Location et maintenance de copieurs multifonctions neufs

Fourniture en location et maintenance de sept copieurs multifonctions couleur neufs A4/A3. Chaque appareil assure copie, impression et numérisation, avec vitre d’exposition, chargeur de documents recto-verso, connexion TCP/IP et carte réseau. La mémoire et/ou le disque dur sont à préciser par le candidat. Les magasins papier sont modulables pour les formats A4 et A3 ; l’interface doit être simple, l’administration à distance accessible par interface web et la gestion des destinations de numérisation aisée.

Les fonctions communes comprennent l’impression recto et recto-verso, la sélection du bac depuis le poste, la numérisation recto-verso en noir et blanc ou couleur, en réseau et vers une adresse électronique. Les sorties doivent inclure au minimum PDF, PDF compressé et JPEG. Le niveau sonore doit être réduit.

Caractéristiques différenciées des appareils

Les consommations annuelles estimatives et les équipements demandés varient selon les appareils :

• Équipement 1 : 23 700 copies noir et blanc et 64 000 couleur ; trois bacs A4 et un bac A3, chargeur recto-verso à numérisation en un passage, reconnaissance de caractères avec export notamment en fichiers Doc et XLS, suppression automatique des pages blanches, bypass et agrafage avec kit brochure pour livrets. Environ quinze PC sont à connecter et paramétrer, avec un répertoire et une boîte courriel de réception des scans pour chacun.
• Équipements 2 et 3 : chacun 6 500 copies noir et blanc et 13 500 couleur ; chargeur recto-verso à deux passages et agrafage classique par module interne. Prévoir au minimum huit PC pour l’équipement 2 et cinq pour l’équipement 3, avec répertoires de réception des scans et paramétrage des boîtes courriel. Pour l’équipement 3, prévoir également le paramétrage à la demande des ordinateurs portables des services de l’État et d’autres intervenants en permanence dans le bâtiment.
• Équipements 4 et 6 : chacun 1 500 copies noir et blanc et 700 couleur ; vitesse minimale souhaitée de 20 ppm, chargeur recto-verso à deux passages, deux PC à connecter et pas d’agrafage.
• Équipement 5 : 1 000 copies noir et blanc et 500 couleur ; vitesse minimale souhaitée de 20 ppm, chargeur recto-verso à deux passages, un PC à connecter et pas d’agrafage.
• Équipement 7 : 1 500 copies noir et blanc et 700 couleur ; vitesse minimale souhaitée de 20 ppm, chargeur recto-verso à deux passages, deux PC à connecter et pas d’agrafage.

Des paramétrages d’ordinateurs portables supplémentaires sont à prévoir au fil de l’eau, notamment pour les pôles techniques et le pôle intercommunal multiservices.

Installation et formation

La mise en service comprend la livraison et l’installation, l’intégration au réseau existant, le déploiement des pilotes, l’installation sur les postes et, si demandé, le paramétrage des profils d’impression personnalisés. La livraison et l’installation sont coordonnées avec l’enlèvement des anciens appareils afin de maintenir la continuité du service. Le titulaire prend en charge cette coordination et les contraintes d’accès, d’installation et de connexion. L’installation des logiciels et pilotes s’effectue en coordination avec le service informatique du SMICA et, le cas échéant, les autres prestataires concernés. La livraison et le paramétrage sont attendus le 1er novembre 2026.

Une formation après installation porte sur les profils d’impression personnalisés et le remplacement des consommables courants. Une session séparée traite de la création, de la gestion et de la récupération des profils ainsi que des modules d’administration. Le mode de formation doit éviter la surcharge des locaux de reprographie. Les utilisateurs formés prennent en charge les paramétrages supplémentaires.

Maintenance et continuité de service

Le titulaire assure l’entretien préventif, le dépannage et le remplacement des appareils ou pièces défectueux, ainsi que la fourniture des consommables nécessaires, notamment encre, tambours, bacs de récupération de toner et agrafes ; le papier et les supports spéciaux sont exclus. Les numérisations ne sont pas comptées comme des copies. Les pièces ou parties exclues du périmètre doivent être énumérées dans le mémoire technique ; celles qui n’y figurent pas sont comprises dans la maintenance et ne peuvent être facturées en supplément pour leur remplacement ou réparation.

La gestion matérielle en ligne est privilégiée, mais non imposée. Elle doit permettre l’automatisation des commandes de consommables au seuil critique de 20 %, avec livraison sous 48 heures ouvrées, le relevé des compteurs de copie, impression et numérisation et la génération d’alertes de défaillance. Les mises à jour des firmwares et pilotes à distance ou sur place sont souhaitées, avec notifications automatiques ; la compatibilité des pilotes et outils d’administration avec le parc informatique, notamment les versions Windows 10 et Windows 11, doit être garantie pendant le marché.

Les dépannages sont assurés par des techniciens formés et expérimentés sur le matériel installé, au sein d’une équipe limitant le nombre d’interlocuteurs. Le délai maximal d’intervention est de 24 heures ouvrables après l’appel ou l’ouverture de l’incident ; l’interruption de fonctionnement ne doit pas dépasser 48 heures ouvrables, intervention comprise. Les heures ouvrables sont du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h.

En cas de panne répétitive ou d’absence prolongée de pièces entraînant un arrêt complet ou un dysfonctionnement pendant au moins cinq jours ouvrés, un matériel aux performances équivalentes est installé aux frais du titulaire. Si la panne dépasse 25 jours ouvrables, l’appareil est définitivement remplacé par un équivalent de gamme au jour du remplacement. Le titulaire récupère les toners, cartouches vides et autres pièces usagées sans coût supplémentaire. À l’expiration du contrat, il enlève les équipements et prend en charge les frais de restitution et de transport ; un procès-verbal de restitution est établi en sa présence.

Les vérifications d’aptitude interviennent dans les 15 jours suivant la livraison ; la vérification du service régulier intervient dans le mois suivant une vérification d’aptitude positive.