Location et entretien de distributeurs de boissons chaudes

Le marché porte sur la location et l’entretien de distributeurs de boissons chaudes, avec installation et mise en service, approvisionnement en consommables et suivi du parc. Le DQE prévoit 25 machines et fournit des quantités estimatives annuelles de consommables.

Machines et installation

Les appareils sont des modèles de table posés sur un plan de travail. Ils doivent proposer au minimum du café en grains et du chocolat, pouvoir fournir de l’eau chaude et accepter des récipients d’au moins 16 cm de hauteur. Ils sont raccordés directement à l’eau potable et à l’évacuation des eaux usées. Un système de récupération du marc est souhaité si possible. La sélection doit être hygiénique et limiter la prolifération bactérienne.

Le titulaire fournit des machines en bon état de fonctionnement, conformes aux normes d’hygiène et de sécurité. Il précise si elles sont neuves ou reconditionnées, leur renouvellement et, le cas échéant, l’origine, l’ancienneté, la remise en état et les garanties des appareils reconditionnés. Fiches techniques en français, photographies et procédures courantes d’utilisation et d’entretien sont attendues. Le placement, l’installation et la configuration sont inclus.

Le paiement doit être digital (par exemple carte bancaire, badge collaborateur ou application) ; une solution monétique est indiquée comme exclue. Une option de service pour les personnes extérieures présentes temporairement est à envisager. Le mobilier spécifique d’accueil des machines figure parmi les propositions complémentaires du cadre de réponse.

Boissons et consommables

Le bordereau prévoit du café en grains, du chocolat, du lait et du sucre en conditionnement de 1 kg, des agitateurs en boîtes de 1 000 et des gobelets de 18 cl en colonnes de 50. Les quantités estimatives annuelles du DQE sont : 1 750 kg de café, 820 kg de chocolat, 2 396 kg de lait, 224,6 kg de sucre, 129 boîtes d’agitateurs et 58 colonnes de gobelets. Le BPU demande les références, types de produits, origines et marques des consommables ; chaque référence de café proposée doit disposer de sa propre ligne de prix.

Le titulaire organise l’approvisionnement pour assurer la continuité de service, y compris en cas de rupture exceptionnelle, et décrit les produits de remplacement équivalents. Les délais annoncés ne peuvent dépasser 8 semaines pour les machines et 2 semaines pour les consommables à compter de la commande. Les livraisons sont remises directement sur les sites concernés, selon leurs jours et horaires d’ouverture, lesquels peuvent évoluer. Un relevé des compteurs mensuel ou en temps réel est apprécié.

Entretien, dépannage et suivi

Une visite obligatoire mensuelle est prévue sur chacun des sites pour vérifier le fonctionnement. En cas de dysfonctionnement, le titulaire répond dans les 48 heures et répare la panne ou, à défaut, fournit une solution temporaire sous 15 jours. Une pénalité est prévue si une machine reste indisponible plus de 72 heures sans solution de remplacement.

La maintenance préventive comprend notamment nettoyage et détartrage, entretien du groupe café et du système de broyage, contrôle des dispositifs de distribution, joints, conduites et écoulements, et remplacement des pièces d’usure. Le CCAP indique une périodicité minimale formulée « une (ou 2) intervention(s) par an ». Après chaque intervention, le titulaire remet un relevé de la machine, de la date, des opérations et pièces remplacées, des anomalies, des recommandations et de la prochaine intervention prévisionnelle. Il tient également un registre du parc, de ses pannes, réparations, immobilisations et remplacements, communiqué à chaque date anniversaire et sur demande. La réparation des composants défectueux est privilégiée ; le remplacement complet doit être justifié.

Les livraisons de machines et de consommables font l’objet d’un procès-verbal signé et daté par le titulaire et un représentant de l’acheteur. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées à la livraison ou dans un délai maximal de 72 heures. Les machines sont retirées en fin de contrat sans indemnité supplémentaire. Les opérations de transition, de déménagement de sites et de transfert éventuel des machines doivent être organisées pour préserver la continuité du service.