Fourniture de livres imprimés neufs en langue anglaise et services associés

Fourniture de livres imprimés neufs en anglais issus de la production éditoriale courante, d’éditions anciennes non épuisées, de la diffusion restreinte et de commandes permanentes. Le catalogue couvre la production éditoriale de livres en anglais dans tous les pays et la liste de titres du BPU est non exhaustive et évolutive.

Catalogue et gestion des commandes

Le titulaire met à disposition une base bibliographique, une diffusion sélective régulière par profils thématiques selon la classification décimale Dewey, des informations détaillées sur les éditions papier et les différents supports, ainsi qu’un outil de commande en ligne accessible 24 h/24. Il assure la gestion des commandes, le suivi auprès des éditeurs, distributeurs et diffuseurs, la livraison, la facturation et les réclamations.

La plateforme, accessible gratuitement, doit permettre de paramétrer utilisateurs et niveaux d’autorisation, comptes budgétaires, services émetteurs, lieux de livraison, adresses de facturation et personnes habilitées. Elle permet la commande directe, les commandes permanentes pour des collections particulières, la traçabilité en ligne, le suivi des difficultés d’approvisionnement et la consultation de l’état des commandes en cours. Une offre doit proposer un accès de test.

Intégration documentaire et facturation

Le titulaire fournit gratuitement des notices bibliographiques minimales, souhaitées au format MARC 21, et des API permettant les échanges avec le système documentaire Alma d’Ex-Libris : commande depuis la plateforme fournisseur transmise à Alma avec notice minimale, génération de la commande dans Alma et retour de son numéro à la plateforme ; transmission par EDI à la plateforme fournisseur des commandes créées dans Alma. Les factures sont transmises automatiquement en EDI au système concerné et en parallèle à l’adresse électronique prévue.

Acheminement, délais et réclamations

Les livres sont livrés franco de port, aux frais et sous la responsabilité du titulaire. Le poids des colis est optimisé et une facture est jointe à chaque colis. Les livraisons ont lieu du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h 45 et de 14 h à 16 h, hors jours fériés et fermetures annuelles des bâtiments, généralement les deux dernières semaines de l’année et les deux premières semaines d’août.

Le délai proposé ne peut excéder 3 semaines à compter de la réception de la commande. En cas d’urgence exceptionnelle, le délai peut être ramené à 7 jours sans coût supplémentaire. Le titulaire assure le suivi de l’acheminement, signale rapidement les difficultés et fournit ou remplace les livres manquants. Sur demande, il réclame aux éditeurs les ouvrages non fournis depuis le début de l’année civile, apporte la preuve datée des démarches et en suit l’aboutissement. Il informe le service émetteur par écrit des conditions et délais relatifs aux ouvrages manquants ; en fin d’année civile, il transmet la liste des ouvrages commandés et non livrés. Les ouvrages annulés ne doivent être ni livrés ni facturés ultérieurement.