Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Fonctionnalités minimales demandées

• Écran tactile ergonomique.
• Authentification utilisateurs (PIN, badge, carte ou équivalent) et gestion des droits d'accès par utilisateur/groupe.
• Comptabilisation et suivi des volumes par utilisateur/service.
• Numérisation vers e-mail, dossiers réseau et espaces de stockage sécurisés.
• File d'impression sécurisée (impressions en attente) et interfaces de supervision à distance.

Maintenance, support et continuité

• Maintenance préventive et curative intégrale (consommables et pièces d'usure incluses).
• Délai d'intervention maximal de 6 heures sur site en cas de panne.
• Prêt d'un équipement de remplacement en cas d'immobilisation prolongée.
• Mises à jour logicielles et correctifs de sécurité inclus.

Suivi, reporting et gestion du parc

• Fourniture d'un outil de supervision et reporting périodique des volumes et incidents.
• Organisation de la gestion des consommables (suivi des stocks, approvisionnement).

Sécurité des données et RGPD

• Effacement sécurisé des données lors d'interventions, remplacements et à la fin du contrat.
• Procédures de confidentialité et de sécurisation des flux d'impression et numérisation.

Fin de contrat et reversibilité

• Reprise des équipements, effacement sécurisé des données et coopération pour la transition.

Formation et documentation

• Formation des utilisateurs lors de la mise en service et lors de remplacements significatifs.
• Documentation technique et utilisateur en français, fournie en format papier et/ou numérique.

Obligations environnementales opérationnelles

• Fourniture d'équipements économes en énergie (modes veille, recto-verso, limitation de consommation de toner).
• Collecte et recyclage des consommables usagés sans frais.
• Reprise et traitement des équipements en fin de vie conformément aux DEEE.
• Limitation des déplacements techniques et dématérialisation des relevés lorsque possible.

Prestations additionnelles

• Reprise des anciens photocopieurs lors de l'installation et reprise en fin de contrat avec procédures d'effacement des données.
• Reporting et justificatifs des engagements environnementaux disponibles sur demande.