Outils d’IA générative et évolution du SI

La prestation combine des licences d’assistants d’IA générative et de compte rendu de réunion, leur paramétrage et leur gestion courante, la conception et le maintien d’agents IA spécifiques, ainsi que des études et développements d’interopérabilité. Les outils et volumes de licences ne sont pas figés : ils sont définis par bons de commande selon les besoins, et aucune commande de licences n’est obligatoire.

1. Assistant d’IA connecté à Microsoft

Licences standard pour la majorité des salariés et quelques licences expertes pour les usages intensifs et le développement — environ 75 utilisateurs, dont environ 5 en formule experte. L’assistant conversationnel en français doit fonctionner sur poste Windows et navigateur, et si possible sur smartphone. Il doit permettre l’analyse, la synthèse, la rédaction et la reformulation de documents Word, Excel, PowerPoint et PDF, ainsi que la création de documents. Sont également attendus la recherche et la synthèse dans les documents SharePoint autorisés avec citation des sources, des compétences métier réutilisables, des espaces partagés et une mémoire activable ou désactivable.

L’intégration couvre SharePoint, OneDrive, Outlook, les agendas et Teams. La lecture respecte les droits existants ; la modification et le rangement de documents ne sont permis que sur autorisation écrite, pour les sites et profils désignés. Aucun envoi automatique de courriel n’est prévu. L’authentification doit être unique, avec MFA, comptes restreints aux noms de domaine de l’établissement et provisionnement SCIM ou procédure documentée. Les permissions suivent le moindre privilège, sans accès global au tenant. Les actions sur les documents sont journalisées, l’historique des versions conservé et le retour arrière possible. Les actes signés, délibérations et conventions signées restent en lecture seule. Le déploiement se fait d’abord sur un espace de test, puis progressivement, site par site, après décision écrite.

La gestion courante comprend l’achat centralisé et la facturation unique, le paramétrage sécurisé, les mouvements de salariés, le support de premier niveau, la veille, le reporting et l’optimisation des licences. Les objectifs indiqués sont : prise en compte d’une demande de support en moins de 4 heures ouvrées (9 h–18 h, du lundi au vendredi hors jours fériés), résolution d’un incident bloquant en moins d’1 jour ouvré — hors incident imputable à l’éditeur, dont le titulaire suit la résolution — et traitement d’un mouvement de salarié en moins de 2 jours ouvrés. Pour les bons ultérieurs, le délai de mise à disposition des licences est à proposer. Le reporting agrégé d’usage et le bilan environnemental sont annuels pour ce dernier et trimestriels pour le reporting d’usage ; la revue de paramétrage et la veille sont trimestrielles. La disponibilité du service relève de l’engagement de l’éditeur, à préciser. Les livrables incluent le dossier d’architecture et d’exploitation, la matrice des droits, la procédure d’ajout et de retrait, le procès-verbal de recette et les bilans d’usage trimestriels.

2. Assistant de compte rendu de réunion

Environ 48 licences par an à titre indicatif, dont 13 expertes en commande initiale et un potentiel d’environ 35 standard sur bons de commande, soit 96 licences-années sur 2 ans. L’outil transcrit en français, identifie les locuteurs et permet de personnaliser un glossaire adapté au vocabulaire foncier et d’urbanisme. Il produit un résumé structuré et un relevé des décisions et actions avec responsables et échéances. Il fonctionne avec Teams — import d’enregistrements ou participation — ainsi qu’en réunion présentielle ; les comptes rendus sont exportables en Word, PDF et texte et peuvent être déposés dans SharePoint.

Les enregistrements et transcriptions sont hébergés dans l’Union européenne, leur durée de conservation est paramétrable et leur suppression automatique ou à la demande, y compris par interface programmable. Ils ne sont pas réutilisés pour l’entraînement des modèles. Les participants doivent être informés avant l’enregistrement. L’accès est limité à l’organisateur et aux personnes qu’il désigne. Les réunions d’instances et celles portant sur des données de niveau rouge sont exclues par défaut, sauf accord écrit. La recette porte sur cinq réunions réelles ou simulées : taux d’erreur des mots, qualité d’identification des locuteurs et délai de restitution sont mesurés ; l’objectif est à convenir avec les candidats, avec comme exemple un compte rendu disponible en moins de 15 minutes après une réunion d’une heure. La gestion courante est identique à celle du premier bloc.

