Location et maintenance de 7 machines à affranchir

Le marché couvre la location, la livraison, l’installation, la mise en service et la maintenance de sept machines neuves, ainsi que la fourniture des consommables nécessaires, notamment les cartouches d’encre et les étiquettes. Le déploiement est organisé avec les représentants des services gestionnaires et le titulaire.

Appareils et volumes estimatifs

L’appareil principal est prévu pour 160 000 plis par an : module de pesée dynamique intégré, dateur automatique, écran tactile et plateforme de pesée déportée de 5 kg. Il doit traiter au moins 150 plis par minute en pesée dynamique, des enveloppes jusqu’à environ 370 × 270 mm et 16 mm d’épaisseur, et permettre l’impression en série d’étiquettes pour les plis épais.

Les six autres appareils sont prévus pour environ 65 plis par minute, des plis d’environ 12 mm d’épaisseur, un alimentateur automatique d’enveloppes, un distributeur d’étiquettes intégré et une plateforme de pesée de 3 kg. Un compte utilisateur est indiqué pour chacun; la pesée différentielle est précisée pour l’appareil de Bergerac.

Les volumes annuels annoncés pour les six appareils sont de 7 000, 7 000, 11 000, 4 000, 5 000 et 7 000 plis dans le descriptif technique. Une divergence est à signaler : le bordereau et le cadre de réponse indiquent 17 000 plis pour l’appareil de Bergerac, contre 7 000 dans le descriptif technique; le bordereau affiche un total estimatif de 211 000 plis par an.

Affranchissement et suivi

Les appareils doivent être homologués par La Poste. La mise à jour des tarifs et mentions postales est automatique et les consommations sont télétransmises au serveur de La Poste. L’outil de suivi proposé doit permettre de suivre l’activité, de produire et d’extraire des statistiques, et de répartir les dépenses par compte budgétaire et type de courrier. Il prévoit au moins quatre accès différenciés pour les services gestionnaires et un accès superviseur; le service de l’organisation générale doit pouvoir consulter les statistiques des sept appareils.

Consommables, maintenance et accompagnement

Les quantités estimatives annuelles d’étiquettes sont de 4 000 pour l’appareil principal et de 2 800 pour les appareils 2 à 7. Le format indiqué est d’environ 155 × 39 mm, avec un conditionnement souhaité d’environ 500 étiquettes par boîte, à préciser par le candidat. Le déclenchement de l’approvisionnement en cartouches d’encre est automatique.

La maintenance préventive est réalisée au minimum une fois par an; la maintenance corrective, pièces et main-d’œuvre sur site comprises, est déclenchée par téléphone ou via une plateforme dédiée. Le délai maximal d’intervention sur site est d’un jour ouvré et le rétablissement d’une panne bloquante ne peut dépasser deux jours ouvrés. Si une intervention en atelier est nécessaire ou si l’appareil est hors service plus de 48 heures, une machine de prêt ou un nouvel équipement au moins équivalent doit être installé.

La formation, comprise dans le prix de location, porte sur les fonctionnalités, le remplacement des consommables et le suivi de l’activité et des statistiques. Un manuel est remis sur support papier ou en PDF. La documentation d’utilisation et d’entretien est fournie en français. Les appareils et équipements loués sont retirés aux frais du titulaire dans le mois suivant l’expiration du marché.

Livraison et vérifications

Le matériel est livré neuf dans son emballage d’origine et le titulaire reprend les emballages. Les vérifications quantitatives sont réalisées par un agent de l’acheteur dans les 10 jours suivant l’exécution; les vérifications qualitatives, notamment le bon fonctionnement du matériel, sont réalisées par les utilisateurs dans les 21 jours. L’admission intervient après vérification du bon fonctionnement des appareils, équipements et logiciels.