Émission, gestion et livraison de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire émet les cartes individuelles et assure leur personnalisation, leur livraison aux agents, leur rechargement mensuel ainsi que la gestion administrative des titres. Les cartes sont destinées à être utilisables dans un large réseau de commerces du territoire ; le titulaire propose également un programme de fidélité auprès des commerçants locaux.

La carte comporte le nom et le prénom de l’agent, un numéro d’identification et le logo ou l’intitulé de la CCHV. Elle doit être bloquée et ne pas permettre de découvert. Le solde non utilisé est automatiquement reporté de N en N+1, conformément à la réglementation.

Commandes et rechargements

À la notification, l’acheteur transmet un fichier des agents bénéficiaires ; les changements peuvent être communiqués avec les bons de commande ou à tout moment jugé opportun. Les commandes mensuelles précisent, pour chaque agent, le nombre variable de titres à créditer. Elles sont transmises par fichier numérique, par courriel ou au moyen du logiciel prévu, après vérification avec les ressources humaines. Chaque première commande donne lieu à la fabrication d’une carte ; les commandes suivantes rechargent les cartes. Le titulaire accuse réception de chaque commande par courriel et confirme sans délai les modifications communiquées.

Le volume est estimé à 12 200 titres par an, soit 24 400 titres sur les deux ans ; ces quantités sont indicatives et n’engagent pas le pouvoir adjudicateur.

Fabrication, livraison et accompagnement

Les cartes initiales et leurs codes secrets doivent être livrés au domicile des agents au plus tard le 31 décembre 2026. Les commandes suivantes, y compris les cartes destinées aux nouveaux agents, donnent lieu à une livraison à domicile. Le CCTP prévoit un délai maximal de dix jours ouvrés après réception du fichier pour l’envoi, avec un envoi du code et de la carte en deux plis séparés ; il indique contradictoirement que le code est envoyé en premier puis que la carte suit, et que le premier pli contient la carte puis le second le code. L’ordre d’envoi n’est donc pas univoque.

En cas de perte, de vol, de carte défectueuse ou d’erreur de livraison, la réédition est gratuite. Le RC prévoit une délivrance dans les dix jours en cas de perte, de vol ou de carte défectueuse ; le CCTP prévoit également que le délai de remplacement des cartes perdues ou inutilisables lors de l’envoi est celui indiqué par le titulaire dans son offre.

Le titulaire imprime et remet à chaque bénéficiaire un dépliant ou livret d’information, et organise une réunion de présentation des cartes. Une fois par an, il transmet à l’acheteur un fichier Excel indiquant le nombre et le montant total des titres commandés durant l’année.

Exigences réglementaires et données

Les prestations doivent respecter les textes en vigueur lors de leur exécution ; le titulaire informe l’acheteur de toute évolution de la réglementation des titres-restaurant. Les exigences de confidentialité et de protection des données personnelles, notamment le RGPD, s’appliquent aux informations et fichiers traités dans le cadre du service.