Achat, location et maintenance des matériels d’impression

Le marché couvre la fourniture, à l’achat ou en location, de photocopieurs noir et blanc ou couleur ainsi que l’entretien et la maintenance des photocopieurs et traceurs. Le matériel peut être neuf ou reconditionné. Les appareils reconditionnés doivent offrir une garantie de fonctionnement équivalente à celle d’un matériel neuf équivalent ; les pièces de maintenance sont neuves.

Les gammes de photocopieurs comprennent des modèles A4/A3 à partir de 20 ppm, avec des déclinaisons à 35, 40 et 50 ppm et des presses numériques proposées dans le bordereau. Les offres doivent présenter un port Ethernet 1 Gbit, un scanner recto verso avec chargeur de feuilles, un disque dur interne, des bacs A4/A3 modulables, un bypass manuel et la fonction de numérisation vers fichiers ou courriel. Le bordereau décline aussi des traceurs couleur A0 jet d’encre ou utilisant une autre technologie, en gammes entrée, moyenne et haute, avec notamment un scanner A0 et des options proposées.

À chaque fourniture de matériel sont associés le transport, la livraison, l’installation, la reprise de l’ancien équipement, la mise en service, la configuration, les tests et essais, ainsi que la formation d’un utilisateur par photocopieur. La date et l’heure de livraison sont convenues avec le membre concerné et confirmées par courriel au moins 48 heures à l’avance.

Maintenance, consommables et suivi

La maintenance comprend les visites préventives et curatives, les déplacements et la main-d’œuvre du technicien, les pièces, les toners, cartouches, agrafes et autres consommables nécessaires. Le papier est exclu. La maintenance préventive doit être proposée à une fréquence d’au moins une visite par an. Le délai d’intervention corrective est celui proposé par le candidat, dans la limite de 48 heures ; si un photocopieur reste immobilisé plus de 48 heures, un matériel de remplacement équivalent doit être mis à disposition.

Un stock initial supplémentaire accompagne les équipements : un toner cyan, un jaune, un magenta et un noir, un paquet d’agrafes et un récupérateur d’encre. Le logiciel de suivi permet le réapprovisionnement préventif selon les consommations ; les consommables de remplacement doivent être expédiés dans les deux jours ouvrés suivant le déclenchement de la livraison. Les colis ou bordereaux identifient le matériel destinataire. Une commande manuelle des consommables manquants ou non reçus est aussi possible.

Le titulaire fournit un outil de suivi de parc installé sur une machine virtuelle dédiée et configuré pour interroger les matériels à distance sur le réseau local ; il peut être mutualisé entre les membres reliés informatiquement. Le suivi porte notamment sur les compteurs noir et blanc et couleur, les niveaux de consommables et les codes de panne. Les relevés sont planifiés avec chaque membre et leur fréquence est configurable selon les données, avec comme exemples un relevé des niveaux de toner toutes les quatre heures, des compteurs toutes les 24 heures et des pannes toutes les heures.

Une interface de gestion permet de commander et suivre les consommables, d’exporter le parc, de modifier la localisation des matériels, de déclencher et suivre les interventions, de gérer des comptes avec différents droits et de consulter l’historique des visites préventives et interventions. Le logiciel doit aussi permettre l’intégration des lecteurs de badge et l’interfaçage avec le logiciel de libération et de suivi des impressions. PaperCut est déjà installé à l’ACSO et à Creil ; les autres membres n’ont pas de logiciel installé. Le titulaire ne fournit pas le logiciel déjà acquis par le coordonnateur, mais assure la migration de l’existant Uniflow vers PaperCut pour la commune de Creil.

Équipements et accompagnement

Le matériel doit être compatible avec PaperCut et recevoir un lecteur de badge MIFARE ou compatible pour sécuriser les impressions et permettre leur comptabilisation. Une solution comprenant des équipements ou logiciels accessibles aux utilisateurs donne lieu à une formation sans supplément de coût. La documentation remise aux membres décrit les caractéristiques de configuration propres à leur fonctionnement.

Le titulaire reprend la maintenance du parc existant. S’il rencontre une difficulté liée notamment à l’ancienneté, à l’obsolescence, à l’approvisionnement en pièces ou au volume d’utilisation, il en informe les membres et peut proposer l’achat ou la location d’un matériel adapté. Lorsqu’un membre choisit la location, une option de rachat de certains ou de tous les photocopieurs est proposée en fin de marché, sans obligation de rachat pour l’acheteur.