Location ou achat d’imprimantes multifonctions avec maintenance

Le marché prévoit six imprimantes multifonctions couleur, neuves ou reconditionnées de qualité au moins équivalente au parc existant, selon deux hypothèses : achat ou location. Une offre de reprise des machines actuelles est demandée dans les deux cas. Cinq appareils sont destinés à un usage scolaire et un à un usage administratif ; celui-ci doit disposer de l’option agrafage.

Les caractéristiques minimales demandées comprennent :

• impression et copie noir et blanc et couleur, avec impression et numérisation ; vitesse d’au moins 25 pages par minute ; formats A4 et A3 avec tri ;
• au moins trois bacs, d’une contenance indiquée de 500 à 1 000 feuilles ; recto verso automatique ;
• résolution de numérisation indiquée comme minimum de 300–600 dpi et résolution d’impression de 300 × 1 200 dpi ;
• port USB, Wi-Fi, Bluetooth, mémoire vive de 1 Go et écran tactile ; parafoudre sur la prise d’alimentation ;
• détection automatique du renouvellement des consommables, livraison automatique et relevé automatique des compteurs.

Les volumes annuels estimés varient, selon les sites, de 12 000 à 75 000 copies noir et blanc et de 2 000 à 10 000 copies couleur. Les moyennes annuelles approximatives indiquées sont de 38 000 copies noir et blanc et 8 000 copies couleur par site.

Déploiement et raccordement

Le titulaire assure la livraison, l’installation en remplacement des équipements actuels, leur retrait et la fourniture des câbles et accessoires nécessaires au bon fonctionnement. Il installe et configure le réseau ainsi que les logiciels de numérisation et de gestion des consommations sur les postes serveurs, fournit les mises à jour et intervient lors du raccordement de postes supplémentaires. Une formation des utilisateurs est prévue ; ses modalités doivent être présentées dans l’offre. La documentation technique des matériels est fournie en français.

Les appareils doivent être raccordés aux réseaux informatiques pédagogiques ou administratifs et compatibles avec les systèmes d’exploitation utilisés. Les solutions doivent protéger les données traitées et stockées, conformément au RGPD : chiffrement en transit et au repos, accès par mot de passe fort, sécurisation des flux d’impression, traçabilité et effacement sécurisé des documents stockés sur les disques internes.

Maintenance, consommables et suivi

La maintenance préventive est semestrielle, sur rendez-vous pendant les jours et horaires d’ouverture ; elle comprend vérifications, contrôles, tests, réglages, entretien courant et remplacement des pièces d’usure. La maintenance corrective intervient à la demande, sans limite du nombre d’interventions, de déplacements, de main-d’œuvre ou de pièces remplacées.

Le dépannage doit être réalisé sous 48 heures. Si ce délai ne peut être tenu, une solution d’attente ou un matériel de remplacement doit être proposé dans les 48 heures. Le titulaire prend également en charge les demandes liées au raccordement de nouveaux matériels informatiques et aux dysfonctionnements d’impression ou de numérisation sur les périphériques connectés. Chaque intervention est consignée dans un carnet de bord par équipement, avec notamment ses dates, heures, délais, pannes, mesures prises, pièces remplacées et signatures.

Le toner, les agrafes et les autres consommables sont fournis gratuitement, à l’exception du papier ; un consommable d’avance est laissé pour chaque machine. Les produits doivent être agréés par le constructeur ou l’installateur. La gestion et l’envoi sont automatisés ; le délai de livraison indiqué est de 48 heures.

Les compteurs sont relevés à distance chaque trimestre. Au moins à la date anniversaire, un bilan est réalisé avec la personne responsable du marché, portant notamment sur les volumes de copies et les interventions correctives. En cas de modification technique d’un matériel loué, le titulaire doit démontrer l’équivalence de qualité et de technicité ; les conditions contractuelles de location et de maintenance ne peuvent alors être dépassées.

Les matériels loués doivent respecter les directives, décrets et normes françaises ou équivalentes applicables, notamment le marquage CE. Le titulaire garantit le respect des normes de sécurité, notamment pour les émissions électromagnétiques et l’antiparasitage, ainsi que des consignes d’hygiène et de sécurité CE pour les consommables.