Fourniture et livraison de coupons restaurants

Le marché porte sur la fourniture, la livraison et le suivi de gestion de coupons restaurants destinés aux personnels de la collectivité. Les titres papier sont requis pendant toute la durée du marché. Une dématérialisation pourra être demandée par écrit ou devenir obligatoire en cas d’évolution législative ou réglementaire ; elle devra alors être assurée sous forme de carte et/ou d’application mobile.

Les coupons papier sont valables sur tout le territoire national et sont reliés en carnets de 20 coupons maximum. Chaque carnet et chaque titre sont nominatifs et doivent comporter les mentions réglementaires : collectivité, agent, valeur libératoire, année d’émission, date de validité, numérotation continue, validité nationale et coordonnées du centre de remboursement au verso. Les titres sont imprimés sur papier de sécurité et protégés contre les photocopies couleur.

Commandes et gestion des listes

Les commandes sont émises exclusivement par le service Ressources humaines au moyen de bons de commande datés et signés, transmis par courriel avec la liste nominative des bénéficiaires, classée par établissement et par ordre alphabétique. Les commandes interviennent mensuellement entre le 20 et le 25, 11 mois par an, de janvier à novembre. Les quantités évoluent selon les besoins et les données estimatives ne sont pas contractuelles.

Le titulaire doit accuser réception de chaque commande par courriel et désigner un interlocuteur référent pour le suivi, les réclamations et les demandes de renseignement. Il assure l’assistance du service Ressources humaines, propose les modalités de transmission des listes et informe la collectivité de toute évolution de la réglementation. Toute solution logicielle alternative doit être convenue avec la collectivité et ses frais d’acquisition, d’installation, de mise en œuvre et de formation sont supportés par le titulaire.

Livraison, conditionnement et traçabilité

La livraison intervient au plus tard dans les 3 jours ouvrés suivant l’accusé de réception de la commande, franco de port et d’emballage. Le conditionnement doit respecter l’organisation suivante :

• une pochette par établissement ;
• un paquet par service dans chaque pochette ;
• des chéquiers triés par ordre alphabétique dans chaque paquet ;
• des colis regroupant les cartons, sous plis scellés et remis en main propre aux deux points de livraison indiqués par la collectivité.

Chaque paquet est accompagné d’un bon de livraison et d’une liste d’émargement alphabétique. Un bon de livraison par point de livraison indique notamment l’entité, le bon de commande, la date d’expédition, les agents, les quantités, les numéros de carnets et de coupons, la valeur des coupons et le récapitulatif des participations employeur et agents. Le titulaire assume les risques jusqu’à la réception et remplace dans les meilleurs délais les colis disparus, perdus ou volés pendant le transport.

Remboursements et contrôles

Les coupons perdus ou périmés sont échangés contre des titres de l’année en cours jusqu’à l’échéance prévue dans le mémoire technique, sans frais de gestion pour la collectivité. Les titres non remis à l’encaissement doivent également être remboursés conformément à la réglementation applicable.

Le service Ressources humaines dispose de 7 jours à compter de la réception pour vérifier le tri par service, le classement alphabétique, les quantités, la valeur unitaire, la validité et la qualité d’impression. En cas de non-conformité, le titulaire remédie aux anomalies dans le délai indiqué dans son mémoire technique. L’admission peut être prononcée après vérification ; à défaut de décision expresse dans le délai prévu, elle est réputée acquise.

Le volume annuel indicatif du DQE est de 17 600 coupons, calculé sur la base de 220 jours et de 80 agents ETP, sans garantie de quantité. La continuité du service doit être assurée pendant toute la durée du marché.