Achat et maintenance d’outils d’impression

Le marché couvre l’acquisition de multifonctions et d’imprimantes, leurs accessoires et options, leur livraison, installation, raccordement au réseau, paramétrage et mise en service. Le bordereau prévoit des quantités indicatives de 33 équipements de profil 1, 3 de profil 2, 16 de profil 3, 1 de profil 4, 1 de profil 5, 7 de profil 6, 5 de profil 7 et 26 de profil 8. Il prévoit également des options par profil. Les quantités peuvent évoluer.

| Profil | Équipement et caractéristiques principales |
|---|---|
| 1 | Multifonction A4/A3 noir et couleur, environ 25 pages/minute ; copieur, imprimante et scanner couleur ; recto verso, chargeur d’au moins 70 feuilles, 2 cassettes d’environ 500 feuilles, bypass d’au moins 50 feuilles, tri, disque dur d’environ 80 Go, quotas et impression par code personnel. Options : fax, agrafage multipoints, cassette d’environ 2 000 feuilles, second bac de sortie, meuble. |
| 2 | Multifonction A4/A3 noir et couleur, environ 40 pages/minute ; chargeur d’au moins 70 feuilles, cassette d’environ 2 000 feuilles et 2 cassettes d’environ 500 feuilles, 3 bacs de sortie, bypass d’au moins 50 feuilles, disque dur d’environ 80 Go, quotas et impression par code. Options : agrafage multipoints externe, lecture simultanée recto verso. |
| 3 | Multifonction A4 noir et couleur, environ 20 pages/minute ; réseau et USB, scanner couleur, recto verso, chargeur, une cassette, bypass, quotas et impression par code. Option : meuble. |
| 4 | Multifonction A4/A3 noir et blanc, environ 20 pages/minute ; scanner couleur, recto verso, chargeur à retournement, 2 cassettes d’environ 500 feuilles, bypass, tri, disque dur, quotas et impression par code. Option : meuble. |
| 5 | Multifonction A4/A3 noir et blanc destiné au service reprographie, environ 40 pages/minute ; chargeur d’au moins 70 feuilles, recto verso, 2 cassettes d’environ 500 feuilles, bypass d’au moins 50 feuilles, disque dur d’environ 80 Go, cassette d’environ 2 000 feuilles et finition brochure/livret. |
| 6 | Multifonction A4 noir et blanc, environ 30 pages/minute ; réseau et USB, scanner couleur, recto verso, chargeur, 2 cassettes d’environ 500 feuilles, bypass, disque dur, quotas et impression par code. Options : meuble et cassette d’environ 550 feuilles. |
| 7 | Imprimante A4 noir et couleur ; réseau et USB, cassette d’environ 200 feuilles, bypass et recto verso. Options : cassette supplémentaire d’environ 200 feuilles, meuble. |
| 8 | Imprimante A4 noir et blanc ; réseau et USB, cassette d’environ 200 feuilles, bypass et recto verso. Options : cassette supplémentaire d’environ 200 feuilles, meuble. |

Les profils multifonctions prennent en charge les langages PCL/PostScript. Les fonctionnalités communes incluent la numérisation noir et couleur (scan vers courriel, fichier ou USB), l’impression sécurisée par authentification — code PIN de préférence — et, pour les multifonctions, la gestion de quotas par service ou utilisateur. Le réapprovisionnement automatique en toner est souhaité dès 30 % de toner restant, sous réserve de connexion au réseau ; le relevé automatique des compteurs est également attendu sous cette réserve.

Raccordement et supervision

Les équipements doivent être compatibles avec l’environnement informatique existant : VMware ESXi 8, serveur d’impression Windows Server 2019 64 bits, réseau d’au moins 100 Mbits, Active Directory avec LDAPS, postes Windows 10/11 et certains Linux Ubuntu/Mint/Debian, ainsi qu’avec les applications et navigateurs cités au CCTP. Sont notamment requis HTTPS, SMB3 pour le scan vers dossier, scan vers courriel et gestion WebDav ; l’impression Wi-Fi est optionnelle. Les interventions sur le réseau sont coordonnées avec le service informatique.

