et de rétablissement (GTR), ainsi que la localisation de l’agence ou du technicien le plus proche et de son stock de pièces. Le contrat précise les conditions de remplacement par un matériel équivalent en cas de panne prolongée ou répétée et les pénalités applicables ou la suspension proportionnelle du loyer pendant l’immobilisation.