Location de fontaines à eau et de machines à café avec consommables associés

Le lot comprend la location de machines à café adaptées à chaque site, leur installation et mise en service, ainsi que la livraison des consommables et produits annexes. Le dimensionnement tient compte des effectifs et consommations des sites, estimées globalement à environ trois boissons par utilisateur régulier et par jour. L’offre présente trois gammes de machines associées à trois niveaux de qualité des boissons. La gamme de boissons comprend notamment café en grains et/ou soluble, thé, chocolat chaud, latte et cappuccino. Les modèles peuvent être table-top, distributeurs automatiques, connectés ou traditionnels.

| Site | Effectif | Présence hebdomadaire | Boissons moyennes/jour | Consommation annuelle estimée |
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| Aix-en-Provence | 10 | 24 % | 7 | 1 584 |
| Bruges | 19 | 37 % | 21 | 4 640 |
| Dijon | 12 | 24 % | 9 | 1 900 |
| Rennes | 28 | 43 % | 36 | 7 947 |
| Lyon | 15 | 33 % | 15 | 3 267 |
| Montpellier | 13 | 27 % | 11 | 2 317 |
| Paris 16 | 150 | 50 % | 225 | 49 500 |
| Poitiers | 7 | 78 % | 16 | 3 604 |
| Reims | 14 | 25 % | 11 | 2 310 |
| Saint-André-lez-Lille | 15 | 33 % | 15 | 3 267 |
| Toulouse | 17 | 29 % | 15 | 3 254 |
| Concarneau | 5 | 55 % | 8 | 1 815 |

Pour le dimensionnement, les sites régionaux doivent tenir compte d’un pic d’activité en décembre fondé sur une présence de 100 % des effectifs ; à Paris 16, le niveau maximal correspondant à 100 % de présence s’applique toute l’année. En cas de déménagement, l’équipement est adapté au nouveau site à partir des modèles et tarifs prévus. Le parc peut évoluer par remplacement par une gamme supérieure ou inférieure du catalogue retenu.

Consommables, maintenance et pilotage

Le forfait mensuel de location comprend la livraison régulière des boissons et consommables compatibles avec les machines : café, thé, chocolat chaud, ainsi que gobelets en carton, spatules en bois, sucre bio et gourmandises. Le lait frais et tout produit ou emballage plastique sont interdits. Les demandes spécifiques, gourmandises événementielles et produits complémentaires font l’objet d’un devis préalable fondé sur le catalogue en vigueur et les remises du BPU. Le réapprovisionnement intervient au minimum une fois par mois, avec possibilité d’intervalles plus courts selon la consommation du site.

La maintenance préventive comprend des interventions mensuelles, notamment le détartrage, le remplacement des filtres à eau de type Brita ou équivalent et le nettoyage des groupes café. Le titulaire définit la périodicité du nettoyage des circuits internes et zones de contact et fournit le protocole sanitaire détaillé, avec produits compatibles avec le contact alimentaire, fréquence de désinfection et points de contrôle critiques. En cas de panne, l’intervention et la remise en service ou résolution sont chacune dues au plus tard dans les 2 jours ouvrés ; un équipement de remplacement est fourni si la réparation ne peut être immédiate. Un outil digital permet de suivre les interventions, l’historique et le parc.

La réunion de lancement intervient au plus tard une semaine après la notification. La première installation complète est prévue au plus tard six semaines après la notification, sous réserve de la prolongation motivée acceptée préalablement par OCAPIAT. La démonstration des machines auprès du référent local a lieu lors de l’installation ou au plus tard 48 heures après celle-ci. L’accès à l’extranet de suivi du parc est ouvert dès la notification.