Acquisition de licences logicielles et services associés

Le marché couvre l’acquisition, le renouvellement, l’extension et la gestion de licences, abonnements, services cloud, maintenances et supports éditeurs. Les licences peuvent être perpétuelles ou souscrites selon différentes métriques : utilisateur, équipement, usage, serveur, processeur, cœur ou machine virtuelle. Sont notamment visés les logiciels bureautiques et collaboratifs, bases de données et middleware, virtualisation, développement, supervision, sauvegarde et sécurité. Les offres peuvent être SaaS ou hébergées en cloud public, privé ou hybride, et inclure des services facturés à l’usage.

Le périmètre comprend la maintenance éditeur, l’accès aux correctifs et nouvelles versions, le support, les renouvellements d’abonnements et la gestion des niveaux et périodes de couverture. Les références citées comprennent notamment Microsoft, Adobe, Autodesk, Nexpublica, Veeam, Rubrik, Omnissa, PaperCut, DataCore, Wallix et Paessler ; cette liste est indicative et non exhaustive. Les quantités du DQE sont estimatives : il indique notamment 1 200 utilisateurs pour l’abonnement Microsoft 365 Apps for Enterprise, et des renouvellements Workspace ONE pour 500 équipements existants et 80 équipements du secteur de l’éducation.

Portail, contrats et patrimoine logiciel

Le titulaire met à disposition un portail sécurisé en ligne pour centraliser les demandes de devis, leur affectation et leur suivi horodaté, les commandes, livraisons, anomalies et échanges. Le référentiel suit les licences, abonnements, maintenances et supports, leurs quantités, métriques, versions, bénéficiaires, dates et preuves de droits. Le portail propose des alertes, des notifications et des tableaux de bord ; les exports sont prévus au minimum en XLSX ou CSV, avec états de diffusion en PDF. Les habilitations sont nominatives et différenciées, les opérations sensibles journalisées ; l’offre décrit l’hébergement, la localisation des données, les sauvegardes, la continuité d’activité, les sous-traitants et les mesures de sécurité.

La gestion des contrats acquis via des centrales d’achat ou organismes de mutualisation est assurée lorsque le titulaire est habilité à intervenir : suivi des demandes, éligibilités, devis, engagements, commandes, renouvellements, facturation, litiges, droits et échéances. Les prestations incluses dans ces dispositifs et les éventuels coûts additionnels doivent être distingués.

L’accompagnement SAM rapproche, dans la mesure des données accessibles, droits acquis, affectations et usages ; il identifie licences inutilisées, doublons, sous-utilisation, risques de sur- ou sous-licencement, fins de support et non-conformité. Il comprend des propositions de réaffectation, rationalisation ou résiliation, la préparation des renouvellements et audits éditeurs, ainsi qu’un plan d’actions priorisées. Un bilan SAM annuel expose l’état du patrimoine, les risques, les actions réalisées et les économies réalisées ou évitées selon une méthode explicite ; une feuille de route à 24 mois peut également être présentée. Cette assistance technique et contractuelle ne constitue ni une certification juridique de conformité ni un transfert de responsabilité sur les usages internes.

Expertise, conseil et pilotage

Les prestations associées peuvent inclure qualification du besoin, conseil, audit, études d’opportunité et de faisabilité, comparatifs, démonstrations, ateliers, maquettes et preuves de concept, architecture, migration, déploiement, paramétrage, transfert de compétences et pilotage. Pour Microsoft, l’accompagnement porte notamment sur Microsoft 365, Azure, Entra ID, Power Platform, licences serveurs, solutions de sécurité, tenants et renouvellements ; des scénarios techniques et budgétaires pluriannuels sont étudiés. Les conseils en cybersécurité portent sur les fonctions liées aux solutions fournies, notamment postes et serveurs, identités, accès, sauvegarde, données, supervision et vulnérabilités. Ils ne constituent pas une prestation générale de sécurité opérationnelle ni de réponse à incident, sauf commande expresse prévue au BPU.

Chaque proposition d’intervention précise objectifs, périmètre, prérequis, hypothèses, profils, charge, calendrier, responsabilités, livrables, critères de recette et prix. Les livrables doivent être modifiables et réutilisables. Les alertes de renouvellement sont transmises au moins 90 jours calendaires avant échéance, sauf demande différente ; elles indiquent notamment périmètre, échéances, quantités, estimation et hypothèses, évolutions, risques, scénarios, recommandations et calendrier de décision.

Les niveaux minimaux de service prévoient un accusé de réception sous 1 jour ouvré, une réponse aux demandes de devis standard sous 3 jours ouvrés et aux demandes complexes sous 5 jours ouvrés (ou autre calendrier motivé et accepté), une prise en charge des incidents critiques affectant un droit d’usage ou une souscription sous 4 heures ouvrées, et la mise à jour du portail sous 5 jours ouvrés après un événement contractuel. Les licences sont mises à disposition selon les délais éditeurs annoncés dans le devis. Un comité opérationnel et stratégique est organisé annuellement ; son compte rendu et le plan d’actions actualisé sont transmis dans les 5 jours ouvrés suivant la réunion. Le titulaire fournit également un plan de transition entrante et un plan ou une note de réversibilité.