Location et installation de matériel scénique

L’accord-cadre mono-attributaire à bons de commande porte sur la location de matériel scénique pour les événements et spectacles : sonorisation, éclairage, structures, vidéo et équipements associés. Selon les besoins de chaque commande, il comprend la fourniture et la livraison, l’installation et la mise en service, l’exploitation technique, la mise à disposition de techniciens ou régisseurs, ainsi que l’assistance, le démontage et l’enlèvement. La formation et l’accompagnement des agents municipaux sont prévus lorsque le matériel est utilisé par les services.

Matériels proposés au BPU

• Structures et équipements de scène : trépieds à crémaillère de 1,80 m (charge admissible 50 kg) et 4 m (85 kg) ; pieds de levage de 5 m (200 kg), 8 m (300 kg) et hi tower de 8,70 m (1 000 kg). Le BPU comprend des poutres carrées ou triangulaires de 300, de 2 m, et une poutre triangulaire renforcée de 500, de 2,80 m ; des cerces de 2 à 5 m de diamètre, carrées ou plates ; ainsi que les têtes et embases correspondantes.
• Grill, levage et scène : grill technique bâché sur quatre hi towers, ouverture minimale de 15 m, profondeur minimale de 10 m, hauteur minimale de 8,70 m et charge minimale de 6 tonnes, avec traverses transversales ; extensions de 5,40 m levées par deux hi towers avec moteurs de 1 tonne ; kits de 10 palans électriques, chaîne de 10 m, en 500 kg ou 250 kg, et kits de deux stop-chute de même capacité. Sont aussi prévus une scène d’au moins 250 m² avec garde-corps, des praticables de 2 × 1 m ou 2 × 0,5 m, des pieds fixes de 0,20 à 1 m ou sur roulettes de 0,20 à 0,80 m, 25 m de crash barrières aluminium de 2 m avec deux passages de câbles et deux portes, des barnums de régie de 3 × 3 m et 4,5 × 3 m, des passages de câbles à trois canaux de 1 m et des supports d’enceintes.
• Alimentation électrique : distributions 32, 63, 125 et 125/250 tétra, avec les nombres de sorties indiqués au BPU (respectivement 3, 4, 3 et 6 sorties tétra, et sorties mono ou tétra de 16 à 63 A selon les modèles) et protections 30 mA. Un groupe électrogène régulé à deux sorties 16 mono est également prévu.

Éclairage, son, vidéo et backline

Le matériel d’éclairage comprend des consoles traditionnelles de 48 ou 96 circuits avec 128 submasters, des consoles automatiques d’au moins 2 ou 16 univers (cette dernière avec trois écrans tactiles), et des projecteurs LED, traditionnels et asservis. Le BPU distingue notamment les LED RGBWA de 18 × 10 W, 148 × 10 W et 9 × 10 W sur batterie avec liaison sans fil ; les appareils traditionnels de 1 000 à 5 000 W et découpes 613/614 de 1 000 W ou 713/714 de 2 000 W ; les poursuites HMI de 1 200 ou 2 500 ; projecteurs wash, beam et spot, barres LED, stroboscopes, projecteurs de décoration et machines à brouillard ou à fumée.

Pour le son, les consoles numériques proposées vont de 16 entrées/8 sorties à 32 entrées/16 sorties, avec notamment iPad, stagebox ou RIO selon le modèle ; le BPU comprend aussi une console analogique 48 entrées/24 sorties. Il prévoit microphones filaires et HF (dont serre-tête et cravate), boîtiers de direct, kits micros, ears monitors, intercoms, platines et traitements audio. Les systèmes de diffusion comprennent notamment des line arrays trois voies longue portée en kits de 2 × 8 boîtes (105 dB, dispersion 120 × 7°) et moyenne portée en kits de 2 × 6 (135 dB, 120 × 7°), des subs 2 × 18 pouces en kits de 2 × 3 boîtes (1 200 W, 130 dB), ainsi que des enceintes actives ou passives, retours et projecteurs de son 100 V.

