Interprétariat et traduction en langues étrangères

L’accord-cadre couvre des prestations d’interprétariat oral et de traduction écrite destinées principalement aux secteurs sociaux et médico-sociaux, ainsi qu’aux services culturels, administratifs, juridiques, de communication, de ressources humaines et de systèmes d’information. Les interventions peuvent concerner les usagers, les partenaires institutionnels, le grand public et les visiteurs étrangers.

Les prestations comprennent :

• interprétariat physique sur site, ponctuel ou régulier, hors événementiel ;
• interprétariat téléphonique ou en téléconférence, avec mise en relation sous 2 minutes pour une langue courante et le plus rapidement possible pour une langue rare ;
• interprétariat de liaison et de conférence, notamment lors de colloques, congrès, expositions, réunions et accueils de délégations ;
• fourniture du matériel nécessaire en cas d’interprétariat simultané en cabine ;
• réunion de préparation possible avant une conférence ou l’accompagnement d’un groupe ;
• traduction libre ou assermentée de documents juridiques, administratifs, techniques, financiers, médicaux, culturels et de communication.

Les interprètes intervenant sur site doivent pouvoir se déplacer par leurs propres moyens. Le délai maximal est de 5 jours ouvrés pour l’interprétariat physique hors événementiel, ramené à 1 jour ouvré en urgence. Pour l’événementiel, le délai est de 5 jours, ramené à 3 jours en urgence. Les frais de déplacement et de bouche sont compris pour les prestations concernées ; les interventions hors Île-de-France sont établies sur devis.

Les traductions sont réalisées dans un délai maximal de 5 jours ouvrés, ramené à 3 jours en urgence. Chaque traduction fait l’objet d’une seconde lecture par un relecteur de l’équipe. Les traductions assermentées sont réalisées par des traducteurs assermentés auprès de la Cour d’appel et remises par voie postale avec la signature, le sceau et le numéro d’enregistrement du traducteur. Les traductions libres sont transmises par courriel ; le message indique le nom du traducteur et le nombre de pages.

Les livrables électroniques sont remis dans un format usuel récupérable, notamment .doc, par courriel ou plateforme sécurisée. À la demande du Département, certains livrables peuvent être remis sur support papier. La traduction doit être fidèle, précise, cohérente, immédiatement utilisable, exempte d’erreurs linguistiques et conserver la mise en forme du document source. Les documents sources doivent être restitués puis supprimés, sous réserve des obligations légales de conservation.

Organisation des commandes et suivi

Pour les traductions, le service transmet le document par courriel ; le titulaire l’analyse, adresse un devis détaillé et désigne le traducteur. Le service dispose de 2 jours pour accepter ou refuser le devis. Les prestations non prévues au BPU peuvent également faire l’objet d’un devis sous 2 jours ouvrés maximum.

Pour l’interprétariat sur site, un bon de réservation précise notamment le service demandeur, la durée prévisionnelle, la langue, la date, le lieu et le contact. Un bon d’intervention signé par le service est établi à l’issue de la mission et joint à la demande de paiement. L’interprétariat téléphonique et en téléconférence est joignable immédiatement, sans bon de réservation, pendant les heures ouvrées des services départementaux.

Le titulaire remet avec les factures mensuelles les relevés d’activité précisant les sites, le type et le nombre de prestations, la langue et la durée. Il fournit également trimestriellement, ou sur demande, des statistiques sur les langues, les types et quantités de prestations, les montants, les services demandeurs et les réclamations. Une extraction annuelle au format XLS ventile les prestations par langue et lieu et indique les mesures environnementales et sociales mises en œuvre. Six mois après la dernière reconduction, un état N-1 détaillé est remis pour chaque Département.

Compétences et contrôle qualité

L’équipe dédiée doit réunir des interprètes et traducteurs diplômés, expérimentés et compétents dans les langues demandées, avec une connaissance des environnements juridique, médical et institutionnel. Les traductions peuvent être réalisées du français vers une langue étrangère ou d’une langue étrangère vers le français. Les CV et diplômes doivent être fournis sur demande.

Les prestations sont soumises à une obligation de résultat. Le titulaire assume la qualité des interventions, doit régulariser à ses frais toute traduction incorrecte et peut devoir remplacer un interprète en cas d’insatisfaction justifiée. Les opérations de vérification quantitative et qualitative portent sur les moyens mobilisés et la conformité des prestations ; sans décision de l’acheteur dans les 15 jours suivant l’exécution, les prestations sont considérées comme reçues.