Location et maintenance de copieurs et imprimantes

Location, installation et maintenance d’équipements multifonctions couleur, avec une solution de gestion des impressions, copies et numérisations. Les commandes précisent leurs propres délais d’exécution; leur durée maximale d’exécution est de 2 mois. Le nombre de matériels n’est pas figé et peut évoluer.

La description technique détaille huit copieurs neufs A3 : six répartis sur les deux sites du siège (quatre au 31 boulevard Hippolyte Faure, deux au 47 boulevard Hippolyte Faure) et un dans chacune des deux agences. Les vitesses indiquées sont de 40, 70, 50 et 40 ppm au premier site, 40 et 50 ppm au second, puis 40 ppm dans chaque agence. Chaque appareil est prévu avec trois bacs, un chargeur recto-verso, copie, scan vers courriel/réseau, commande automatique de consommables et relevé automatique des compteurs; hauteur minimale de 90 cm. Le chargeur de grande capacité (au moins 1 500 feuilles) est prévu pour les appareils 70 ppm et 50 ppm du premier site. L’agrafage est demandé pour le copieur 50 ppm du premier site et les deux appareils du second; le module de finition livret/réduction est demandé pour le 50 ppm du premier site.

L’impression de documents confidentiels est prévue sur les quatre appareils du premier site et dans les deux agences, pour toutes les copies; elle n’est pas indiquée pour les deux copieurs du second site. L’impression régulière de grands volumes est prévue sur le copieur 70 ppm du premier site, plusieurs fois par an. Les appareils recherchés doivent être robustes, avec peu de pannes et de bourrages papier, et limiter le bruit d’impression.

Gestion des impressions et maintenance

La solution de gestion, de type Gespage ou équivalent, doit être installée sur tous les copieurs et imprimantes et être compatible avec leur marque. Sont obligatoires :

• libération sécurisée après authentification; impression itinérante récupérable sur tout copieur et tout site; authentification par badge RFID, code personnel ou identifiant et mot de passe;
• synchronisation automatique avec Active Directory et Microsoft Entra ID; noir et blanc et recto-verso par défaut, droits couleur réglables par utilisateur ou service;
• numérisation en un geste vers messagerie, dossier personnel ou partagé du réseau, OneDrive ou SharePoint;
• rapports par utilisateur, service, appareil et site, distinguant noir et blanc/couleur et copies/impressions, export Excel et envoi automatique par courriel;
• supervision en temps réel des consommables, bourrages et erreurs avec alertes par courriel; purge paramétrable des documents non récupérés;
• serveur sur place sous Windows ou solution hébergée en France ou dans l’Union européenne, compatible avec les postes Windows; communications chiffrées, droits d’administration par profil et conformité RGPD;
• installation, paramétrage, formation des administrateurs, guide utilisateurs, puis maintenance, assistance et mises à jour du logiciel pendant le contrat; export des données et historiques dans un format exploitable en fin de contrat.

La reconnaissance optique de caractères, les quotas d’impression, l’impression mobile et invités sans installation de pilote, la poursuite de l’impression en agence en cas de coupure de liaison avec le siège et les indicateurs d’économies de papier, d’encre et de carbone sont souhaités. Le cadre de réponse demande notamment au candidat de préciser les modalités de maintenance et d’approvisionnement, ses engagements de délai d’intervention de 24 h et de remise en service sous 48 h, la livraison-installation (besoin indiqué : 24 h), la reprise, ainsi que son offre de formation, notamment sur deux groupes de cinq utilisateurs.

Le DQE d’évaluation, annoncé comme estimatif et non contractuel, comporte pour sa part 6 imprimantes multifonctions noir et blanc et 20 copieurs, soit 26 lignes d’équipements. Il prévoit des volumes mensuels estimés par appareil selon les classes de vitesse, ainsi qu’un estimatif de déplacements. Cette base de chiffrage est à distinguer des huit copieurs détaillés dans le tableau technique. Le coût à la copie est calculé sur base A4; une copie A3 compte pour deux copies A4. Les prix unitaires incluent notamment livraison, installation, consommables hors papier, maintenance et relevés de compteurs.

Prestations associées

Le bordereau prévoit des postes de location financière trimestrielle, des coûts à la copie noir et blanc et couleur, le déplacement d’un copieur (désinstallation, transport, réinstallation et remise en service) et les forfaits trimestriels de la solution de gestion. Le cadre de réponse interroge aussi le candidat sur l’évolution du parc, la suppression d’appareils, les déplacements sans surcoût au sein des locaux et le déménagement du matériel.