Location et installation de tentes événementielles

Mise à disposition, livraison, installation, démontage et reprise de tentes et d’aménagements pour des manifestations ponctuelles. Les besoins sont commandés au fur et à mesure, hors édition 2027 du Carnaval.

Matériel loué

• Tentes pagode ou similaires de 3 × 3 m ; tentes garden ou similaires de 4 × 4 m, 5 × 5 m et 10 × 10 m.
• Structures bipentes de hauteur totale 4,50 m (± 50 cm), modulables dans la longueur par éléments de 5 × 5 m : largeurs de 10, 20, 30 ou 40 m sur 5 m.
• Lests de 100 kg et 300 kg, planchers en bois et aménagements de stands : cloisons et panneaux-portes mélaminés à cadre aluminium blanc, de 2 m (H) × 1 m (± 50 cm), ainsi que portes de stand de taille standard.
• Location de chariots élévateurs : modèle à conducteur autoporté de capacité 2,5 tonnes et modèle télescopique de 12 m, capacité 3 tonnes. Location prévue 7 jours sur 7 et 24 h sur 24, dimanches et jours fériés compris, hors transport.

Les bâches doivent être coulissantes, étanches, résistantes aux intempéries et conformes à la classification M2 ; elles sont blanches et/ou transparentes (cristal). Les raccordements entre tentes doivent comporter une gouttière étanche. Aucun piquetage n’est autorisé sans accord de l’administration. Armatures et glissières de préférence en aluminium. Les lests autres qu’autoportants doivent être habillés d’une bâche PVC blanche ; ils sont en plots béton, sacs de sable ou sacs d’eau. Les lests sous plancher autoportant sont en béton ou autre matériau. Le plancher en bois doit résister à 250–500 kg/m². La fiche technique de chaque matériel est remise à la livraison.

Montage, transport et interventions

Le titulaire assure le transport aller-retour, la livraison sur les sites désignés dans les commandes, l’installation, le fonctionnement, le démontage et la reprise du matériel. Le personnel comprend, selon la commande, responsable technique, techniciens et manutentionnaires ; il respecte les instructions des agents municipaux et les horaires validés avant le début de la prestation. Les intervenants portent les EPI adaptés. Une connaissance préalable des lieux est requise ; le matériel appartenant au lieu d’accueil utilisé par les techniciens doit être rangé dans l’heure suivant la fin de la prestation.

Le délai standard de mise en place peut varier de 3 à 4 jours maximum selon le périmètre (moins ou plus de 30 tentes) et est convenu avant chaque intervention. Pour une première installation urgente de plusieurs tentes 3 × 3, 4 × 4 ou 5 × 5 m, le délai est de 12 à 24 h selon la quantité commandée. Pour 1 ou 2 tentes, il peut exceptionnellement être réduit à 12 h en circonstances exceptionnelles. Une déchirure de bâche, un remplacement d’élément de plancher ou de pièce de jonction doit être réparé sous 12 h ; si la défaillance gêne l’accès au site ou le déroulement de l’événement, une intervention plus rapide peut être convenue avec la collectivité.

Pour les structures installées à l’extérieur, transmission à l’administration d’un point météo journalier effectué sur PréviExpert (Météo France). Le titulaire fournit un dossier de sécurité complet du matériel installé, avec certificats de conformité et agréments nécessaires d’un organisme de contrôle agréé. En cas de matériel défaillant, dépannage ou remplacement sous l’encadrement d’un responsable technique. Un interlocuteur permanent, nommé et joignable par téléphone et courriel, conduit les prestations ; il est joignable les jours ouvrés de 8 h à 18 h et une permanence téléphonique est assurée les week-ends. Il reste désigné pendant le marché, sauf indisponibilité temporaire ou définitive indépendante de la volonté du titulaire ; son remplacement requiert l’acceptation de l’acheteur.

Selon les besoins, les interventions peuvent avoir lieu à toute heure, les jours ouvrables, samedis, dimanches et jours fériés. À chaque intervention, le titulaire analyse les risques d’interférence et arrête un plan de prévention. Les événements peuvent être consignés sur un cahier de contrôle ; tout incident ou accident est signalé d’abord à l’entreprise puis au responsable de l’équipement ou à la personne désignée. Des vérifications peuvent être menées pendant l’exécution.

Chaque livraison est accompagnée d’un bon de livraison distinct par commande, mentionnant notamment le marché et la commande, le titulaire, l’inventaire, la date d’expédition, la durée de location et les heures de prise en charge et de retour. Un agent municipal vérifie la conformité au bon de commande et contresigne le bon. Un responsable désigné vérifie quantitativement et qualitativement la conformité des prestations commandées.

Repères de quantités indicatives de la PFU

Pour les options de location de 1 à 8 semaines, les quantités successives sont : pagode 3 × 3 m, 1/1/5/1/1/1/1/1 ; garden 4 × 4 m, 1/2/3/2/1/1/1/1 ; garden 5 × 5 m, 1/2/2/2/1/1/1/1 ; garden 10 × 10 m, 1/1/2/1/1/1/1/1. Structures bipentes 10 × 5 m, 1/1/1/1/1/1/2/2 ; 20 × 5 m, 1/1/1/1/1/1/1/2 ; 30 × 5 m, 1/1/1/1/1/1/1/3 ; 40 × 5 m, 1/1/1/1/1/1/1/4. Lests 100 kg, 2/15/2/1/1/1/1/1 ; lests 300 kg, 2/5/2/1/1/1/1/1. Planchers (m²), 4/14/120/14/2/2/2/2. Cloisons mélaminées, 1/1/5/2/1/1/1/1 ; panneaux-portes, 1/2/3/2/1/1/1/1 ; portes de stand, 1/2/1/2/1/1/1/1. Pour chacun des deux types de chariots, quantité 1 à chacune des huit durées.

Les quantités horaires indicatives sont, dans l’ordre des plages suivantes : lundi–samedi 6 h–21 h ; lundi–samedi 21 h–6 h ; dimanche et jours fériés 6 h–21 h ; dimanche et jours fériés 21 h–6 h. Responsable technique : 7/2/3/2 h ; technicien : 50/6/8/3 h ; manutentionnaire : 70/10/25/2 h. Transports : camion plateau 3,5 tonnes, livraison 2 et reprise 2 ; camion plateau 19 tonnes, livraison 4 et reprise 4 ; camion plateau semi-remorque, livraison 5 et reprise 8.

Des produits de location de tentes non listés peuvent être commandés ponctuellement sur le catalogue du titulaire, selon les modalités de remise prévues à la pièce financière.