Inventaire physique et réconciliation physico-comptable

Les biens sont contrôlés dans les locaux, avec recensement des nouveaux biens, vérification de la présence, mise à jour des quantités et localisations, identification des numéros de série et contrôle des codes-barres. Les biens impossibles à étiqueter, notamment certains serveurs, matériels multimédia, licences ou équipements de petite taille, sont recensés sur liste.

Données et réconciliation

L’ISAE-SUPAERO fournit les extractions SIFAC+ et les données GLPI comprenant notamment les numéros d’étiquettes, numéros de série, références de commandes et numéros d’immobilisation. Le titulaire fiabilise et rapproche ces données, puis qualifie chaque immobilisation :

• bien comptabilisé mais non recensé physiquement ;
• bien recensé physiquement mais non comptabilisé ;
• fiche d’immobilisation à éclater lorsqu’elle correspond à plusieurs matériels ;
• immobilisation proposée à la sortie, avec observations justificatives.

Le traitement des écarts comprend une analyse prioritaire des biens à forte valeur nette comptable, des biens non totalement amortis puis des biens totalement amortis. Le titulaire traite 100 % des fiches figurant dans l’extraction comptable fournie et assume une obligation de résultat sur la fiabilité de l’inventaire et du rapprochement.

Étiquetage et prestations ponctuelles

Les étiquettes sont fournies par l’ISAE-SUPAERO : étiquettes blanches pour le mobilier et les biens hors informatique, étiquettes grises pour le matériel informatique. Elles sont normalement apposées par les gestionnaires d’inventaire ; le titulaire pose ou repose les étiquettes décollées, perdues ou manquantes lors de son passage.

Des prestations ponctuelles d’étiquetage peuvent être commandées pour un nombre défini de biens, notamment lors de mises en service de bâtiments ou laboratoires, d’acquisitions groupées ou de campagnes hors inventaire. Elles donnent lieu à un fichier de restitution Excel comportant au minimum le numéro d’étiquette, la désignation, la localisation et le numéro de série.

Phases et livrables

La mission comprend une phase de prise de connaissance et de cadrage, une phase d’inventaire physique et de rapprochement, puis une phase de présentation du bilan annuel. Les livrables comprennent notamment :

• note méthodologique et règles de contrôle ;
• planning validé et compte rendu de lancement ;
• note attestant du déroulement et de la complétude de l’inventaire ;
• fichier d’inventaire définitif et rapport détaillé signé et certifié ;
• extraction Excel retraitée et fiabilisée ;
• liste des biens rapprochés, des écarts et des immobilisations à sortir ;
• code de rapprochement, informations d’éclatement et autres champs nécessaires à la fiabilisation.

Le fichier de restitution doit intégrer les numéros principal et subsidiaire d’immobilisation SIFAC+, la désignation, la localisation, le code-barres, le numéro de série, le statut de rapprochement et les observations utiles. Le titulaire accompagne les correspondants immobilisations, organise les réunions de préparation et remet une version de travail des extractions et du rapport avant la réunion de bilan.

Contraintes d’exécution

La prestation est conduite en mode projet avec les acteurs de l’Institut. Une variation du périmètre jusqu’à 20 % du volume de référence est prise en charge sans modification des conditions financières ; au-delà, le prix forfaitaire peut être modifié par avenant.

L’accès à certaines zones sensibles impose un contrôle primaire des personnels, une attestation de reconnaissance de responsabilité individuelle et le port apparent du badge. Le recours à l’intérim est exclu pour ces interventions. Le rapprochement physico-comptable, le traitement des écarts et la certification du rapport final sont des tâches essentielles ne pouvant être sous-traitées.

Un contrôle contradictoire est réalisé avec l’ISAE-SUPAERO sur un échantillon aléatoire et représentatif avant la remise du fichier définitif. Les données et supports sont restitués à l’issue de chaque campagne, sans conservation de copie par le titulaire.