Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le marché associe la location et l’installation de copieurs neufs, la fourniture de consommables hors papier, la maintenance préventive et curative, la formation des utilisateurs et la gestion des cartouches et toners usagés. Les scans ne sont pas facturés.

Parc et fonctions attendues

Six appareils sont prévus pour les besoins identifiés : trois de type 1 et trois de type 2. Ils doivent être de même marque.

• Type 1 (3 appareils) : un pour Saumur Agglopropreté, un pour Saumur Val de Loire Tourisme et un pour Saumur Agglobus. Vitesse minimale de 35 pages par minute; multifonction laser noir et couleur, connecté au réseau, en couleur haute qualité. Chargeur une passe, quatre bacs, gestion de plusieurs formats et grammages de papier ou d’enveloppes, agrafage automatique et piqûre à cheval pour livret. Le candidat indique le nombre maximal de pages pouvant être agrafées et assemblées par piqûre à cheval.
• Type 2 (3 appareils) : un pour Saumur Agglopropreté, un pour SEM Agglo Environnement et un pour Saumur Agglobus. Vitesse minimale de 25 pages par minute; multifonction laser noir et couleur, connecté au réseau. Chargeur une passe, quatre bacs, gestion de plusieurs formats et grammages de papier ou d’enveloppes, agrafage automatique sans piqûre à cheval. Le candidat indique le nombre maximal de pages pouvant être agrafées.

Les deux profils doivent permettre la numérisation en noir et blanc ou couleur, avec récupération automatique en PDF, TIFF ou JPEG et envoi des scans vers la boîte mail des utilisateurs. L’impression doit être possible depuis les formats courants (notamment Word, DOCX, PDF, JPEG/JPG, ODT, XLSX et PPTX) et depuis un support externe : clé USB pour le type 1; disque dur ou clé USB pour le type 2. Pour les deux types, la copie et l’impression couleur sont sélectionnables selon le besoin; le réglage par défaut est noir et blanc recto-verso. Le gabarit maximal indiqué pour chaque type est de 1,60 × 90, sans unité précisée.

Hors Saumur Val de Loire Tourisme, la gestion des impressions utilise un code de structure et un code personnel; copie et scan utilisent uniquement le code de structure. Le système doit permettre la refacturation entre entités, le suivi statistique des impressions, copies et scans, la sécurisation des impressions et leur annulation avant impression.

Une prestation supplémentaire éventuelle concerne la possibilité d’ajouter ultérieurement un équipement pour la SPL Restauration Collective du Saumurois, dont les besoins ne sont pas encore connus; livraison et installation interviendraient alors en cours de marché pour la durée restante. Une option d’acquisition des copieurs en fin de location est également prévue.

Maintenance, consommables et accompagnement

La maintenance couvre les pièces mécaniques, électroniques et informatiques, la main-d’œuvre et les déplacements. Les consommables, hors papier, sont à fournir par anticipation selon le niveau de toner restant. Le titulaire propose un relevé de compteurs obligatoirement en ligne, différencié par structure, et des statistiques de volumes et de coûts par service et périphérique. Il met en place un système de recyclage du toner, procède aux mises à jour matérielles et logicielles dès leur disponibilité officielle sous le contrôle du service informatique chargé du réseau, et fournit un matériel répondant à une future solution de gestion électronique de documents ou pouvant évoluer pour cela.

La GTI ne dépasse pas 6 heures et la GTR 48 heures à compter du signalement de l’incident. Un SAV joignable par téléphone et/ou courriel est prévu. Les candidats précisent dans leur note méthodologique la fréquence des visites prévues et les contrôles à distance éventuels.

La formation a lieu en début de contrat : formation de l’ensemble des équipes aux fonctions de base, au paramétrage des ordinateurs, des boîtes scan et de la gestion par codes; une journée de formation est prévue pour les référents du système de codes.

Prestations supplémentaires éventuelles et fin de location

Les candidats doivent présenter une offre pour les PSE. Pour Saumur Agglobus, elles portent sur le déplacement de deux copieurs Konica C250I (du rez-de-chaussée au premier étage, puis du premier étage à l’atelier), leur maintenance et la reprise d’un Konica C224EB situé dans l’atelier. Pour Saumur Val de Loire Tourisme, elles comprennent la réexpédition du Konica C450I de Saumur à DBR, 21 Rue Carl Linné à Angers, et la maintenance du Konica C3350I A4 du bureau de Doué-en-Anjou. Ce bureau fonctionne ponctuellement 4 à 6 mois pendant la période estivale; sur les douze derniers mois, ses volumes étaient de 379 impressions noir et blanc et 2 694 couleur. Pour Saumur Agglopropreté, les PSE comprennent la réexpédition de deux Konica C250i et C360i à DBR, 21 Rue Carl Linné à Angers, et d’un Kyocera TASKalfa à KOESIO, 5 Allée des Capucins, ZA du Champs Blanchard, à Distre.

En fin de location, le candidat décrit les modalités de récupération du matériel, transport compris, et indique le prix de reprise dans l’acte d’engagement.

Échéances de démarrage

Les dates de début prévues sont le 10 janvier 2027 pour Saumur Agglopropreté, le 3 février 2027 pour Saumur Val de Loire Tourisme, le 1er juillet 2027 pour SEM Agglo Environnement et le 10 août 2027 pour Saumur Agglobus.