Installation, location et maintenance de matériels de reprographie

Location de 20 appareils multifonctions neufs, non reconditionnés, avec installation, mise en service, formation des utilisateurs et maintenance. Le lot comprend 14 appareils haut volume (MFP 1) et 6 appareils standards (MFP 2).

Matériels et fonctionnalités

Tous les appareils assurent la copie, l’impression et la numérisation. Ils comportent un chargeur recto verso en un seul passage, acceptent des originaux de A5 à A3, disposent d’un port USB, permettent le scan vers USB et vers courriel en PDF ou JPEG, et assurent la remontée automatique des compteurs. La capacité totale des magasins papier est requise à 1 500 feuilles minimum.

| Type | Quantité | Performances et configuration requises |
|---|---:|---|
| MFP 1, haut volume | 14 | Couleur et noir et blanc, A4/A3 ; au moins 55 pages/minute dans les deux modes ; deux cassettes de 500 feuilles ; scan à 140/280 images par minute ; RJ45, USB et Wi-Fi |
| MFP 2, standard | 6 | Couleur et noir et blanc, A4/A3 ; au moins 30 pages/minute dans les deux modes ; deux cassettes de 500 feuilles ; scan à 140/280 images par minute ; RJ45, USB et Wi-Fi |

Une option de double carte réseau est attendue sur deux MFP 1. Une variante prévoit également les caractéristiques d’un appareil supplémentaire neuf couleur : multifonction copie/impression/scan, 30 pages/minute, chargeur recto verso en un passage, originaux jusqu’au A3, magasin d’au moins 500 feuilles, port USB, scan vers USB et courriel en PDF/JPEG et remontée automatique des compteurs.

Les appareils doivent être ergonomiques, simples d’utilisation et robustes, avec des opérations de premier niveau (comme le débourrage) aisées. Ils doivent respecter les normes françaises en vigueur et porter le marquage CE, notamment pour les émissions électromagnétiques et l’usage en milieu scolaire. Le besoin prévoit un logiciel cloud de gestion du parc (MPS) contribuant à la sécurité des impressions, la création locale de comptes utilisateurs et la remise des accès d’administration à l’administrateur informatique du GRETA. Un technicien compétent doit accompagner le déploiement jusqu’au fonctionnement de tout le parc.

Point à clarifier : les seuils définissant les appareils standards sont incohérents. Le règlement de consultation les situe sous 55 pages/minute ; le CCP indique pour les MFP 2 une vitesse strictement inférieure à 30 pages/minute, alors que son tableau requiert au moins 30 pages/minute.

Déploiement, maintenance et assistance

Le titulaire prend en charge le transport, le chargement, le déchargement, le branchement, l’installation et la mise en service. Un calendrier détaillé par site doit être soumis à validation dans les 15 jours suivant la notification. Les appareils doivent être installés au plus tard pendant la semaine du 4 au 8 janvier 2027 ; l’installation n’est achevée que lorsque tout le parc fonctionne et est reconnu par les serveurs d’impression. En cas de déménagement des utilisateurs, le titulaire transfère les équipements, en coordination avec eux et après avoir été informé 15 jours avant le début de l’opération.

La maintenance comprend l’entretien complet, les visites préventives et curatives, le remplacement des pièces usagées ou détériorées et les consommables nécessaires au fonctionnement, agrafes comprises mais papier exclu. Elle comprend au minimum deux visites préventives programmées par an, de préférence pendant les vacances scolaires, dont une fin août avant la rentrée. Pour une panne, l’intervention est prévue au plus tard à J+1, ou dans le délai plus favorable annoncé dans l’offre ; le délai court à partir de la demande, exprimée par téléphone, courriel ou plateforme, avec accusé de réception par courriel. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, entre 8 h et 18 h. Si un appareil est indisponible plus de 72 heures, il doit être remplacé par un équipement équivalent afin d’assurer la continuité du service.

Les mises à jour logicielles nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité sont effectuées sans supplément. Un guichet téléphonique unique traite les demandes de dépannage, de consommables et d’information ; les appels sont gratuits ou au prix d’un appel local. La maintenance des matériels ne peut pas être sous-traitée.

Consommables, formation et fin de prestation

Les consommables d’origine constructeur (notamment encre, tambour, four et agrafes), les pièces de rechange d’origine, l’outillage et la main-d’œuvre sont compris ; le papier est exclu. Les personnels sont formés sur site dès la livraison : présentation de l’appareil et de son fonctionnement, de sa documentation technique en français et des opérations courantes ne nécessitant pas l’intervention d’un technicien. La formation s’effectue sur deux jours et ne fait pas l’objet d’une facturation supplémentaire.

Le titulaire organise la récupération et le traitement des toners usagés. Il enlève les matériels à la fin du contrat et les traite conformément à la réglementation applicable aux déchets d’équipements électriques et électroniques, dans un délai maximal de deux mois après la fin du contrat. Les équipements restent la propriété du titulaire ; celui-ci assume leur remise en état ou leur remplacement en cas de sinistre non imputable aux utilisateurs. Si la faute d’un utilisateur est reconnue, la charge revient à l’établissement.