Fourniture et livraison de cartes cadeaux et cartes culture

Occasions couvertes

• Cartes pour naissance et adoption.
• Cartes pour départ à la retraite.
• Cartes pour les fêtes de fin d'année, incluant cartes destinées aux enfants (0–12 ans) et cartes culture spécifiques selon les cas.

Commandes et transmission des bénéficiaires

• Commandes transmises par bon de commande envoyé par courriel, accompagné d’un fichier Excel listant les bénéficiaires, adresses d’expédition, valeurs faciales et civilités.
• Le titulaire traite chaque bon de commande et déclenche la fabrication/préparation et l’acheminement vers les adresses indiquées.

Livraison et délais

• Délai de livraison maximal : 8 jours ouvrés à compter de la réception du bon de commande.
• Livraison jusqu’à l’adresse du bénéficiaire sous la responsabilité du titulaire, avec traçabilité des envois.

Contenu et modalités d’envoi

• Envoi obligatoire d’un courrier d’accompagnement personnalisé pour chaque bénéficiaire contenant : visuel/identité graphique, civilité, nom/prénom, adresse du bénéficiaire, lieu et date d’envoi, message personnalisé, modalités d’activation et procédure de mise en opposition, et liste des enseignes partenaires.
• Les cartes doivent être utilisables auprès des enseignes/sites indiqués en France et DOM et comporter une durée de validité de 12 mois à compter de la date figurant sur la carte.
• Mentions obligatoires à apposer sur la carte et sur les supports dématérialisés (activations, conditions d’utilisation, mentions légales requises).

Sécurité, garanties et support opérationnel

• Assurance couvrant la perte/vol durant l’acheminement et responsabilité du titulaire jusqu’à remise au bénéficiaire.
• Remplacement et fabrication d’une carte perdue ou non reçue sous 48 heures sans coût additionnel pour l’acheteur.
• Procédure d’activation et de mise en opposition des cartes à prévoir et documenter.

Organisation et suivi

• Désignation d’un interlocuteur opérationnel unique chargée de la coordination et du suivi.
• Mise en place d’outils de suivi, reporting des expéditions, gestion des incidents et réunions de coordination (courriel, plateformes de type visioconférence si nécessaire).

Conformité et contraintes opérationnelles

• Adaptation aux évolutions réglementaires et modification des valeurs faciales ; information obligatoire de l’acheteur en cas de changement des règles.
• Sous‑traitance soumise à autorisation préalable.
• Protection des données personnelles et conformité RGPD pour les fichiers de bénéficiaires (fichiers d’adresses transmis au format Excel).