Location et maintenance du parc d'impression et reprographie

Parc matériel

Fourniture en location de 28 équipements : 27 multifonctions numériques (noir & blanc et couleur) et 1 presse numérique couleur.
État du parc : 19 appareils de dernière génération neufs, 9 appareils neufs ou reconditionnés standard (durée de vie ≤ 4 ans).

Déploiement et phases

Déploiement progressif avec 2 machines-tests (MOM/VABF) puis basculement vers le déploiement massif des 28 machines.
MOM (mise en ordre de marche) : env. 12 semaines pour livraison, paramétrage, tests et formations initiales.
VABF (vérification au bon fonctionnement) : 2 semaines de pré-production avec validation par procès-verbal.
VSR (validation du service régulier) : 2 mois d’accompagnement en production avant réception finale.

Logiciel et gestion centralisée

Fourniture d’un outil de gestion centralisée (type SaaS) pour pilotage des volumes, statistiques par utilisateur/groupe/matériel/site, et export de données.
Intégration à l’écosystème Microsoft 365 (notamment OneDrive for Business et SharePoint) et capacité d’authentification centralisée.

Fonctions d’impression et mobilité

Authentification individuelle (PIN) sur l’ensemble des matériels.
Impression sécurisée : libération des travaux uniquement après authentification, possibilité de stockage des tâches localement ou via internet et continuité en cas d’interruption réseau.
Impression « liberté » : routage et récupération des travaux sur n’importe quel multifonction du parc.
Impression mobile native (iOS/Android) et prise en charge des formats courants, avec options de restriction (recto/verso, N&B, etc.).

Numérisation et flux documentaires

Numérisation vers email, destinations réseau et destinations cloud (notamment SharePoint et OneDrive for Business).
Reporting d’activité couvrant volumes d’impressions/copies/scans par utilisateur, groupe, matériel et site.

Maintenance, télémaintenance et support

Fourniture d’un service de télémaintenance continu ; matériels fournis doivent être compatibles et connectés pendant toute la durée contractuelle.
Maintenance préventive et corrective, maintien en condition opérationnelle, disponibilité des pièces détachées et suivi des interventions via plateforme web.

Installation, formation et transfert de compétences

Installation des logiciels, procédures d’installation, sauvegarde/restauration, analyse des logs, administration des comptes et des droits.
Plan de formation pour administrateurs et utilisateurs finaux, documentation technique et tutoriels, accompagnement au changement et plan de communication.

Reporting, gouvernance et pilotage

Comités de pilotage annuels, tableaux de bord par appareil et par utilisateur, rapports exportables vers tableur.

Développement durable et traçabilité

Gestion et traçabilité de la récupération/valorisation des consommables et déchets, exigences de performance environnementale (consommation électrique, bruit, réparabilité).

Confidentialité et sécurité des données

Mesures de sécurité et engagements de confidentialité pour le traitement et la protection des données pendant l’exécution, modalités de sous-traitance à préciser.

Livrables

Documentation technique complète, tableau technique complété en annexe, procès-verbaux de VABF et récépissés de réception finale.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Marchés similaires