Location et maintenance de copieurs multifonctions

Fourniture et installation de 13 copieurs multifonctions laser, avec une machine en option pour la Régie d’Entretien. Le calendrier de mise en place est lié aux besoins détaillés dans les fiches 1 à 13 ; les échéances des contrats en cours sont indiquées au 1er avril 2027. La prestation comprend la reprise des appareils existants, la formation des utilisateurs et la remise des modes d’emploi. L’installation est coordonnée avec le service informatique d’ADIS.

Fonctionnalités et compatibilité

Les appareils doivent être multitâches, prendre en charge les impressions du serveur AS 400 et répondre aux besoins d’impression et de numérisation. Les caractéristiques demandées incluent notamment :

• détection de mouvement pour la mise en veille et blocage des impressions et copies en noir et blanc ;
• impression depuis une tablette Android ou Apple, ainsi que depuis ou vers des applications connectées au cloud ;
• prise en charge du papier jusqu’à 300 g ;
• chiffrement des informations stockées et des remontées automatiques de compteurs, antivirus et numérisation recto-verso en un seul passage avec suppression des pages blanches.

Le questionnaire technique demande également de préciser les flux Windows et AS 400, le scan-to-mail (compatibilité Lotus Domino et Outlook), la limite de pages numérisables, les fonctions OCR et de modification des documents numérisés, ainsi que la documentation technique en français.

Maintenance et assistance

La maintenance couvre le relevé distant des volumes, la supervision du parc, un portail Print Management Services et la gestion des toners et autres consommables, avec réapprovisionnement systématique selon leur niveau. Les consommables doivent être compatibles sur l’ensemble de la flotte ; le remplacement de pièces d’usure telles que le four ou le photorécepteur doit pouvoir être effectué par l’utilisateur.

Le coût à la page comprend les visites de maintenance, le remplacement des pièces détachées, l’encre, le papier blanc 80 g/m² aux formats A3 et A4 livré aux agences, l’assistance et le dépannage. Le contrat inclut aussi un comité de pilotage trimestriel et une révision technique annuelle de la flotte. Le délai maximal d’intervention en cas de dysfonctionnement doit être inférieur à 4 heures ; son décompte court pendant les horaires d’ouverture des agences. La prestation comprend l’entretien préventif et les modifications du matériel à l’initiative du titulaire. Le candidat précise les moyens de hotline, d’intervention sur site, de retour à la normale et de dépannage en cas de panne bloquante, notamment le prêt éventuel de matériel.

La tarification distingue location trimestrielle et coûts à la copie noir et blanc et couleur, maintenance et papier compris. Le questionnaire demande aussi de préciser si les agrafes sont comprises dans la maintenance et si le coût de copie A3 est identique à celui de l’A4.