Location et maintenance de copieurs multifonctions

Location d’un parc de copieurs multifonctions, avec installation et raccordement, entretien préventif et correctif, consommables hors papier et supports spéciaux, formation, suivi des volumes et enlèvement des matériels. Les matériels peuvent être neufs ou reconditionnés ; ils doivent être de même marque. Le parc existant compte 18 copieurs multifonctions.

Équipements et capacités

Trois configurations sont prévues : multifonction couleur 4-1 (40 copies/min minimum), couleur supérieure 4-2 (60 copies/min minimum) et noir 4-3 (40 copies/min minimum). Les caractéristiques communes comprennent notamment une résolution minimale de 600 dpi, les formats A6 à A3, un zoom de 25 à 400 %, 4 Go de RAM, une connexion Ethernet RJ45/TCP-IP, deux magasins A4 au minimum et un magasin A3. Les appareils assurent copie recto-verso et numérisation recto-verso jusqu’au A3 en un passage, numérisation vers courriel et dossier réseau, impression des formats d’image usuels et libération sécurisée des travaux par carte ou badge. Serveur d’impression : Windows Server 2022 Datacenter en machine virtuelle ; environnement Windows 7 professionnel et versions ultérieures compatibles. La compatibilité avec les badges SALTO n’est pas exigée.

• Agrafage intégré d’au moins 30 pages ; options additionnelles : module 60 pages compatible avec les trois configurations, module 100 pages compatible avec la 4-2, et module de pliage A4 en deux avec piquage à cheval, compatible avec la 4-2.
• Le DQE indicatif prévoit 14 appareils 4-1, 3 appareils 4-2 et 1 appareil 4-3 loués 48 mois ; ainsi qu’un appareil 4-1 pour chacune des périodes de 36, 24 et 12 mois, et un appareil 4-2 pour 24 mois. Il prévoit aussi un module de chaque type 4-4, 4-5 et 4-6 pour 48 mois, ainsi qu’un déplacement sur un même site et un déplacement entre deux sites. Ces quantités sont indicatives et n’engagent pas la collectivité.

Installation, consommables et maintenance

Le titulaire fournit, transporte, installe et met en service les appareils et accessoires, les raccorde aux réseaux avec le service informatique et effectue des essais des fonctions en présence de l’agent désigné. La documentation technique en français est remise au plus tard à la livraison. La formation est dispensée dans les locaux utilisateurs, par groupes de six agents au maximum ; elle couvre les fonctions de base et les interventions de premier niveau.

Les consommables nécessaires, notamment toners, cartouches et agrafes, sont inclus dans la maintenance, à l’exclusion du papier et des supports spéciaux. Le réapprovisionnement est automatique ; chaque livraison indique le matricule et l’emplacement de la machine et est effectuée sur son site d’installation. Pour chaque appareil, un stock d’avance comprend deux cartouches de chaque couleur, deux boîtes d’agrafes et deux récupérateurs d’encre.

La maintenance inclut pièces, main-d’œuvre, déplacements, réglages, mises à jour des pilotes et firmwares ainsi que les interventions correctives. Une vérification préventive est imposée au moins une fois par an. Les interventions ont lieu au minimum du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 14 h à 17 h, hors jours fériés ; un compte rendu précise notamment l’intervention, les pièces, le matricule, la date et le technicien. En cas d’immobilisation rendant l’appareil inutilisable pendant plus de 72 heures, un appareil provisoire de classe et fonction équivalentes est fourni jusqu’à la remise en service. Le remplacement des systèmes défectueux est également prévu en cas de dysfonctionnements répétés et avérés.

Déplacements et suivi

Les déplacements d’appareils sur un même site ou entre deux sites comprennent la main-d’œuvre, le transport, le matériel nécessaire et la reprogrammation des liaisons et codes utilisateurs. Le transfert demandé lors d’une évolution de service intervient dans les 7 jours ouvrés suivant le bon de commande ; les appareils sont enlevés au plus tard dans les 15 jours suivant la fin du marché.

Un logiciel ou accès web suit, pour chaque copieur, les copies totales, mensuelles, noir et couleur ; le suivi doit permettre une ventilation au minimum par service ou site. Un bilan annuel reprend ces données ainsi que les consommables remplacés et les interventions réalisées, avec arrêt du comptage au 31 décembre et transmission le 15 janvier.