La vidéo inclut des régies de 4 entrées/2 sorties HDMI, dont une pour streaming, une régie broadcast 8 entrées/8 sorties et une régie de contrôle de 100 caméras robotisées au maximum. Sont également prévus caméras robotisées, écrans de contrôle, convertisseur HDMI/SDI, moniteur de scène d’au moins 1,70 m de diagonale, kakémono digital de pitch 2,5 (2 m × 64 cm), écrans LED de pitch 3,9 (5 × 3 m ou 10 × 3 m, 5 000 nits, rafraîchissement 3 840 Hz), écrans toile jusqu’à 10 × 5,5 m ou ronds de 4 ou 5 m, et vidéoprojecteurs de 5 000 à 17 000 lumens avec objectifs selon les configurations décrites au BPU.

Le backline comprend amplificateurs, têtes et baffles guitare et basse, guitares, basses, contrebasse, batteries et percussions, claviers 88 touches à toucher lourd, orgue et cabine Leslie, ainsi que platines et table DJ. Le BPU précise notamment une batterie complète haut de gamme avec grosse caisse de 18, 20 ou 22 pouces, caisse claire 14 × 5,5, toms et pieds, ainsi que différents formats d’instruments de percussion.

Commandes, préparation et exécution

Chaque commande est transmise par courriel, principalement par le pôle animation et événementiel ; le titulaire en accuse réception par retour de courriel. Pour préparer un événement, le service demandeur communique un dossier ou une fiche technique pour étude de faisabilité, disponibilité et chiffrage. Le prestataire en vérifie la cohérence, signale les erreurs et transmet devis et accord de principe technique dans les 48 heures ; le service demandeur donne sa réponse de validation dans les 48 heures suivant leur réception.

La Ville s’efforce de réserver le matériel au moins 15 jours avant sa mise à disposition. Si des contraintes exceptionnelles ne le permettent pas, le prestataire doit faire preuve de réactivité et mobiliser des moyens raisonnables. Le conditionnement doit éviter les détériorations pendant le transport et la manutention et permettre le stockage immédiat ; un conditionnement particulier peut être précisé au bon de commande.

Le titulaire vérifie les accès et contraintes de déchargement, prévient le service par écrit des dates et heures de livraison et lui transmet un exemplaire du bon de livraison. Il contacte impérativement la Ville 24 heures avant la livraison pour vérifier la présence d’une personne chargée de la réception. La livraison se fait à l’adresse portée au bon de commande ; une prestation sans bon ou non conforme à celui-ci peut être refusée. Après signature du bon de transport sous réserve, le délai de réclamation sur la conformité de la livraison est de deux jours ouvrables.

Le matériel peut être livré et installé sur le lieu de la manifestation. Le conditionnement, l’emballage et le chargement incombent au titulaire ; celui-ci fournit les protections adaptées aux événements extérieurs ainsi que le personnel nécessaire au transport, à la manipulation et à la mise en place le jour de l’événement. Les jours et heures fixés par la Ville s’imposent pour la mise à disposition du matériel et du personnel. Selon les commandes, des techniciens ou régisseurs peuvent être mobilisés ; la Ville peut accepter ou refuser le volume de personnel proposé et examine les délais de montage et démontage ainsi que l’amplitude de travail. Le BPU prévoit des journées de 10 heures pour les techniciens son, lumière, régie vidéo, écran LED, structure et backline.

Le matériel doit correspondre à la référence demandée, sans copie ni sous-marque ; il doit être conforme aux normes NF/CE, régulièrement testé, contrôlé et propre. Les justificatifs d’homologation, de certification et les habilitations requises sont à fournir avant le début de la prestation. En cas de remplacement, le matériel doit être de qualité égale ou supérieure ; en cas de panne, le remplacement par un matériel identique ou, si impossible, équivalent ou supérieur intervient dans les meilleurs délais et sans contrepartie financière. La Ville peut refuser le matériel de remplacement. Le titulaire respecte les règles de sécurité, la réglementation sonore, les horaires de programmation, de balances, de montage, de démontage et de changement de plateau, ainsi que les règles applicables aux ERP et aux installations existantes. Il se tient joignable toute l’année, y compris les week-ends, soirées et jours fériés, et désigne un interlocuteur responsable des relations avec la Ville.