Location et maintenance de copieurs

Location de matériels neufs ou reconditionnés, livraison, mise en place, raccordement, paramétrage et mise en service, avec formation des utilisateurs sur chaque site. Sont également inclus la maintenance préventive et corrective, les consommables hors papier, les logiciels et connexions nécessaires ainsi que le suivi des consommations par connexion au réseau communal. Les équipements doivent fonctionner en environnement PC et Mac et s’intégrer à un réseau sécurisé.

Configurations et capacités

Les besoins concernent 12 appareils : mairie (étage, accueil RDC et RH), police municipale, centre technique municipal, centre de loisirs et six écoles. Les volumes annuels estimés pour le parc existant, exprimés en couleur / noir et blanc, sont : mairie étage 40 000 / 40 000, accueil RDC 13 000 / 13 000, RH 8 000 / 7 000, police municipale 4 000 / 2 000, centre technique 4 000 / 2 000, centre de loisirs 30 000 / 40 000, maternelle Centre 4 000 / 12 000, élémentaire Centre 1 000 / 96 000, maternelle Stade 6 000 / 20 000, élémentaire Stade 15 000 / 70 000, maternelle Duhamel 16 000 / 2 000 et élémentaire Duhamel 8 000 / 44 000.

Les capacités annuelles annoncées pour les matériels demandés sont respectivement de 80 000 copies pour la mairie étage, 30 000 pour l’accueil, 30 000 pour le RH, 15 000 pour la police municipale, 7 000 pour le centre technique, 70 000 pour le centre de loisirs, 25 000 pour la maternelle Stade, 80 000 pour l’élémentaire Stade, 25 000 pour la maternelle Duhamel, 50 000 pour l’élémentaire Duhamel, 15 000 pour la maternelle Centre et 80 000 pour l’élémentaire Centre.

Les spécifications communes comprennent l’impression couleur avec pilote noir et blanc configuré par défaut, la numérisation vers dossier et courriel (mentionnée pour les appareils scolaires), un carnet d’adresses unifié, une résolution indicative minimale de 300 dpi, des supports de 60 à 210 g/m² et une veille prolongée d’environ 1 W. Les appareils scolaires sont prévus en formats A6 à A3, avec une cassette A4 de 500 feuilles et une cassette A3 de 500 feuilles, chargeur recto verso, mémoire minimale de 1 Go et disque de 100 Go, passe-copie de 100 feuilles, meuble support et interface Ethernet Gigabit/USB compatible Windows et MacOS, livrée avec les pilotes PC. Leur vitesse minimale A4 varie selon le site : 20 ou 25 ppm en noir et blanc, et noir et blanc et couleur pour certains appareils. Le descriptif mentionne aussi, pour plusieurs écoles, une option de copieur couleur à chiffrer, tout en indiquant la couleur comme obligatoire.

Pour les services municipaux, la mairie étage requiert le format A6 à A3, au moins 50 ppm A4 en noir et blanc et couleur, trois cassettes A4 de 500 feuilles et une A3 de 500 feuilles, mémoire de 2 Go et disque de 160 Go, gestion d’au moins 20 codes utilisateurs et impression sécurisée. L’accueil RDC demande au moins 25 ppm, deux cassettes A4 et une A3 de 500 feuilles, mémoire de 1 Go et disque de 160 Go. Le RH, la police et le centre technique demandent des appareils A6 à A4, au moins 20 ppm, une cassette A4 de 500 feuilles et mémoire de 1 Go ; disque de 100 Go au RH et de 100 Go minimum à la police et au centre technique. Le centre de loisirs demande les formats A6 à A3, au moins 20 ppm, une cassette A4 et une A3 de 500 feuilles, mémoire de 1 Go et disque de 160 Go. Des options de pli en deux ou en trois sont à chiffrer pour la mairie étage.

Maintenance, sécurité et continuité de service

La maintenance préventive est assurée au minimum une fois par an, selon un calendrier défini avec la commune. La hotline est accessible les jours ouvrés, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h ; le technicien s’efforce de résoudre le problème dans l’heure suivant l’appel. Si la téléassistance échoue, l’intervention sur site doit avoir lieu au plus tard dans les quatre heures ouvrées suivant l’appel et la réparation dans les 48 heures ouvrées. En cas de panne dépassant deux jours ouvrés, un matériel équivalent ou un autre copieur doit être fourni pendant la réparation.

Le forfait comprend hotline illimitée, interventions, pièces détachées sans exclusion, main-d’œuvre, déplacements, remise en état ou remplacement des équipements défectueux, mises à jour des logiciels et pilotes, et stocks suffisants de consommables pour éviter les ruptures. Sont notamment fournis encre noire et couleur, toner, masters, développeur et tambour ; le papier est exclu. La reprise des consommables usagés et des pièces destinées aux déchets est prévue. Les disques durs doivent permettre un effacement sécurisé des données lors de la restitution. Chaque intervention donne lieu à un compte rendu par courriel, sous 48 heures, indiquant date, durée, motif et pièces concernées.

Livraison, installation et formation

Le branchement, la connexion informatique, l’installation des logiciels sur les postes et le test de toutes les fonctionnalités sont inclus, sans supplément de prix. La formation est gratuite, sur site, après la mise en service et au plus tard dans les 24 heures ; le candidat indique le temps de formation par machine. La livraison et l’installation sont prévues au plus tard le 1er janvier 2027. Les quantités de matériels ou consommations peuvent être modifiées par avenant, avec ajustement des prix au prorata. Le déplacement et la réinstallation des copieurs sur de nouveaux sites peuvent être demandés en cas de réorganisation des services.