Licences Microsoft et services associés

Le besoin porte sur la fourniture de licences et abonnements Microsoft pour postes de travail et serveurs physiques ou virtualisés, ainsi que sur les services associés d’étude, de mise en œuvre et de formation. Le catalogue Microsoft est couvert, pour des produits en abonnement comme pour des licences perpétuelles.

Deux supports contractuels sont attendus : un accord entreprise souscription pour le renouvellement des licences et services cloud, et un contrat adapté aux licences perpétuelles du catalogue, notamment Windows Server, SQL Server, Office LTSC, CAL Windows Server et CAL RDS, avec les options éventuelles de Software Assurance.

Le titulaire gère les créations, modifications, réaffectations et suppressions de licences, les renouvellements et les évolutions contractuelles. Il fournit des outils et indicateurs de suivi de la consommation, de l’affectation et des droits d’usage, conseille sur les évolutions du catalogue et assure le support de premier niveau ainsi que l’interface avec Microsoft si nécessaire.

Le parc actuel mentionné à titre de contexte comprend notamment 10 234 licences Office 365 E1/E3, avec une répartition E1/E3 indiquée de 25/75 et une évolution envisagée vers 10/90. L’inventaire non exhaustif fourni est le suivant :

| Produit actuel | Quantité indiquée |
|---|---:|
| Microsoft Entra ID P2 | 42 |
| Microsoft Entra ID P1 | 10 100 |
| Microsoft Teams Phone Resource Account | 20 |
| Microsoft Teams Phone Standard | 120 |
| Microsoft Teams Rooms | 17 |
| Office 365 E1 | 2 311 |
| Office 365 E3 | 7 920 |
| Office 365 E5 | 3 |
| Power BI Pro | 63 |
| Microsoft 365 Copilot | 63 |
| Planner | 16 |
| Service Azure Prepayment | — |

Le DQE présente des volumes estimatifs, sans valeur contractuelle. Pour les abonnements, il indique : Office 365 E1 (2 000), E3 (8 100), E5 (3), Office 365 E3 Existing Customer SU O365 E1 (1), Microsoft 365 E3 Unified (1) ; Power BI Pro (100), Entra ID P2 (50) et P1 (10 100), Teams AC with Dial Out US/CA (120), Phone Resource Account (20), Teams Rooms Pro (20), EMS E3 (1), Microsoft 365 Copilot (100), Azure Prepayment — unité minimale mensuelle (10), Copilot Studio Sub (Messages) (5), Copilot Studio Legacy USL (10), Clipchamp Premium AO (50), Planner P1 (100), Planner & Project P3 (10), Visio P1 (5) et Visio P2 (5).

Les volumes estimatifs des licences perpétuelles sont : Office LTSC (1), Windows Server Std Core 2 SL (25), Windows Server User CAL (1 000), Windows Server User CAL SA (1 000), Windows Server Standard Core ALng 2 LSA 2L (15) et Windows Remote Desktop Services CAL ALng LSA UCAL (100). Le DQE prévoit aussi 10 jours-homme de prestations d’accompagnement.

Commandes, mise en œuvre et accompagnement

Le portail cible doit permettre de déposer et suivre les demandes, devis et bons de commande, avec les statuts « passé, en cours, validé, livré, facturé », une visibilité consolidée des achats du réseau, un suivi budgétaire et un outil simplifiant les renouvellements. Une documentation de prise en main est attendue. Les échanges entre interlocuteurs techniques et commanditaire doivent privilégier le français.

Le processus décrit prévoit la signature d’un bon de commande par chaque chambre commanditaire avant l’attribution des licences au tenant national. Dans la procédure actuelle exposée, les commandes des établissements sont bloquées du 1er mai au 30 juin pendant le renouvellement annuel ; après validation des quantités par les 86 établissements, les devis sont préparés à partir du fichier de suivi, puis les bons de commande sont envoyés aux chambres pour signature. Cette pratique est à distinguer du processus cible, qui doit fluidifier les commandes et les renouvellements.

La mise en œuvre comprend la mise en place du processus de commande, la construction d’un tableau de bord, la définition des processus d’accompagnement du réseau et de l’équipe gestionnaire, et une présentation possible aux acheteurs locaux. Un calendrier prévisionnel des étapes de déploiement est demandé. Les licences doivent être installées et opérationnelles au plus tard le 1er juillet 2027 pour assurer la continuité lors de la bascule.

Les délais de service attendus sont : accusé de réception d’une demande en 4 heures ouvrées, devis standard en 1 jour ouvré, traitement d’une commande de licences existantes en 1 jour ouvré, mise à disposition d’une licence après validation en 1 jour ouvré et livraison d’une nouvelle référence Microsoft en 2 jours ouvrés. Pour le support, un blocage de service doit être pris en charge en 4 heures ouvrées et résolu, ou faire l’objet d’une solution de contournement, en 1 jour ouvré ; une demande d’information doit être prise en charge en 2 jours ouvrés et résolue en 5 jours ouvrés. Le CCAP prévoit par ailleurs la livraison des licences commandées sous 72 heures maximum et leur apparition sur le portail de licences.

Le titulaire fournit dans le portail un état mensuel du parc, le suivi budgétaire des consommations, l’état des commandes en cours et des indicateurs de performance. Les engagements attendus comprennent 98 % des commandes traitées dans les délais contractuels, 95 % des demandes de support respectant les SLA, 99,5 % de disponibilité du portail hors maintenances programmées, ainsi que l’exactitude du reporting et des éléments de facturation. Une comitologie régulière sert au pilotage opérationnel, budgétaire, organisationnel, contractuel et stratégique.

L’accompagnement peut porter sur l’optimisation financière et technique des licences, les choix adaptés aux besoins et évolutions, et la mise en place de services additionnels pertinents. Les services associés sont présentés dans un catalogue. La documentation nécessaire à l’utilisation, au fonctionnement et à l’entretien courant des logiciels livrés doit être en français ; les rectificatifs éventuels sont fournis sans supplément.