Location de structures événementielles temporaires

Fourniture et location de structures événementielles, avec livraison, pose, dépose et enlèvement suivant le planning convenu. Le besoin indicatif, non exhaustif, peut évoluer selon la programmation.

Les équipements comprennent notamment :

• Abris de type Vit Abris en 3 × 3 m, 6 × 3 m et 6 × 9 m ; tentes Garden en 3 × 3 m, 5 × 3 m et 5 × 5 m ; chalets en bois en 3 × 3 m, 6 × 3 m, 9 × 3 m et 4 × 2 m.
• Murs blancs opaques et murs pour Garden, gouttières, bavettes de raccordement entre Garden, calage, planchers auto-lestés, plans inclinés d’accès PMR de 3 m, poids de lestage de 100 kg et 30 kg, bâches de masquage et piquets.
• Éclairage, passages de câbles, parasols, gradins et tribunes en rangées de 1,8 × 3 m, grilles d’exposition, canapés et tables PVC. Le bordereau distingue aussi livraison par poids lourd, engin de manutention de type Manitou et ouvrier qualifié à l’heure.

Besoins événementiels indicatifs

Pour la Foire de Vernon, le premier week-end de juin, prévoir environ 40 à 60 barnums avec plancher et quatre murs blancs, ainsi que 10 à 40 tentes Garden de 3 × 3 m avec plancher et quatre murs blancs ; le calage est prévu sur toutes les structures. Pour la première quinzaine de juillet, des tentes Garden et du mobilier sont prévus sur trois jours.

Pour le Village des associations, le premier week-end de septembre, le besoin estimé est de 80 à 120 barnums avec quatre murs blancs et lestage aux pieds, environ 100 grilles d’exposition et des tables. Les exigences propres à cet événement comprennent un plancher en épicéa, le calage si nécessaire, le raccordement des Garden et barnums par gouttières et un accès PMR par plan incliné. En période de Noël, des chalets en bois peuvent être demandés. Les quantités et événements cités sont indicatifs ; d’autres événements ponctuels ou majeurs peuvent s’ajouter.

Préparation, installation et suivi

Le titulaire effectue une visite sur site pour déterminer la faisabilité technique, apporte assistance et conseil, et fournit des propositions avec plans et visuels en couleur ainsi que des plans d’exécution, ajustables selon les choix de la collectivité. Les réunions de calage sont comprises dans la prestation. Le service événementiel établit le plan et le déroulement de la manifestation.

Un planning de montage et démontage et les besoins en matériel sont transmis deux mois avant le début de la pose ; le titulaire remet un dernier plan pour validation des espaces deux semaines avant la pose. Un point de calage technique est organisé avant l’installation. Un référent technique annuel est désigné. Une permanence est assurée la veille de l’ouverture et le matin de la manifestation ; elle peut être demandée pendant toute la durée de l’événement.

Le titulaire met à disposition les moyens de manutention nécessaires, dont des chariots élévateurs avec cariste et, si nécessaire, une nacelle. Il peut être demandé de ne rien stocker sur le site. À la fin de la prestation, il remet un bon de livraison récapitulatif et les documents de sécurité incendie.

Contrôle et exigences matérielles

Les équipements doivent respecter les normes de sécurité en vigueur, être contrôlés par le titulaire et exempts de défauts d’aspect ou de fonctionnement. La collectivité peut vérifier le montage jusqu’au démontage et demander le remplacement sans délai d’un équipement reconnu non conforme. Le titulaire fournit et tient à jour le dossier de sécurité comprenant notamment l’extrait du registre de sécurité, les fiches techniques et les procès-verbaux des structures.

Les prix unitaires des matériels loués couvrent une location de 1 à 6 jours et incluent montage, démontage et transport aller-retour. Pour une location supérieure à 7 jours, un coefficient supplémentaire prévu à l’acte d’engagement s’applique.