Location et maintenance de photocopieurs et imprimantes

Location, installation, paramétrage, mise en service et maintenance d’équipements neufs ; les matériels reconditionnés ne sont pas acceptés. Le parc comprend des photocopieurs couleur à haut débit et de groupe de travail, des imprimantes couleur A4 et des multifonctions couleur A4.

Profils d’équipements

• Photocopieurs couleur haut débit : 60 à 70 pages/minute en noir et blanc et en couleur ; deux magasins de 500 feuilles et un magasin frontal de 3 000 feuilles ; formats A3/A4, chargeur automatique, recto-verso automatique, écran tactile programmable et supports de 60 à 90 g ainsi que transparents, étiquettes et cartons. Module d’agrafage de 3 000 feuilles, à trois points, avec agrafage hors ligne.
• Photocopieurs couleur de groupe de travail : 30 à 40 pages/minute en noir et blanc et, pour la version couleur, en couleur ; deux magasins de 500 feuilles, socle, formats A3/A4, chargeur automatique, recto-verso automatique et supports spéciaux.
• Imprimantes couleur A4 : 30 à 35 pages/minute en noir et blanc comme en couleur, magasin de 100 feuilles. Multifonctions couleur A4 : mêmes débits, magasin de 500 feuilles, socle, chargeur automatique, zoom, recto-verso et écran programmable.

Les photocopieurs et multifonctions intègrent le scan couleur recto-verso, une connexion réseau 10/100/1000 Base-T, les langages PCL 6 et PS3, la lecture de badges sans contact Mifare ou équivalent, ScanToMail compatible StartTLS (port 587) et ScanToFolder. Les équipements disposent également de l’envoi d’alertes par courriel et d’une supervision à distance des volumes, toners et opérations de maintenance.

Impression, logiciels et licences
Le coût de copie utilise un compteur monochrome unique pour tous les matériels et trois compteurs couleur selon le taux de couverture : moins de 3 %, de 3 % à 7 %, et plus de 7 %. Le logiciel permet de limiter ou contrôler à distance les fonctions couleur par utilisateur ou groupe.

Le parc utilise un pilote d’impression commun, déployé sur un serveur fourni par la FDME, et des configurations de multifonctions clonables de façon simple et automatisée. Compatibilité Active Directory et gestion multi-constructeurs et multi-environnements (Windows, Macintosh et Linux). La solution Papercut, fournie par la FDME, s’interface avec les matériels et permet la centralisation des actions de maintenance, les alertes, la remontée automatique des compteurs, les statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles et la gestion des consommables. Elle comprend une file d’impression unique avec libération des travaux par badge sur n’importe quel copieur ; l’utilisateur peut sélectionner ou supprimer ses travaux. Le titulaire propose une mise à jour et fournit les licences, abonnements et droits nécessaires, notamment pour environ 8 000 comptes, ainsi que leur maintenance et leurs mises à jour.

Déploiement, appui et maintenance
Le titulaire organise le déploiement selon une méthode de gestion de projet et réalise la mise en service contradictoirement avec un représentant de la FDME. Il propose une procédure d’acceptation des matériels, fournit la documentation utile en français et forme les administrateurs informatiques pour chaque type d’équipement, ainsi que l’administrateur réseau aux fonctionnalités des matériels et logiciels. Une formation complémentaire plus approfondie peut être demandée après mise en service.

• Maintenance préventive : passage d’un technicien une fois par mois, visites planifiées, fourniture des consommables nécessaires, remplacement des pièces d’usure et prise en compte des évolutions logicielles, du paramétrage et de la connectique.
• Maintenance corrective : intervention au plus tard dans les deux jours ouvrés suivant le signalement ; compte rendu électronique après chaque intervention, stock tampon de pièces détachées et livre de bord dans chaque photocopieur. Si le fonctionnement ne peut être rétabli et qu’un remplacement est nécessaire, un équipement de capacité au moins équivalente est mis à disposition dans les trois jours ouvrés suivant le constat.
• Les toners et agrafes sont fournis sur demande dans les quatre jours ouvrés. Un état trimestriel individualisé par équipement peut être demandé : compteurs monochromes et couleur et nombre d’interventions, transmis électroniquement dans les 15 jours calendaires suivant le trimestre.
• Les déplacements d’équipements au sein d’un site ou entre sites, sur bon de commande, comprennent déconnexion, transport, réinstallation, raccordement, paramétrage et remise en service. Le titulaire assure la continuité des fonctions d’impression, de copie et de numérisation et propose, en cas d’incident, des solutions temporaires telles que redirection des impressions ou équipement de remplacement.

Les emballages sont repris après livraison et installation, sans abandon sur site sauf accord préalable, puis réemployés, valorisés ou recyclés. Les toners, cartouches et pièces usagées sont collectés et recyclés ; le matériel est enlevé en fin de location et orienté vers le réemploi, le recyclage ou la filière DEEE appropriée.