Location ou achat de photocopieurs avec maintenance

Le marché porte sur la mise à disposition par location ou l’achat d’équipements neufs, leur déploiement et leur maintenance, avec les outils de gestion et d’optimisation du service d’impression. Le parc envisagé comprend 21 appareils : 1 matériel de production, 1 multifonction A3 couleur petit volume, 6 multifonctions A4 couleur et 13 multifonctions A3 couleur. Les volumes de copies fournis à titre indicatif ne constituent pas un engagement de volume.

Solution technique et fonctionnalités

La solution associe les périphériques, des outils d’administration et de paramétrage à distance, le reporting, la supervision et l’optimisation des flux. Elle doit s’intégrer à l’environnement Citrix et aux postes Windows 11 64 bits, Apple iOS/macOS et serveurs Citrix 64 bits ; l’usage d’un pilote générique est privilégié. Les matériels doivent supporter SNMP v2 au minimum, être interrogeables par Nagios et être livrés avec la MIB nécessaire.

Les fonctions attendues comprennent :

• impression sécurisée libérée sur présentation d’un badge et/ou saisie d’un code, impression « follow me » libérable sur l’imprimante choisie et routage selon des règles prédéfinies ;
• gestion de profils d’impression (noir et blanc, couleur, recto verso et autres options), administration des droits par interface avec Active Directory et paramétrage des fonctions par utilisateur ou groupe ;
• numérisation vers dossiers réseau, courriel avec référence Active Directory et GED avec reconnaissance de zone standard FCBA ;
• fonctions fax, dont gestion des droits, import-export des certificats d’émission/réception et collecte des journaux d’émission et de réception, sur demande ou selon une règle temporelle.

Le candidat fournit les moyens d’administration et de supervision, les outils de reporting et les équipements annexes utiles à l’optimisation des flux. Les tableaux de bord doivent permettre des analyses par fonction, utilisateur, équipe, site, équipement et mois, ainsi que des extractions et simulations à partir des journaux. Les alertes d’erreur doivent pouvoir être transmises automatiquement.

Déploiement, accompagnement et maintenance

Le titulaire organise la préparation, l’acheminement, l’installation, la connexion, le retrait des emballages et les tests de conformité. Il réalise une phase d’intégration pour chaque modèle et accompagne le déploiement des pilotes en collaboration avec la DSI. Un interlocuteur unique suit le déploiement jusqu’à la recette ; un plan détaillé de déploiement doit tenir dans quatre semaines. L’accompagnement inclut la formation des administrateurs et du support de premier niveau, des ateliers de présentation, la prise en main des équipements par les utilisateurs et des supports d’utilisation.

La hotline en français est accessible du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 8 h à 19 h, par un numéro unique. Les objectifs portent sur 95 % des interventions sur place en moins de 24 heures ouvrées et 95 % des résolutions en moins de 24 heures ouvrées. La maintenance curative comprend diagnostic, pièces, main-d’œuvre, déplacement, nettoyage, vérification du fonctionnement, information de l’utilisateur et suivi des demandes. Si un même équipement connaît plus de 3 pannes au cours d’un même mois, il doit être remplacé. Avant toute sortie d’un équipement, les données de son disque dur doivent être détruites.

Le titulaire propose, si nécessaire, un programme de maintenance préventive et effectue deux visites annuelles pour évaluer le périmètre logiciel. Il réalise les mises à jour des matériels ; les mises à jour des pilotes sont validées et effectuées par la DSI. La fourniture, la gestion et l’approvisionnement des consommables, agrafes comprises mais hors papier, relèvent du titulaire ; leur remplacement dans les appareils relève de FCBA. Un stock tampon de pièces doit être géré.

Suivi du service et évolutions

Le candidat relève les compteurs par matériel, service et utilisateur, fournit un reporting mensuel exploitable sous Excel et propose des indicateurs d’indisponibilité. Les données des tableaux de bord doivent être vérifiables et auditables. Le suivi s’appuie sur des comités de pilotage, des comptes rendus et des propositions d’optimisation du parc ; les évolutions d’équipements sont soumises à validation de FCBA. Le parc peut augmenter, diminuer ou être déplacé, sans impact sur le coût à la page.

Le bordereau prévoit une option OCR et une option de déblocage par badge si cette fonction n’est pas incluse dans l’offre de base ; il comporte également une ligne d’option Fax. Pour valider la compatibilité de l’option badge, un badge vierge peut être confié au candidat.