Location, acquisition et maintenance de photocopieurs multifonctions

Le lot couvre la location et la maintenance des photocopieurs multifonctions, avec fourniture des consommables hors papier et reprise du matériel en fin de marché. Le descriptif distingue deux classes de débit : modèle 1 à 70 ppm et plus, modèle 2 de 40 à 60 ppm. Le parc actuel est fourni à titre indicatif ; des appareils aux caractéristiques équivalentes sont attendus, ou une proposition adaptée à la consommation réelle constatée.

La prestation comprend le transport jusqu’au bureau ou site d’affectation, le déballage, le montage et le branchement électrique et réseau, câbles compris. La mise en marche et le paramétrage des équipements et options sont coordonnés avec le service informatique : nom, adresse IP, DNS, passerelle, scan vers dossier et réglages d’impression par défaut. Le fournisseur reprend les emballages après livraison et assure le transport à destination franco de port.

Exploitation, consommables et maintenance

Les consommables comprennent les fournitures nécessaires à l’utilisation des appareils, sauf le papier, notamment toners, agrafes et bacs de récupération. Un dispositif intégré aux appareils permet la commande automatique des consommables ; le titulaire fournit la matrice des flux réseau à autoriser. Il détaille les moyens d’approvisionnement régulier, la collecte et le recyclage des toners usagés.

Le logiciel mis à disposition, installé et paramétré permet la configuration en masse, la supervision, la gestion des droits et consommations (impressions, copies, numérisations), le réapprovisionnement automatique, la supervision des files d’attente et le paramétrage centralisé. Il assure aussi la libération des impressions sur l’appareil choisi par badge ou code, est compatible avec un annuaire de type Active Directory et propose des statistiques, rapports et alertes de quotas.

La maintenance comprend les interventions préventives et curatives sur le matériel et les solutions logicielles associées, la remise en ordre de marche, les consommables, le suivi de la maintenance, le retrait et le traitement des D3E ainsi que l’assistance téléphonique. Le titulaire précise les moyens, procédures et actions prévus pour chaque type de maintenance. Le délai d’intervention curative est de 24 h après appel téléphonique confirmé par courriel avec accusé de réception ; le préventif suit un calendrier proposé par le titulaire et validé par l’acheteur. En cas de panne prolongée au-delà de 5 jours, ou de réparation en atelier, un appareil équivalent est mis à disposition. Les avaries dues à une faute de l’acheteur ou à un usage non conforme font l’objet d’un devis à valider avant intervention.

La formation de prise en main est assurée au personnel présent lors de l’installation ; une formation spécifique aux fonctionnalités de gestion des logiciels est prévue pour les 3 agents du service informatique. Des manuels numériques sont fournis pour chaque type de matériel. Les équipements neufs sont garantis 12 mois à compter de leur admission ; en cas de dysfonctionnements récurrents malgré des interventions répétées, un remplacement par un appareil aux exigences techniques similaires peut être demandé.

Le DQE non contractuel indique une quantité estimative de 15 pour chacune des lignes de location et de coût copie, et de 1 pour le forfait de déménagement.