Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Parc et configurations

• Quatre configurations matérielles prévues (Modèles 1 à 4) adaptées à différents usages (A4/A3, noir & blanc/couleur, débits d’impression, capacités des bacs, finition, etc.).
• Quantités indicatives : Modèle 1 = 13 unités ; Modèle 2 = 21 unités ; Modèle 3 = 2 unités ; Modèle 4 = 1 unité (total 37 unités).

Compatibilité et administration

• Compatibilité requise avec Windows 11, Server 2022, Linux (Ubuntu 20.04+), Mac OS X.
• Fonctionnalités d’administration à distance : relevés de compteurs automatisés, gestion et envoi de commandes de consommables, gestion des cartouches, carnet d’adresses, impression sécurisée, journalisation et traçabilité des interventions.
• Fourniture d’adresses de serveurs d’impression et des pilotes compatibles.

Maintenance, garanties et stocks

• Maintenance contractuelle sur 4 ans incluant consommables (hors papier), vérifications préventives, maintenance curative, fourniture de pièces et réglages.
• Délai d’intervention sur site : 4 heures ouvrées.
• Remplacement provisoire du matériel si indisponibilité supérieure à 72 heures ; mise à disposition gratuite de matériel de remplacement en cas d’immobilisation prolongée.
• Stock minimal de consommables : réserve d’un mois ; réapprovisionnement et livraison des consommables sous 72 heures après signalement ; disponibilité garantie des consommables.

Installation, documentation et formation

• Installation et mise en service réalisées par le titulaire à la livraison avec rédaction d’un procès-verbal d’installation.
• Raccordement réseau, remise des pilotes et logiciels, documentation en français (manuel d’utilisation, guide d’installation).
• Formation sur site des utilisateurs principaux ; contenu et durée à préciser par le titulaire.

Logiciel de gestion et reporting

• Fourniture et/ou installation d’un logiciel de gestion/collecte des relevés et des commandes de consommables, avec envoi des relevés au service informatique.
• Facturation détaillée selon nombre de copies N&B et couleur ; option de facturation mensuelle ou trimestrielle.
• Fourniture d’un tableau récapitulatif des consommations machine par machine, mois par mois, transmis tous les 6 mois.

Fourniture matérielle et conditions

• Matériel neuf exigé pour certaines machines ; reconditionné possible sous conditions (certifications, garanties minimales et traçabilité).
• Livraison franco de port et de manutention ; bons de livraison devant mentionner références, quantités, lieu et date de livraison et adresse de facturation.

Fin de vie et trajets contractuels

• Reprise des équipements remplacés et des consommables usagés via filière DEEE conforme.
• Protocoles de traçabilité des interventions et des pièces, et procédures de transmission des relevés et rapports.