Fourniture et livraison de titres-restaurant dématérialisés

La prestation associe l’émission de titres-restaurant dématérialisés, des cartes physiques rechargeables et les outils de gestion destinés aux gestionnaires et aux bénéficiaires. Le plafond prévu est de 39 500 titres par période, soit 158 000 sur quatre périodes ; l’acheteur n’est pas tenu de commander ce maximum. L’effectif indiqué est d’environ 350 agents, dont 210 bénéficiaires à titre estimatif, et peut évoluer selon les règles d’éligibilité et les adhésions.

Chaque bénéficiaire dispose d’un compte nominatif et d’une carte physique personnelle, sécurisée, utilisable avec ou sans contact. Une carte virtuelle et le paiement par portefeuille mobile peuvent être proposés en complément, sans remplacer la carte physique. Le paiement doit fonctionner au centime près et sans découvert, dans le respect des restrictions réglementaires. Les droits d’utilisation le dimanche et les jours fériés doivent pouvoir être activés pour les agents autorisés à travailler ces jours-là. Les achats à distance sont possibles si le réseau du titulaire les prend en charge.

Commandes et outils de gestion

Un portail sécurisé permet de créer, modifier ou désactiver les bénéficiaires, de commander les cartes et d’effectuer des rechargements individuels ou en masse. Les commandes sont en principe mensuelles, avec des commandes complémentaires possibles à tout moment du mois. Les imports de fichiers CSV ou XLSX sont prévus ; le format d’échange est documenté et validé lors du déploiement.

Chaque commande donne lieu à un accusé de réception, un identifiant unique, un contrôle des anomalies, un récapitulatif avant validation et une confirmation de traitement. Les gestionnaires disposent de droits différenciés et d’un historique des opérations. Des sous-comptes rattachés à un compte principal permettent la gestion individualisée des établissements et services concernés, avec suivi des commandes, rechargements, consommations et factures, ainsi qu’une consolidation des données.

Déploiement, livraison et assistance

Le déploiement comprend la coordination avec les services concernés, la planification, les tests de commande et de rechargement, le traitement des anomalies et l’accompagnement de la transition sans interruption évitable des droits. La formation des gestionnaires est incluse ; des guides d’utilisation et d’activation sont fournis aux agents.

Les cartes physiques sont expédiées inactives au domicile des bénéficiaires, sauf instruction contraire. Le conditionnement est sécurisé, sous forme de paquets inviolables à double emballage en carton ou d’enveloppes sécurisées ; les codes secrets ou procédures d’activation sont communiqués par un canal distinct ou une méthode équivalente. Le titulaire assume les risques de transport jusqu’à la remise, peut fournir une preuve traçable sur demande et remplace sans frais les cartes défectueuses ou non livrées lorsque le défaut lui est imputable.

Les délais maximaux sont de 5 jours ouvrés pour la livraison des cartes, et de 24 heures ouvrées pour le rechargement ainsi que pour la génération ou régénération du code secret. Une anomalie bloquante doit être signalée au gestionnaire sous 1 jour ouvré.

Utilisation, sécurité et suivi

Les bénéficiaires disposent d’un espace web et d’une application mobile ; les gestionnaires ont accès à un espace sécurisé. Les interfaces permettent notamment de consulter soldes et opérations, dates de validité, commandes, rechargements, factures et exports, de retrouver les commerces affiliés, de gérer les options de sécurité et de faire opposition. Elles sont accessibles 24 h/24, hors maintenance annoncée. Une assistance non surtaxée, au minimum les jours ouvrés, et un canal écrit sont prévus ; un interlocuteur dédié et un suppléant sont désignés.

Le réseau d’acceptation doit couvrir le territoire national, en particulier le Couserans et les environs des lieux de travail. Une liste ou un outil de recherche actualisé des commerces acceptants doit être fourni. Les mesures de sécurité comprennent notamment le chiffrement des échanges, l’authentification robuste des gestionnaires, la gestion des habilitations, la journalisation, les sauvegardes et la continuité d’activité. Les données sont traitées selon les exigences de protection applicables ; les violations de données sont signalées au plus tard 24 heures après leur découverte.

Des exports CSV/XLSX et des synthèses PDF sont prévus. Un rapport annuel rend compte notamment des bénéficiaires actifs, cartes émises ou remplacées, titres et montants chargés, consommations, rejets, incidents, réclamations, délais de résolution, reports et actions d’amélioration. En fin de prestation, les exports nécessaires, un état des comptes et opérations en cours et un calendrier de transition permettent d’organiser la réversibilité et la continuité des soldes encore valables.