Location et maintenance de photocopieurs

Le marché prévoit la location de 34 photocopieurs neufs, avec installation, paramétrage, maintenance et fourniture des consommables. Le devis répartit le parc en 6 appareils A3 couleur, 1 A3 noir et blanc, 6 A4 couleur et 21 A4 noir et blanc. Les matériels proposés doivent figurer dans la dernière édition du catalogue du constructeur; aucun matériel reconditionné n’est admis.

Matériels et fonctionnalités

Les appareils doivent notamment disposer d’un écran tactile couleur (10 pouces minimum pour les A3), d’un chargeur automatique recto verso avec détection de double alimentation, de données chiffrées et d’un effacement sécurisé des travaux et données en fin de contrat. Les protocoles sécurisés exigés sont HTTPS, TLS 1.2 et 1.3 et SNMPv3, avec authentification des utilisateurs. Les formats de numérisation comprennent PDF, PDF/A, PDF compressé, PDF recherchable par OCR, JPEG et TIFF; la connexion est Ethernet Gigabit, les langages d’impression PCL 6 et PostScript. L’impression mobile AirPrint et Mopria est appréciée. Le volume mensuel maximal adapté aux consommations et la consommation électrique typique (TEC) sont à préciser dans l’offre.

• A3 couleur : au moins 55 ppm en A4 couleur et noir et blanc; numérisation recto verso en un passage d’au moins 150 images/minute; chargeur d’au moins 100 feuilles; RAM d’au moins 4 Go; SSD chiffré d’au moins 128 Go; au moins 3 bacs hors by-pass, options comprises; finition avec tri, agrafage, perforation et réceptacle grande capacité.
• A3 noir et blanc : au moins 40 ppm; chargeur d’au moins 100 feuilles; RAM d’au moins 4 Go; SSD chiffré; au moins 2 bacs hors by-pass, options comprises. La numérisation recto verso automatique est requise, le passage en une passe étant apprécié.
• A4 couleur et A4 noir et blanc : au moins 40 ppm; chargeur recto verso automatique d’au moins 50 feuilles; au moins 2 bacs hors by-pass, le second bac pouvant être une option pour l’A4 couleur. La numérisation en une passe est appréciée.

Les options nécessaires pour atteindre les caractéristiques minimales, notamment bacs supplémentaires, chargeur ou module de finition, sont incluses dans le prix de location. Le candidat fournit une brochure détaillée en français et complète le cadre de réponse technique pour chaque modèle.

Gestion, suivi et déploiement

Les fonctionnalités logicielles à détailler couvrent l’impression sécurisée par profils ou code d’accès, l’annuaire LDAP/Active Directory pour les profils d’impression et de numérisation, la compression et les formats de numérisation, les files d’attente, l’import/export des configurations ainsi que la numérisation continue, y compris avec formats A3/A4 différents. Une méthode d’impression protégée est obligatoire pour les utilisateurs; le contrôle par mot de passe est préféré. Une console Web centralisée est souhaitée pour gérer les profils, les droits couleur/noir et blanc et les limites d’impression par utilisateur.

Le titulaire fournit semestriellement les statistiques détaillées par appareil : copies et impressions noir et blanc et couleur en A4 et A3, ainsi que numérisations A4 et A3. Leur consultation directe via une console Web unique ou une couche applicative est préférée.

Le déploiement comprend la configuration réseau, les profils d’impression et de numérisation, l’interfaçage à Active Directory, le déploiement des fonctions nécessaires et des tests d’impression et de numérisation. Les pilotes doivent être compatibles 32 et 64 bits avec Windows 10, Windows 11 et Windows Server 2022. La configuration des pilotes sur le serveur d’impression Windows Server 2022 est effectuée par le département informatique; le titulaire intervient sur les autres tâches de déploiement prévues.

Formation, maintenance et fournitures

Le titulaire forme au minimum quatre personnes, forme les utilisateurs sur place et assure une formation d’une demi-journée auprès des secrétaires. Il fournit une documentation française d’utilisation et d’entretien courant, puis une documentation PDF complète des fonctionnalités de base et de celles vues en formation.

La maintenance comprend des visites préventives selon une fréquence proposée par le fournisseur, avec accord préalable de l’utilisateur, et des dépannages sur appel, par courriel ou via un gestionnaire de tickets. Elle couvre le remplacement des pièces défectueuses, usées ou cassées par usage normal et les interventions nécessaires au maintien en état de marche. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, de 08 h à 12 h et de 14 h à 17 h, hors jours fériés. Le délai maximal sur site est de 4 heures ouvrées au siège et de J+1 sur les sites distants; le candidat précise son délai réalisable pour chaque site. Si le matériel réparé devient indisponible pour le même motif dans les huit heures d’utilisation après remise en état, l’indisponibilité est comptée depuis le premier arrêt. Au-delà de 48 heures d’immobilisation, un appareil de même capacité est prêté. Le candidat précise le nombre et la qualification de ses techniciens.

Toners, bacs de récupération et agrafes sont inclus sans supplément. Un jeu de toner de réserve est maintenu pour chaque appareil; si plusieurs jeux ne sont pas possibles, une commande automatique est déclenchée sous 25 % de toner restant. Les consommables sont livrés sous 48 heures après commande. Le titulaire précise les modalités de gestion et de reprise des toners usagés et tient en stock les pièces d’usure classiques, notamment tambour, four et finisher.

Le rapport de fin de prestations, à remettre dans les 30 jours suivant leur achèvement, comporte la documentation technique des copieurs, la documentation technique du logiciel de gestion et la liste des adresses IP des copieurs.