Location et maintenance de copieurs multifonctions

Location de matériels multifonctions neufs en principe, avec mise en service, maintenance matérielle, consommables et services numériques associés. Les matériels d’occasion ou reconditionnés ne sont pas acceptés, sauf pour ceux commandés pour une durée d’un an. L’exploitation est prévue en facturation à la page, avec outils de suivi et de reporting.

La gamme attendue comprend huit modèles laser ou équivalents. Les valeurs ci-dessous reprennent les spécifications des modèles proposés :

| Caractéristique | Modèle 1 | Modèle 2 | Modèle 3 | Modèle 4 | Modèle 5 | Modèle 6 | Modèle 7 | Modèle 8 |
|---|---:|---:|---:|---:|---:|---:|---:|---:|
| Vitesse d’impression et de copie N&B (ppm) | 22 | 28 | 36 | 28 | 36 | 45 | 51 | 55 |
| Vitesse d’impression et de copie couleur (ppm) | 22 | 28 | 36 | — | — | — | à partir de 40 | 51 |
| Mémoire standard | 2 Go | 2 Go | 2 Go | 2 Go | 2 Go | 2 Go | 2 Go | 2 Go |
| Scanner à plat avec chargeur automatique | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Vitesse de numérisation | à partir de 10 ppm | à partir de 10 ppm | à partir de 10 ppm | à partir de 10 ppm | à partir de 10 ppm | à partir de 80 ppm | à partir de 80 ppm | à partir de 80 ppm |

Le recto-verso est standard sur les huit modèles, avec une plage de dimensionnement de 25 à 400 %. La numérisation couleur, les sorties PDF, TIFF et JPEG au minimum, le scan vers messagerie et le fax sont prévus sur toute la gamme. Le chargeur double passe est en option sur les modèles 6 à 8 ; le scan vers dossier y est standard. Les modèles 6 à 8 comportent également la gestion interne d’au moins 99 comptes utilisateurs ; le lecteur NFC y est optionnel.

Tous les modèles disposent d’un chargeur automatique et d’un départ manuel d’au moins 50 feuilles, ainsi que de deux bacs de 500 feuilles. Les modèles 6 à 8 ajoutent un troisième bac de 500 feuilles ; le modèle 8 propose l’agrafage de 50 pages. Le cahier technique indique les langages d’impression « PCS, PS ».

Intégration et services numériques

Les équipements doivent s’intégrer aux environnements virtualisés et fonctionner avec les systèmes Windows et Linux. Les pilotes sont attendus compatibles au minimum avec Windows 10/11 en 32 et 64 bits et Windows Server 2019/2022, personnalisables, télédistribuables et installables sur les postes sans droits administrateur. La compatibilité PCL et Postscript est exigée en standard. Les fonctions attendues comprennent notamment le recto-verso, le choix A4/A3, le paysage, le nombre de copies, la sélection de qualité, la sélection des bacs et la numérisation vers dossier ou messagerie.

Les services associés couvrent la gestion et le suivi à distance du parc, le clonage de configurations, les alertes, les compteurs et les rapports de volumétrie. Les fonctions de comptabilisation peuvent inclure contrôle d’accès, quotas, suivi, reporting, impression sécurisée et à la demande, séparation monochrome/couleur, refacturation et ventilation. Sont aussi décrits le tracking des impressions avec identification par code ou badge, la gestion de lecteurs de cartes (dont Mifare), l’intégration du lecteur existant, la conversion de documents numérisés, la reconnaissance de caractères, la soumission de travaux au centre de reprographie et le devis en ligne. Une prestation supplémentaire éventuelle porte sur le chiffrage d’une gestion avec code par agent pour identifier les gros consommateurs de copies.

Déploiement, formation et maintenance

La livraison, l’installation physique et les branchements nécessaires sont inclus dans le loyer. La mise en service comprend notamment le paramétrage réseau et du panneau de commande, l’installation des pilotes, l’intégration éventuelle à la solution d’accounting existante, les tests et l’évacuation des emballages. Le transport, l’installation et les sujétions d’accès sont à la charge du titulaire ; les accès contraints peuvent nécessiter une nacelle, et l’emploi d’un transpalette est à éviter sur les sols fragiles.

La formation aux fonctions de base et nouvelles est dispensée sur le site d’installation, pour des groupes allant de quelques agents (1 à 5) à 20 personnes maximum ; elle est incluse dans le loyer. Un guide électronique et un exemplaire papier sont fournis avec chaque équipement.

Les copieurs sont garantis pendant la durée du contrat, prolongations comprises, avec les pièces détachées et pièces d’usure et leurs remplacements. L’offre doit préciser les exclusions de casse et décrire la maintenance préventive, les mises à niveau logicielles annuelles et les moyens d’intervention. Le délai souhaité est une intervention à J+1 et une remise en service à J+2. Des comptes rendus d’intervention sont remis ; un tableau récapitulatif est fourni chaque trimestre. Les relevés de compteurs des équipements connectés sont remontés automatiquement et doivent permettre une consultation en temps réel ou, à défaut, à la journée.

Les consommables sont approvisionnés automatiquement par le titulaire. Un stock d’avance équivalent à une semaine de consommation moyenne est souhaité pour chaque matériel ; un numéro d’appel unique est requis pour les demandes. Le titulaire organise aussi la collecte et le remplacement des boîtes de cartouches usagées, à sa charge.

En fin de marché, la réversibilité comprend le transfert de connaissances et de responsabilités, ainsi que la remise de la documentation et de l’inventaire du parc. Le titulaire récupère les matériels dans les trois mois suivant la fin du marché, après accord de la collectivité sur le planning ; il propose également les modalités, notamment financières, d’un éventuel achat de tout ou partie des matériels loués.