Location et maintenance de photocopieurs

Objet

• Fourniture en location de 12 équipements multifonctions (couleur et noir & blanc) avec fourniture, livraison et installation incluses.

Équipements et fonctionnalités minimales

• Multifonctions couleur et N&B ; chargeur une passe ; 4 cassettes papier ; OCR intégré ; compression PDF.
• Télécopie non requise.
• Module d'agrafage (50 feuilles) et option "éco‑agrafage" à proposer en option chiffrée.
• Possibilité d'option « matériel seconde vie » avec justificatifs qualité et environnemental exigés.

Volumes estimés

• Volumes annuels de référence à prendre en compte pour dimensionnement et régularisation : environ 230 000 copies N&B et 173 000 copies couleur (total ≈ 403 000/an, ≈ 2 015 000 sur 5 ans).

Logiciels et pilotage

• Mise à disposition d'un portail client unifié : inventaire et suivi du parc, gestion des tickets d'incidents, gestion des consommables, reporting d'usage et reporting d'indicateurs environnementaux, catalogue de services, et possibilité d'intégration d'un portail de services pour optimiser les volumes d'impression.
• Portail de services numériques complété par outils de sensibilisation des usages (affichage dynamique ou équivalent).
• Une note explicative du portail est attendue en annexe de l'offre.

Accompagnement et conduite du changement

• Gestion de projet dédiée ; formation des utilisateurs (par personnel habilité Prince2 et/ou ITIL) ; actions de sensibilisation à l'usage via les outils d'affichage dynamique.

Maintenance et qualité de service

• Maintenance incluse pendant la durée contractuelle ; respect d'un niveau de service avec délais d'intervention courts (SLA à respecter) et équipes de proximité pour interventions rapides.
• Pénalités applicables en cas d'indisponibilité selon règles contractuelles.

Reprise et gestion des anciens équipements

• Reprise des anciens appareils demandée ; modalités de reprise à détailler dans l'offre.

Contraintes logistiques et facturation

• Gestion des interventions multi‑site, disponibilité d'équipes locales (proximité géographique exigée) et remise des factures via procédure électronique adaptée.

Développement durable

• Favoriser l'optimisation du parc et proposer, le cas échéant, des matériels seconde vie avec justificatifs qualité et environnement.
• Recyclage des consommables et toners avec traçabilité et rapports RSE demandés.