Une solution logicielle centralisée, de préférence non propriétaire, est fournie, installée, configurée, maintenue et mise à jour. Elle assure la supervision des équipements, les compteurs et alertes automatiques, la commande des consommables, les quotas et les statistiques par équipement et code utilisateur (A4/A3, noir et blanc/couleur, scans). La solution inclut les tests et la formation des administrateurs. Le parc existant est indiqué à environ 99 machines dans les clauses de supervision ; le contexte général mentionne environ 92 points d’impression et un tableau d’inventaire totalisant 99 équipements.

Livraison, installation et formation

Le délai maximal de livraison, d’installation et de mise en service est de 35 jours calendaires à compter de la notification du bon de commande. Le titulaire prend en charge transport, déchargement, connexion et mise en ordre de marche. L’installation comprend les pilotes, le paramétrage par défaut en noir et blanc et recto verso sauf instruction contraire, la documentation en français, le nettoyage des locaux et l’enlèvement des emballages. Le déploiement doit préserver la continuité du service entre retrait des anciens appareils et mise en service des nouveaux. Après chaque phase, un inventaire actualisé précise le profil, le modèle, les options, le numéro de série, le site, l’adresse, l’étage et la date d’installation.

La formation des utilisateurs a lieu dans les 30 jours calendaires suivant l’installation, sauf instruction contraire ; sa date est arrêtée au moins 15 jours calendaires avant. Elle couvre les fonctions copie, impression, scan et fax, ainsi qu’un premier niveau d’intervention, avec livret de prise en main. Une formation administrateur est également prévue. Les anciens photocopieurs sont remis au titulaire précédent lors de l’installation ; avant enlèvement, ils sont remis à zéro et leurs disques durs effacés de façon à empêcher toute récupération de données.

Consommables et maintenance

Les consommables, hors papier et supports spéciaux, comprennent notamment toner, unité image, bac récupérateur et agrafes. Le titulaire fournit au démarrage au moins une cartouche d’avance par profil. Les réapprovisionnements sont livrés sous 48 heures ouvrées après déclenchement automatique ou demande par courriel ; les colis indiquent la couleur, la référence du matériel et le service destinataire.

La maintenance comprend les opérations préventives et correctives, pièces et fournitures, mises à jour logicielles et de pilotes, main-d’œuvre, déplacements et transport. Un entretien préventif annuel au minimum est requis, avec information du service commande publique et du référent du site au moins 48 heures à l’avance. Pour une panne, l’intervention doit avoir lieu dans un délai maximal de 6 heures ouvrées après demande ; le délai est suspendu hors heures ouvrées, les samedis, dimanches et jours fériés, ainsi que de 17 h à 8 h 30 les autres jours. Les incidents sont consignés dans un carnet de bord. En cas d’immobilisation de plus de 3 jours ouvrés ou de retour en atelier, un appareil au moins équivalent est mis à disposition sans frais pendant l’immobilisation ; un remplacement définitif est prévu si le trouble persiste malgré les interventions.

Suivi, contrôles et fin de vie

Le suivi comprend au moins une réunion trimestrielle pendant la première année, un rapport annuel exploitable détaillant compteurs par matériel et code utilisateur, volumes A4/A3 et interventions, ainsi qu’une réunion de bilan au premier trimestre de la dernière année. Le rapport annuel distingue les impressions noir et blanc/couleur, les scans, les recto-verso si possible et la répartition entre Ville et écoles. La solution doit permettre l’analyse des volumes d’impression : le DQE donne à titre indicatif environ 2,6 à 2,8 millions de pages par an, dont environ 70 % en noir et blanc.

Les contrôles de livraison vérifient les quantités et la conformité des équipements, logiciels, performances, documentation et fonctionnement. Les vérifications quantitatives et qualitatives de l’acquisition sont effectuées par l’acheteur dans les 3 jours ouvrés suivant la livraison. Le matériel non conforme peut être refusé ou accepté avec réfaction ; le silence gardé 5 jours après livraison vaut acceptation implicite. Les appareils admis restent soumis à l’échange sans supplément en cas de vice de fabrication ou vice caché.

En fin de marché, la transition doit maintenir la continuité d’impression et les équipements sortants ne peuvent être retirés avant la mise en service de leur remplacement, sauf accord préalable. Les données doivent être effacées ou détruites et une attestation d’effacement remise pour chaque équipement. Le titulaire sortant privilégie réemploi, réparation, reconditionnement, recyclage et valorisation des matériaux.