Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le marché couvre la mise à disposition, l’installation et le maintien en condition opérationnelle de photocopieurs multifonctions, ainsi que les prestations associées et les consommables, hors papier. Les quantités indicatives sont de 13 appareils du modèle 1, 21 du modèle 2, 2 du modèle 3 et 1 du modèle 4, soit 37 appareils au total ; elles sont sans valeur contractuelle.

Configurations et performances

Les modèles doivent pouvoir imprimer depuis Windows 11 et versions ultérieures, Windows Server 2022 et versions ultérieures, Ubuntu 20.04 et versions ultérieures, et Mac OS X sur Intel et M1. Les exigences communes comprennent l’administration par navigateur, l’impression sécurisée, les langages PCL et PostScript niveau 3, une résolution d’au moins 600 × 600 dpi non interpolée, un écran tactile et la redirection des scans vers un courriel ou un dossier réseau SMBv3. Les modèles disposent également d’un port réseau IPv4 ; une prise USB en façade permet l’impression directe de PDF.

• Modèle 1 : appareil couleur d’appoint A4, impression et numérisation couleur, vitesse minimale de 20 pages A4 couleur par minute ; bac supplémentaire en option.
• Modèle 2 : couleur A4/A3, au moins 30 pages A4 couleur par minute, autonomie papier minimale de 1 100 feuilles (2 bacs de 500 feuilles et bypass de 100), introducteur d’au moins 80 feuilles et meuble sur roulettes. Bacs supplémentaires et agrafage un ou deux points en option.
• Modèle 3 : appareil noir A4/A3, au moins 25 pages A4 par minute, scanner A3 couleur, 4 bacs, introducteur d’au moins 80 feuilles et meuble sur roulettes. Le CCTP indique une autonomie minimale de 1 100 feuilles (2 × 500 et bypass de 100), alors que le cadre de réponse technique indique 2 100 feuilles (4 × 500 et bypass de 100) : cette divergence est à clarifier.
• Modèle 4 : couleur A4/A3+, au moins 45 pages A4 couleur par minute, autonomie minimale de 2 100 feuilles (4 bacs de 500 et bypass de 100), introducteur d’au moins 80 feuilles ; prise en charge du papier de 250 g/m² et du format 21 × 10 cm. Agrafage un ou deux points en option.

Installation, déploiement et outils de gestion

Les livraisons sont déclenchées selon les besoins par bons de commande. Le titulaire organise le déploiement, le reparamétrage des machines et la réinjection des carnets d’adresses ; il prévoit l’installation des pilotes sur le serveur d’impression Windows 2012R2, en présence du service informatique. Si la solution de suivi est installée sur site, elle est mise en place sur un serveur Windows 2022R2 avec ce même service. Les installations comprennent notamment le raccordement électrique et informatique, la documentation en français, le paramétrage de la solution de suivi, l’enlèvement des déchets et la rédaction d’un procès-verbal. Les besoins éventuels de modification électrique sont signalés dans les 14 jours calendaires suivant la notification.

Une solution logicielle relève à distance les compteurs et commande automatiquement les consommables, avec copie des courriels au service informatique. Une solution sur site est possible ; une solution cloud entièrement web est préférée. Le papier n’est pas fourni : les appareils doivent accepter le papier recyclé et le titulaire ne peut imposer une marque ou un type de papier. Le titulaire forme les utilisateurs aux fonctions courantes et aux interventions de premier niveau ; il communique aussi un interlocuteur technique disponible pendant le marché. Un tableau des consommations par appareil et par mois est transmis tous les six mois.

Maintenance, consommables et reprise

La maintenance préventive et corrective comprend consommables, pièces, main-d’œuvre, déplacements, réparations, réglages et remise en fonctionnement. Chaque appareil fait l’objet d’au moins une visite préventive par trimestre : nettoyage, contrôles mécaniques et électroniques, remplacement préventif des pièces d’usure selon les recommandations du constructeur et mise à jour des micrologiciels. Un compte rendu est remis au référent technique dans les 48 heures suivant chaque visite.

Les incidents peuvent être signalés par courriel, téléphone ou portail dédié. La hotline est francophone et joignable sur un numéro non surtaxé. Une intervention sur site est prévue au plus tard dans les 4 heures ouvrées, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h hors jours fériés ; un signalement reçu avant 13 h donne lieu à une intervention le jour même. Si une panne immobilise l’appareil plus de 72 heures, un équipement équivalent est mis gratuitement à disposition dans un délai maximal d’un jour ouvrable. Chaque intervention fait l’objet d’un bon indiquant notamment sa date, sa durée, son motif et les pièces concernées.

Une réserve de consommables équivalant à un mois est fournie et renouvelée pour éviter toute rupture ; les livraisons sont effectuées sous 72 heures après signalement et identifiées par appareil. Les toners sont d’origine constructeur ou compatibles certifiés ISO 14001 par leur fabricant ; les toners rechargés ou reconditionnés en filière certifiée sont encouragés. Le cadre de réponse indique que les modèles 3 et 4 doivent être neufs ; le reconditionné est admis pour les autres modèles sous conditions de remise à neuf, remplacement des pièces d’usure, tests, remise à zéro des compteurs et fourniture de justificatifs. Les équipements remplacés, bacs de récupération et pièces usagés sont repris ; en fin de marché, les matériels loués sont récupérés et traités conformément aux exigences DEEE.