Fourniture et livraison de périodiques

Le titulaire transmet régulièrement son catalogue de périodiques et son nouveau catalogue public au moins une fois par an. Il met à jour les tarifs éditeurs à chaque facturation. Toute impossibilité de livraison doit être signalée sans délai, avec ses motifs et la durée prévisible de l’empêchement. Deux non-réceptions successives peuvent entraîner la levée de l’exclusivité sur les titres concernés, en plus des pénalités contractuelles.

Livraison et conditionnement

Les livraisons sont effectuées le matin de la parution avant 7 h 00 ou l’après-midi avant 14 h 30. Pour les périodiques paraissant en journée et ne pouvant être livrés avant 7 h 00, la livraison intervient dans les 2 heures suivant la parution en Île-de-France. Le coursier dépose les pochettes à l’accueil du bâtiment ; la distribution interne relève de l’administration.

Les périodiques sont livrés scellés afin d’empêcher toute modification des quantités avant vérification. Ils doivent être en bon état, non abîmés, non déchirés et protégés des intempéries. Le conditionnement, le chargement, l’arrimage, le déchargement et l’acheminement sont sous la responsabilité du titulaire. Les emballages deviennent la propriété du Département à l’acceptation.

En cas de quantité insuffisante, une livraison complémentaire doit être effectuée avant 14 h 30. Les quantités ou la livraison peuvent être modifiées, annulées ou reportées avec un préavis de 72 heures avant l’heure limite prévue ; des délais plus courts proposés dans le bordereau deviennent contractuels. Les quantités excédentaires peuvent être récupérées le jour même aux frais du titulaire, faute de quoi elles sont conservées par l’administration sans frais supplémentaires.

Organisation et suivi

Le titulaire désigne un interlocuteur unique, joignable par téléphone fixe, portable et courriel, et communique ses coordonnées au plus tard 8 jours avant le démarrage des missions. Il prévoit une astreinte pendant les jours ouvrables aux horaires de livraison et informe sans délai le Département de toute indisponibilité du représentant, en présentant son remplaçant.

Tous les 6 mois, un état statistique compatible avec Excel recense notamment les références et désignations, quantités commandées, directions et services bénéficiaires, types de titres, fréquences de commande, prix unitaires HT, prix totaux HT, total général HT et total général TTC. Un rapport annuel des livraisons est transmis 3 jours ouvrés avant toute réunion annuelle de suivi demandée par le Département ; cette réunion peut se tenir en visioconférence ou en présentiel. Un compte rendu peut être demandé, avec constats, points de vigilance, décisions et actions assorties de responsables et d’échéances.

Vérification et conformité

Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat. Les fournitures font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives lors de la livraison. En cas d’écart, l’acheteur peut accepter en l’état, demander la reprise de l’excédent ou imposer un complément. Les fournitures non conformes sont refusées et remplacées immédiatement sur demande ; l’acheteur peut aussi prononcer une admission, un ajournement, une réfaction ou un rejet.