Location et maintenance de copieurs multifonctions

Le titulaire fournit, livre, manutentionne, installe, raccorde et configure des copieurs multifonctions neufs, avec leurs accessoires, modules de finition et consommables couverts par le coût à la page. Les équipements sont étiquetés, inscrits dans une console d’administration et remis avec reprise des emballages et remise en état des lieux. Le titulaire peut également déplacer, réinstaller, reconfigurer et tester un équipement en cours de contrat.

Le déploiement comprend l’inventaire, l’implantation cible, le planning, les prérequis électriques, réseau et logiciels, le plan d’adressage, la migration des files et pilotes, le plan de tests, le retour arrière et la gestion des déchets et emballages. La réception vérifie contradictoirement la conformité des matériels, de la configuration, de la sécurité, des fonctionnalités, de la documentation et des essais.

Gammes et fonctionnalités d’impression

Deux gammes principales sont prévues :

• Copieur A3 multifonction couleur entreprise destiné notamment aux supports marketing et de communication : vitesse minimale de 65 ppm en A4, 2 bacs A4 de 500 feuilles minimum dont 1 bac A4R, 1 bac A3 de 500 feuilles minimum, scanner recto verso en un passage à 270 ipm et module de finition.
• Copieur A3 multifonction couleur service : vitesse minimale de 30 ppm en A4, 2 bacs A4 de 500 feuilles minimum dont 1 bac A4R, 1 bac A3 de 500 feuilles minimum, trieuse-agrafeuse et scanner recto verso en un passage à 270 ipm.

Les équipements doivent accepter les formats A4 et/ou A3, assurer automatiquement le recto verso en impression et numérisation, gérer les langages PCL 6 et PostScript 3 ou équivalents, proposer un écran tactile en français, un bac dédié aux préimprimés et des fonctions d’accessibilité. Le mode par défaut est le recto verso en noir et blanc, paramétrable par Silène. Les compteurs distinguent copie et impression, A3 et A4, noir et blanc et couleur, ainsi que la numérisation.

Les fonctions de tri, assemblage, agrafage, brochure A4 et A3, dépliants, cartes de visite, invitations et bannières sont attendues pour la réception des travaux. Le tri doit pouvoir s’effectuer par décalage ou par réceptacle utilisateur/service, avec une capacité minimale de 2 000 feuilles. Un module de finition est également prévu en option pour la gamme service.

Numérisation, sécurité et système d’information

La numérisation est effectuée vers des répertoires réseau SMB sécurisés et/ou SFTP autorisés. Les formats comprennent le PDF par défaut, ainsi que PDF/A, PDF interrogeable par OCR, JPEG et TIFF lorsqu’ils sont disponibles. La résolution est paramétrable à 200, 300 et 600 dpi au minimum, avec compression, suppression des pages blanches, redressement et orientation automatiques. La fonction Scan to Mail reste désactivée par défaut et ne peut être activée que sur décision écrite de Silène.

L’impression directe et l’impression retenue sécurisée doivent être disponibles, avec libération par code personnel et, si l’option est commandée, par badge. Une fonction « follow-me » peut permettre la libération sur tout équipement compatible. Les travaux non libérés sont supprimés automatiquement selon une durée paramétrable et ne doivent pas être imprimés après redémarrage sans règle explicite de Silène.

La solution est compatible avec les postes X64 ou ARM sous Windows 11, les serveurs Windows Server 2025, les environnements Citrix et l’annuaire Active Directory/LDAP. Elle comprend un pilote universel signé et administrable centralement, ainsi que les mises à jour, correctifs et documentations nécessaires au maintien de la compatibilité avec les systèmes supportés.

La configuration applique le moindre privilège et désactive les fonctions, comptes, ports et protocoles inutilisés. HTTPS, comptes nominatifs ou annuaire, rôles séparés et changement des mots de passe par défaut sont requis. FTP, Telnet, HTTP non chiffré, SMBv1 et SNMPv1/v2c sont désactivés sauf dérogation écrite ; SFTP, SMBv3, SNMPv3 et TLS 1.2 ou ultérieur sont privilégiés. Le stockage interne est chiffré lorsque disponible et les travaux sont effacés de manière sécurisée.

Le titulaire fournit un dossier de sécurité comprenant le schéma des flux, ports et destinations, la matrice des comptes et habilitations, le guide de durcissement, la politique de mise à jour, la description des données, la procédure de télémaintenance et la procédure ainsi que le certificat d’effacement sécurisé.

Administration, maintenance et consommables

Une console centralisée accessible par navigateur permet l’inventaire, la visualisation des états, les alertes, les niveaux de consommables, les incidents, les droits d’accès, les compteurs, les statistiques et l’export CSV, XLSX ou équivalent. Elle conserve l’historique des interventions et changements et peut gérer les imprimantes réseau existantes multi-constructeurs lorsque cela est techniquement possible.

Le support est accessible par portail, courriel et téléphone. Chaque demande reçoit un numéro de ticket horodaté, avec accès au statut et à l’historique, escalade technique et managériale documentée et interventions sur site par du personnel qualifié. En cas de dysfonctionnement, le rétablissement est réalisé sous 8 heures ouvrées, entre 9 heures et 17 heures du lundi au vendredi, fournitures et services nécessaires compris.

La maintenance inclut les opérations préventives planifiées selon les préconisations du constructeur et l’état des équipements, le remplacement anticipé des composants d’usure, les mises à jour correctives et de sécurité, l’assistance d’usage, de paramétrage et d’administration, ainsi que les versions mineures et majeures des logiciels sauf exclusion explicitement chiffrée.

La gestion proactive des toners et autres consommables, hors papier, comprend le déclenchement anticipé des expéditions, la livraison sans frais supplémentaire, l’identification de l’équipement destinataire, la traçabilité, un stock de sécurité défini au déploiement et la collecte avec valorisation des consommables usagés. Le télérelevé automatique alimente une facturation mensuelle distinguant loyers, coûts noir et blanc, coûts couleur, options et prestations hors forfait, avec fichier détaillé exploitable.

Formation, documentation et fin de prestation

La formation comprend une session avancée des administrateurs informatiques dans les 15 jours suivant la mise en service, une formation du service communication et la prise en main des utilisateurs ou référents de site lors du déploiement. Les guides administrateur et utilisateur sont remis en français au format électronique, avec une fiche pratique personnalisée et des mises à jour après évolution significative.

En fin de prestation, le titulaire réalise l’inventaire contradictoire, exporte les configurations, compteurs, historiques et données de reporting, supprime les comptes, agents et connecteurs, efface les supports internes avec certificat par équipement, enlève et transporte les matériels et remet les emplacements en état. Il coopère avec le nouveau titulaire pour éviter toute interruption de service.