3. Agents IA sur mesure

Environ 10 agents sont envisagés au total, dont un agent simple et un agent avancé en commande initiale, les autres étant commandés selon les besoins. Chaque agent répond à une tâche précise et se limite à des sources documentaires désignées. L’agent simple comprend le cadrage, les tests et la recette. Le processus avancé comprend le cadrage du besoin et du niveau de sensibilité, la gouvernance des données, la conception et l’architecture, les tests, la revue de sécurité et conformité, puis la recette et le transfert. Les tests utilisent au moins 30 questions réelles validées par le métier et mesurent les réponses correctes et sourcées ; les limites connues sont documentées. Le maintien comprend les corrections, les mises à jour liées à l’évolution des modèles, une revue trimestrielle et le retrait de l’agent.

Les livrables comprennent une fiche agent, une fiche de gouvernance des données, l’agent paramétré et son dossier technique, un rapport de tests, un avis de conformité, un procès-verbal de recette et la documentation de transfert. La formation des utilisateurs est prévue avec le titulaire du marché 2. Les agents respectent les permissions des utilisateurs, citent leurs sources et signalent l’absence d’information fiable ; aucune décision automatique n’est prise, le salarié compétent restant décideur et signataire. Requêtes et sources utilisées sont journalisées, les données de l’établissement ne servent pas à entraîner les modèles et les contenus, configurations et agents restent sa propriété, avec réversibilité complète. Les socles possibles comprennent l’assistant du premier bloc, des modèles accessibles par API via une centrale d’achat et une solution interministérielle ou souveraine.

4. Interopérabilité et évolution du SI

Les prestations à la demande couvrent Microsoft 365, SharePoint, Outlook et les agendas, ainsi que GESPROJET, SIFOW et Monterritoire Carto (SIG). Elles comprennent la cartographie des flux et une matrice d’interopérabilité précisant notamment éditeurs, hébergement, versions, modes d’échange, authentification, volumétrie, contraintes contractuelles et échanges cibles. Les connecteurs peuvent mobiliser Microsoft Graph, Power Automate, les interfaces des outils ou une passerelle ; ils sont conçus, développés, testés et documentés, avec jeux de tests et procédure d’exploitation. Les échanges ne doivent pas introduire de ressaisie manuelle.

Pour chaque outil, les scénarios comparés peuvent être le maintien avec connecteur, l’évolution de l’outil ou son remplacement. L’analyse prend en compte le service rendu, l’interopérabilité, le coût sur cinq ans, la sécurité et la souveraineté, les risques de mise en œuvre, le calendrier, la réversibilité et la mutualisation possible. Les livrables sont une étude comparative et une recommandation motivée. L’évolution de SharePoint peut inclure arborescence, métadonnées, types de contenu, droits, étiquettes, traitement des doublons et migration. Un intranet partageable avec des collectivités est seulement un exemple à instruire, non une évolution décidée. Toute modification d’infrastructure ou d’outil métier requiert la validation du Secrétariat général, un plan de retour arrière et une documentation à jour ; les secrets sont conservés dans un coffre et les comptes de service suivent le moindre privilège.

Exigences transverses

Aucune donnée, requête, métadonnée ou sortie ne peut servir à l’entraînement des modèles ni aux finalités du titulaire ou de l’éditeur. La documentation décrit notamment modèles, hébergeurs et régions, conservation, journaux, sous-traitants, transferts, chiffrement et effacement. Sont prévus un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD, l’appui au registre des traitements et aux analyses d’impact. Les transferts hors UE suivent le chapitre V du RGPD, avec décision d’adéquation ou clauses types et analyse des mesures supplémentaires sur demande. Les exigences de sécurité comprennent attestations ISO 27001, SOC 2 type II ou équivalent pour l’éditeur et l’hébergeur, chiffrement en transit et au repos, gestion des vulnérabilités et sauvegarde/continuité ; le titulaire fournit un plan d’assurance sécurité. Les incidents sont notifiés sans délai et au plus tard sous 24 heures. Les journaux sont exportables selon les possibilités, l’établissement dispose d’un droit d’audit et la réversibilité inclut restitution en format ouvert, suppression des accès et certificat d’effacement. Le titulaire coopère avec l’infogérant et les autres titulaires.