Location et maintenance d’équipements multifonctions

Location d’un parc rationalisé d’imprimantes, multifonctions et copieurs neufs, de même marque et non reconditionnés, avec logiciels liés. Le périmètre comprend la livraison, le paramétrage, l’installation, la fourniture et la gestion des consommables hors papier, la maintenance au coût à la page, la formation des utilisateurs et administrateurs, ainsi que le suivi du parc.

Le parc cible décrit dans le CCTP comprend 27 imprimantes A4 N&B, 9 imprimantes A4 couleur, 1 imprimante A3 couleur, 20 multifonctions A3 couleur, 9 multifonctions A4 couleur, 7 multifonctions A4 N&B et 8 multifonctions A3 N&B. Cette typologie totalise 81 appareils ; le BPU/DQE prévoit un chiffrage pour 83 équipements. Le DQE estime les volumes à 2 020 000 pages par an, dont 1 685 000 N&B et 335 000 couleur ; ces quantités sont indicatives et non contractuelles.

Caractéristiques et fonctionnalités

Les appareils doivent être compatibles avec l’environnement informatique et ses évolutions, disposer de pilotes, et permettre la gestion à distance lorsque connectés au réseau. Connexions Ethernet et USB 2.0 ; langages standards, notamment PCL et PostScript. Fonctions requises : impression différée et/ou sécurisée, édition d’étiquettes, quotas couleur et/ou N&B sur les multifonctions, recto verso tous formats, tri, agrafage, réduction/agrandissement et reconnaissance des formats en copie. Deux copieurs sont destinés au public : celui de l’accueil doit proposer un paiement par pièces ; celui de la médiathèque permet les copies gratuites et doit pouvoir limiter le nombre de copies par visiteur.

Exigences minimales indiquées : vitesses de 25 à 35 pages/minute selon les catégories ; mémoire de 128 à 512 Mo, avec justification si une capacité moindre est proposée. Résolution standard d’au moins 600 dpi. Formats A4 (A6 à A4) ou A3/A4 (A6 à A3) selon le type ; papier de 75 à 105 g/m² au minimum, y compris papier recyclé. Capacité minimale des imprimantes : bypass 50 feuilles, bac A4 principal 250 feuilles et option de bac A4 supplémentaire de 500 feuilles. Multifonctions/copieurs : chargeur 50 feuilles, bypass 50 feuilles, deux bacs A4 de 500 feuilles et option de bac supplémentaire de 500 feuilles ; pour les appareils A3/A4, bac A3 d’au moins 250 feuilles. L’équipement des relations publiques requiert un bac spécialisé pour l’impression d’enveloppes en grand nombre.

Déploiement, consommables et maintenance

Le titulaire organise le projet et le déploiement multi-sites : livraison, déballage, montage, raccordement réseau ou exceptionnellement USB, paramétrage, tests de fonctionnement, prise en main et évacuation des emballages. Il fournit un chef de projet, prépare le planning avec la Ville, accompagne la validation technique et remet après déploiement une liste électronique des appareils et logiciels installés, avec numéros de série, localisation complète, date d’installation, connexion et versions logicielles. Les pilotes et logiciels doivent être compatibles avec les environnements Windows Server 2012 R2, 2016 et 2019 et la ferme RDS sous Windows 2012 R2 ; les logiciels et prérequis sont à documenter.

Les consommables et produits nécessaires au fonctionnement sont fournis hors papier et supports spéciaux. La Ville centralise les demandes au magasin général ; aucune livraison de consommables n’est prévue sur un autre site. Livraison sous 48 heures ouvrées. Le titulaire précise sa stratégie de stock, de suivi et de réapprovisionnement ; il met en place la collecte et le recyclage des consommables usagés, à ses frais pour leur réexpédition. Le remplacement physique des consommables est à la charge de la Ville.

La maintenance inclut main-d’œuvre, déplacements, pièces, remplacements pour usure, réglages, mises à jour matérielles et logicielles et dépannage, y compris logiciel. Remise en service sous 48 heures ouvrées ; si une panne immobilise un appareil plus de 72 heures ouvrées, un équipement de performance équivalente est fourni gratuitement. En cas d’au moins 4 interventions par mois pour pannes matérielles répétitives, échange à la charge du titulaire contre un appareil de gamme équivalente ou supérieure dans un délai minimum de 10 jours ouvrés. Remplacement d’un appareil défectueux dans les 10 jours ouvrés en cas de mauvais fonctionnement ou de pannes répétitives. Aucune visite périodique préventive n’est demandée ; lors d’une intervention curative, contrôle complet et remplacement des pièces usées. Une intervention préventive reste possible en cas de consommation importante ou de taux d’intervention supérieur aux références constatées sur le marché français.

Un logiciel compatible assure la remontée automatique des compteurs N&B et couleur et des données de suivi ; son exploitation est fournie pendant le marché. Pour les appareils sans remontée automatique, la Ville collecte les compteurs une fois par an à la date anniversaire de la signature. Le titulaire propose des indicateurs et remet des bilans de suivi ; bilan initial à la fin du premier trimestre d’exploitation, puis bilan annuel avec plan de situation du matériel et historique des installations, déplacements, déposes, entretiens et réparations, sur support numérique. Facturation de la location et du coût à la page trimestrielle ; aucun volume minimum par appareil n’est prévu.

Formation, déménagement et fin de marché

Formation des utilisateurs sur chaque site et des administrateurs ; supports en français, papier et électronique, exemplaire papier à disposition auprès de chaque appareil. Documentation électronique en français : guides fonctionnels, d’installation, d’exploitation et de déclaration des incidents, demandes de consommables ou déménagements.

Le déménagement gratuit des multifonctions est prévu dans la limite de 5 % du parc global par an au titre de l’objet général du marché ; la clause de maintenance mentionne, pour les déplacements sur un même étage, changements d’étage et de bâtiment, une limite de 10 % du parc global par an. En fin de marché, reprise des équipements sur les sites concernés au fur et à mesure de la mise en service du parc suivant.