Fourniture, installation et maintenance de photocopieurs

Objet global

Fourniture, installation, mise en service et maintenance de 3 photocopieurs implantés sur 3 sites distincts. Prestation complète incluant paramétrage, formation des utilisateurs et fourniture des consommables (hors papier).

Fourniture et mise en service

• Fourniture de 3 appareils conformes aux caractéristiques générales demandées : vitesse 20–25 ppm, bac A3 obligatoire, grammage admis 70–100 g/m², interface réseau compatible Windows, numérisation (vers e-mail, poste de travail, serveur FTP, dossier réseau SMB, clé USB), formats TIFF/PDF/PDF compressé/JPEG.
• Installation et configuration : paramétrage des bacs, scans, copies, réglages par défaut (recto-verso, noir/blanc...), configuration d’authentification (mot de passe/code) et habilitation des accès.
• Formation des utilisateurs sur chaque site, y compris configuration sur postes informatiques locaux.

Caractéristiques et exigences par type d’implantation

• Mairie : conformité ISO 11798 pour impressions d’état civil ; minimum 4 bacs dont 1 A3 et 1 grand bac 500 feuilles ; bac A4 dédié 90 g en usage réservé ; impression sur A4 cartonné jusqu’à 250 g ; module de finition avec agrafage 1 ou 2 points. Volumes observés (3 ans) : 40 000 NB / 35 000 couleurs.
• École : système d’impression libre (type non imposé) ; minimum 3 bacs dont 1 A3 et 1 grand bac 500 feuilles. Volumes observés (3 ans) : 40 000 NB / 60 000 couleurs.
• Médiathèque : minimum 3 bacs dont 1 A3 et 1 grand bac 500 feuilles ; compteur de photocopies accessible pour facturation aux particuliers. Volumes observés (3 ans) : 50 000 NB / 10 000 couleurs.

Administration et gestion du parc

• Fourniture d’une solution de gestion de parc permettant : attribution de codes d’accès et droits par administrateur, quotas de copies par utilisateur, et visualisation des consommations par appareil et par utilisateur.

Maintenance, support et consommables

• Maintenance préventive avec proposition de calendrier de visites et interventions en présence d’un agent local.
• Maintenance corrective avec délai maximum d’intervention de 48 heures ouvrées sauf cas exceptionnels ; priorité au remplacement par pièces d’origine ; indication à fournir sur les pièces facturables séparément le cas échéant.
• Support téléphonique et assistance à distance pendant les horaires d’ouverture indiqués (prise en main à distance possible).
• Mises à jour logicielles et matérielles sans facturation ; fourniture des consommables (sauf papier) selon modalités contractuelles.

Engagements environnementaux (RSE)

• Propositions de matériels reconditionnés certifiés, toners recyclés/remanufacturés et récupération des cartouches usagées.
• Optimisation énergétique (modes basse consommation, conformité à labels tels que Energy Star ou Blue Angel), plan de recyclage des matériels en fin de contrat et mesures de réduction des déplacements techniques.
• Solutions favorisant la dématérialisation, la numérisation et l’archivage électronique pour réduire la consommation de papier.